Space Machines Company bespaart overheadkosten op werk dat kritiek is voor de missie

Achtergrond

Net als auto's moeten satellieten worden onderhouden om in de ruimte te kunnen blijven. In de ruimte worden die satellieten onderhouden door Space Machines Company. Het bedrijf is in 2019 in Australië opgericht en bouwt aan een wagenpark van servicevoertuigen die satellieten in de baan van de aarde kunnen repareren. De mantra van het bedrijf? De ruimte duurzamer maken door de levensduur van onze infrastructuur daar te verlengen.

Uitdaging: een eenvoudige, veilige opslagoplossing

Space Machines Company wisselt gegevens en materiaal uit tussen drie kantoren in twee landen. Het werkt ook samen met een wereldwijd netwerk van partners. In het verleden worstelde het bedrijf met rommelige gedeelde mappen, gedupliceerde bestanden en onoverzichtelijk toegangsbeheer. Het had een centrale opslagplek nodig om gemakkelijk samen te kunnen werken.

Veiligheid en gegevensintegriteit behoorden tot de grootste zorgen. Het was van essentieel belang om gegevens onder te brengen in Australische datacentra om te voldoen aan de lokale regelgeving. “We werken met gevoelige klanten. Veiligheid en gegevensintegriteit zijn dus van cruciaal belang,” zegt Sharmila Fernando, Hoofd Marketing bij Space Machines Company.

Space Machines Company had ook behoefte aan een gebruiksvriendelijke oplossing die een hoge uptime, een snelle uploadtijd en de mogelijkheid om bestandshiërarchie centraal te beheren bood. “Onze ingenieurs werken met grote bestanden voor ontwerpen en delen die met alle internationale kantoren in India en Australië. Het is belangrijk dat we daar zo snel mogelijk toegang toe hebben om ons werk soepel te kunnen blijven doen”, voegt Fernando toe. 

Ten slotte was het team Bedrijfsvoering bij Space Machines Company op zoek naar een oplossing met geïntegreerde handtekeningmogelijkheden. “In het verleden stuurden we pdf's heen en weer als die ondertekend moesten worden. Zo'n bestand kwam dan vaak terug in de verkeerde indeling en het was heel vervelend om dan helemaal opnieuw te moeten beginnen,” vertelt Ben Spoor, Chief of Staff and Head of Business Operations bij Space Machines Company. “Toen we op zoek waren naar een oplossing was Dropbox de enige die aan al onze eisen voldeed.”

Oplossing: een duidelijke bestandshiërarchie en vooraf bepaalde toegangsrechten

De eerste stap was een duidelijke bestandshiërarchie en helder toegangsbeheer instellen. Vervolgens moesten de gegevens van de eerdere oplossing worden gemigreerd. “De beheerconsole van Dropbox is heel gemakkelijk in gebruik, dus onze migratie verliep soepel,” weet Spoor te vertellen. “Het Dropbox-team zorgde ervoor dat onze gegevens veilig aankwamen, met de bestandsstructuur en toegangsrechten ongeschonden.”

Daarna begon het team Dropbox Sign te gebruiken voor de uitvoering van documenten. Ze klikten met de rechtermuisknop op een document, plaatsten dat in de handtekeningenworkflow, stelden een volgorde voor het ondertekenen in, en verstuurden het. Het team ontvangt meldingen als medewerkers het document ondertekenen en de voltooide versie wordt opgeslagen in de oorspronkelijke Dropbox-map. “We hebben zulke tools nodig om onze tijd en moeite volledig te benutten. Dat is essentieel, wil het opstarten goed lukken”, zegt Fernando.

Tot slot integreerde het team Dropbox met Microsoft Word en Google Suite. Op die manier kunnen de medewerkers Microsoft- en Google-documenten maken binnen Dropbox of externe links opslaan in het interne bestandensysteem. “Dropbox biedt een miljoen andere integraties, maar voor ons gaat het erom dat we onze opslagtool kunnen koppelen aan onze kantoortools,” gaat Spoor verder.

Resultaten: tijdsbesparing, gemakkelijk onderhoud en gegevensbeveiliging

Dankzij een overzichtelijke en eenvoudige bestandsstructuur is het voor medewerkers duidelijker waar ze informatie kunnen vinden of opslaan. Terwijl sommige medewerkers het fijn vinden om materiaal in mappen te archiveren, geven anderen de voorkeur aan de zoekfunctie van Dropbox om dingen te vinden.

Met de juiste toegangsrechten kunnen alle medewerkers gemakkelijk hun werk doen. Als een nieuw teamlid wordt toegewezen aan een vooraf ingestelde groep met alle benodigde toegangsrechten, is de onboarding van dat teamlid een fluitje van een cent.

Dat levert Space Machines Company meer tijdsbesparing en productiviteit op.

Het bedrijf kan deze nieuwe, productievere opslagomgeving bovendien gemakkelijker onderhouden. “Voor een beginnend bedrijf dat zich altijd zorgen maakt over de resultaten, is Dropbox een schot in de roos. Wij beschikken niet over de middelen om veel mensen aan te nemen om een documentbeheeroplossing te onderhouden. Eén persoon is voldoende om alles in te stellen en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Zo besparen we op overheadkosten”, aldus Fernando. Dit betekent dat het bedrijf ook niet hoeft te investeren in trainingssessies: een paar Wiki-pagina's waren voldoende om het hele team in te wijden.

Een ander groot voordeel is een duidelijk auditspoor voor elk document. Zo'n logboek is vooral belangrijk wanneer meerdere externe belanghebbenden samenwerken aan gedeelde mappen. Er verschijnen ook automatisch waarschuwingen als iemand per ongeluk gegevens verplaatst, waardoor de integriteit van de gegevens wordt gewaarborgd. “Dankzij Dropbox heb ik met minimale inspanning een centraal overzicht,” voegt Spoor toe.

Partners van Space Machines Company, met name overheidsinstanties, moeten er ook voor zorgen dat hun gegevens veilig zijn. Hierbij speelt de gegevenslocatie een belangrijke rol. Door zich aan de Australische wetgeving te houden, verkleint het bedrijf het risico op ongeautoriseerde toegang. “Voor zulke gevoelige projecten werken sommige klanten liever met Dropbox vanwege de beveiliging en gegevenslocatie”, aldus Fernando.

Dropbox werd al op de proef gesteld tijdens de lancering van het Orbital Servicing Vehicle, Optimus. Space Machines Company gebruikte Dropbox om bestanden te delen en machtigingen in te stellen voor verschillende belanghebbenden. De volgende stap is de Space MAITRI-missie. Het bedrijf gaat samenwerken met de Indiase Ruimtevaartorganisatie om een ander ruimtevaartuig op een Indiase raket te lanceren. Voordat het ruimtevaartuig kan worden gevalideerd, moeten er veel tests worden uitgevoerd. Het efficiënt beheren en uitwisselen van testgegevens tussen het team in Australië en in India is van cruciaal belang. “We hebben een goede ervaring met Dropbox, dus ik weet zeker dat alles soepel gaat verlopen. Ik maak me geen zorgen,” zegt Spoor.

Met de honderden nieuwe satellieten die de ruimte in gaan, gaan objecten tegen elkaar botsen en brokstukken zich daar opeenhopen. Space Machines Company streeft ernaar om de ruimte duurzaam te houden. Met een veilige, intuïtieve opslagoplossing is het bedrijf klaar om op te schalen en de uitdaging aan te gaan.