The Digitale vereenvoudigt end-to-end versleuteling met Dropbox en bespaart 30% op tijd en moeite

Achtergrond

Als het product of de service die je wilt verkopen moeilijk uit te leggen is, kan het Duitse digitalemarketingbureau The Digitale je helpen. “Elke keer dat een bedrijf te maken krijgt met zaken als lange klanttrajecten, ingewikkelde buyer personas of kleine doelgroepen, is dit voor ons een ideaal project,” aldus Dominique Korschinek, CEO/Managing Partner van The Digitale. Het bedrijf biedt services als analyses, business intelligence, strategieplanning, contentcreatie, ontwerp, gebruikerservaring, en optimalisering van conversies. “Het is onze missie om digitale marketing de drijvende kracht achter de bedrijven van onze klanten te maken. Het gaat niet alleen om het maken van grappige video‘s. Het gaat om het leveren van resulteren die ertoe doen”, gaat Korschinek verder. The Digitale werkt graag met klanten en bedrijven die deze visie delen en digitalisering in Europa stimuleren, zoals Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom en Microsoft. 

Uitdaging: end-to-end versleuteling eenvoudiger maken

Als Duits bureau dat ook samenwerkt met internationaal vooraanstaande bedrijven, moet The Digitale gevoelige gegevens veiligstellen om vertrouwen te behouden en te blijven voldoen aan de privacywetgeving van de Europese Unie (EU). “Voor sommige bestanden, denk bijvoorbeeld aan alles wat leadgegevens bevat, HR-documenten of verschillende bestanden met strategische en financiële informatie, moeten we end-to-end versleuteling (E2EE) gebruiken. Met deze technologie hebben alleen jij en je partner de versleutelingssleutel en kunnen zelfs Dropbox (die de bestanden opslaat) en de overheid niet bij deze gegevens,” licht Peter Bilz-Wohlgemuth toe, COO/Managing Partner van The Digitale.

Eerst maakte The Digitale gebruik van de E2EE-service Boxcryptor, maar deze was moeilijk te gebruiken. “We moesten ons personeel specifiek trainen in het versleutelen van bestanden”, zegt Bilz-Wohlgemuth. “En als de software niet goed was gebruikt, kon alleen degene die het bestand versleuteld had dit weer ontsleutelen. Dus als een medewerker ons bedrijf verliet, konden we niet meer bij die bestanden komen. Soms crashten bestanden ook compleet. Uiteindelijk was de technologie geweldig, maar het gebruik ervan een zootje.”

The Digitale gebruikte vanaf het begin al Dropbox om bestanden te delen. “We werken met freelancers en andere partners, en we hebben software nodig die de samenwerking binnen hybride teams eenvoudig maakt. Toen we net begonnen, was Dropbox veruit de beste oplossing hiervoor”, weet Bilz-Wohlgemuth zich te herinneren. “Dus toen Dropbox de Boxcryptor-technologie overnam en end-to-end versleuteling op het platform ging aanbieden, stonden wij vooraan om dit als een van de eersten te gaan gebruiken.” 

Oplossing: 2-in-1; E2EE en bestanden delen in Dropbox 

The Digitale besloot gebruik te gaan maken van de end-to-end versleutelingsservice van Dropbox. Bestanden die eerst via Boxcryptor werden versleuteld, werden nu overgezet naar en versleuteld via Dropbox. Eerst ontsleutelde het bedrijf de bestanden via de oude software. Vervolgens verplaatste het team de bestanden, waarbij de mappenstructuur behouden bleef, en stelde toegangsrechten in.

Sinds de overgang versleutelt The Digitale bestanden, submappen en zelfs volledige mappen met slechts één klik. Zo kan het bedrijf alle bestanden in één ecosysteem opslaan, van marketingmateriaal tot websitemock-ups en leadgegevens. The Digitale gebruikt vervolgens Dropbox Transfer om de bestanden met het netwerk aan internationale partners of klanten te delen, waarvan sommigen geen eigen Dropbox-account hebben. The Digitale kan ook vervaldatums voor links instellen en bekijken wanneer ze de bestanden hebben geopend of gedownload.

Tot slot heeft The Digitale versleuteling voor meer medewerkers beschikbaar gesteld. “Voorheen hadden we een beperkt aantal seats, omdat we anders moesten bijbetalen”, legt Bilz-Wohlgemuth uit. “Nu is de keuze snel gemaakt. Omdat 100% van onze medewerkers al gebruikmaakt van Dropbox, kunnen ze ook allemaal gebruikmaken van versleuteling.”

Resultaten: bestanden zonder gedoe versleutelen 

Tegenwoordig versleutelt The Digitale bestanden via Dropbox, in plaats van met twee services te werken. “Het proces verloopt vijf keer soepeler en we zijn 30% minder tijd kwijt aan het beheren van ver- en ontsleuteling”, zegt Bilz-Wohlgemuth. Zo kan het personeel van The Digitale zich richten op hun klanten uitstekend werk leveren. “Onze focus ligt op het werk dat we voor onze klanten doen, het samenwerken aan strategieën, het maken van materiaal en het leveren van geweldige resultaten. Alles daarbuiten moet gewoon werken en ons geen tijd kosten. Deze functie is revolutionair voor ons. We hebben in één klap betere beveiliging en meer gebruiksgemak”, gaat Bilz-Wohlgemuth verder.

Hierdoor kon The Digitale de aanpak voor personeelstraining en -onboarding vereenvoudigen. “We waren eerst een uur bezig om een nieuwe medewerker de oude E2EE-oplossing te leren. Nu is het een praatje van vijf minuten over waar ze dingen kunnen vinden en waarom we dit zo hebben ingedeeld”, zegt Bilz-Wohlgemuth.

Het managementteam van The Digitale krijgt regelmatig te maken met gevoelige gegevens en kan nu naadlozer bestanden delen. Dit betekent dat het proces ook eenvoudiger is voor de belastingadviseaurs van het bedrijf. “Voorheen moest ons belastingbedrijf de versleutelingssoftware op hun computers installeren om met ons samen te kunnen werken. Nu kunnen ze Dropbox in een browser openen”, aldus Bilz-Wohlgemuth.

De overgang heeft The Digitale uiteindelijk meer veiligheid opgeleverd. Met eenvoudigere versleuteling, heeft het personeel de stimulans om meer bestanden te beschermen. “Nu dat het versleutelen van gegevens zo gemakkelijk is, worden twee keer zoveel bestanden versleuteld”, zegt Bilz-Wohlgemuth. Aangezien Dropbox de EU- en Duitse regelgeving naleeft, kan The Digitale ook eenvoudiger bewijzen dat het bedrijf voldoet aan de ISO-normen en andere certificeringen. Hierdoor is het eenvoudiger om zaken te doen met aanbieders van cyberverzekeringen en vooraanstaande partners of klanten.

Tegenwoordig zoekt The Digitale naar nieuwe manieren om bestanden delen nog eenvoudiger te maken. Om te beginnen kijkt het bedrijf naar services als Dropbox Sign om e-handtekeningen in hetzelfde ecosysteem te integreren. “Het is essentieel om bestanden betrouwbaar, gebruikersvriendelijk en snel te kunnen delen. Zeker voor bedrijven met veel materiaaloutput zoals dat van ons”, vat Bilz-Wohlgemut samen. Voor degenen die nog zoeken naar oplossingen voor bestanden delen, dit is het advies van Bilz-Wohlgemut: doe je huiswerk en investeer in mogelijkheden voor beveiliging en end-to-end versleuteling. “Hoe beter onze oplossingen voor software, opslag en delen werken, hoe meer tijd we hebben om op ons te richten op activiteiten die omzet genereren”, voegt hij toe.