Als je een professionele kunstenaar bent die net voor het eerst een klein kunstbedrijf heeft opgezet of als je net aan je carrière als freelancer bent begonnen, dan is het handig als je het facturatieproces op een rijtje hebt.
Een factuur is een overzicht van de goederen of diensten die u als verkoper aan een koper hebt geleverd en het bedrag dat voor die transactie verschuldigd is. Het opstellen van een professionele factuur is als freelance kunstenaar essentieel voor het beheren van uw financiën en het ontvangen van betaling voor uw artistieke werk.
In deze gids leggen we je uit hoe je een factuur voor freelancewerk maakt. We leggen uit wat je erin moet opnemen en hoe je deze kunt beheren. We onderzoeken ook hoe Dropbox u kan helpen bij het beheren van uw facturen voor kunst en het stroomlijnen van uw workflow.
Wanneer moet ik een kunstfactuur gebruiken?
Je moet altijd een factuur maken als iemand een product of service van je koopt. Hieronder vallen:
Werk in opdracht
Betalingen worden meestal pas gedaan als het in opdracht gemaakte kunstwerk is voltooid en aan de koper is geleverd.
Bij grote opdrachten kunt u de factuur sturen voordat u met het kunstwerk begint, zodat u zeker weet dat u voor uw tijd wordt betaald. Bij kleinere opdrachten weet u de uiteindelijke prijs mogelijk pas als het kunstwerk af is.
Tentoonstellingsverkoop
In dit geval wordt de factuur waarschijnlijk door het verkoopteam van de galerie namens jou naar de koper gestuurd, zodat zij hun eigen commissie kunnen toevoegen. Dit betekent dat je je kunstwerk de juiste prijs moet geven voordat het op een tentoonstelling wordt tentoongesteld.
Licentieovereenkomsten
Je stuurt iemand een factuur voor het in licentie geven van je werk nadat de voorwaarden van de overeenkomst zijn gemaakt en overeengekomen. Dit zou doorlopend kunnen worden gefactureerd, zolang het kunstwerk een licentie nodig heeft om door iemand anders te worden gebruikt.
Wat er op je kunstfactuur moet staan
Een effectieve kunstfactuur bevat duidelijke informatie die het voor je koper(s) gemakkelijk maakt om je te betalen. Daarnaast maken tools als Dropbox het voor iedereen eenvoudiger door je te helpen bij het maken, opslaan en delen van een eenvoudig te gebruiken factuursjabloon. Op je factuur moet je het volgende vermelden:
Je gegevens
Je bedrijfsnaam en -adres
Je contactgegevens, zoals e-mailadres of telefoonnummer
Een uniek identificatienummer voor je factuurnummer
De gegevens van je koper
De naam en het adres van je koper
De contactgegevens van je koper, zoals zijn of haar e-mailadres of telefoonnummer
Het opdracht- of commissiereferentienummer van je koper, indien van toepassing
Informatie over het kunstwerk
Aparte regelitems voor elk geleverd product of elke geleverde service
Een duidelijke omschrijving voor elk regelitem
Een uitleg over eventuele beperkingen op het gebruik van het kunstwerk door de koper, zoals copyright
De datum van de factuur
De datum waarop het product of de service aan de koper is geleverd
Je kunt ook een certificaat van echtheid met de e-mail meesturen om je koper nog meer garanties te geven over de herkomst van je werk.
Informatie over de betalingsvoorwaarden
Je uurtarief, indien van toepassing
Het subtotaal van het/de in rekening gebrachte bedrag(en), bijvoorbeeld als het kunstwerk in termijnen is geleverd
Het totaalbedrag in de valuta van de koper, indien van toepassing
Eventuele belastingen, zoals omzetbelasting
Het totaal verschuldigde bedrag
Eventuele betalingsvoorwaarden, zoals de einddatum van de betaling en mogelijke kosten die in rekening worden gebracht bij te late betaling
De betalingsmethode, bijvoorbeeld rechtstreeks op je bankrekening, via creditcard of via een betalingsverwerker, zoals PayPal
Kunstfacturen beheren met Dropbox
Als je geen factureringssoftware gebruikt, maar je facturen handmatig als e-mailbijlagen verstuurt, kan Dropbox een handige manier zijn om je facturen op te slaan, te organiseren en te delen.
Profiteer van alle functies van Dropbox op één plek en verbeter elk facetten van je kunstservices, van bewerkbare factuursjablonen in pdf tot het beveiligen van bestanden met een wachtwoord zodra ze zijn gedeeld.
Dankzij directe synchronisatie met al uw apparaten hebt u eenvoudig toegang tot uw facturen en kunt u deze rechtstreeks vanuit uw Dropbox-account delen.
Dropbox versnelt het proces voor het maken, aanpassen en versturen van je facturen door dienst te doen als centrale hub voor het opslaan, bewerken en delen van je facturen.
Eenvoudige, stressvrije kunstfacturen
Facturen maken en versturen, hoeft geen gedoe te zijn. Met Dropbox kun je het proces van het maken en verzenden van facturen voor je kunstbedrijf stroomlijnen.
Maak en pas professionele facturen aan die uw merk weerspiegelen en die u helpen sneller betaald te krijgen. Alles is namelijk eenvoudiger te bewerken, organiseren en delen, rechtstreeks vanuit uw Dropbox-account. Zo hoeft u zich minder zorgen te maken over het beheer van uw financiën en kunt u zich meer richten op het creëren van uw kunst.
Dankzij een gestroomlijnde workflow kunt u uw facturen volgen, herinneringen versturen voor te late betalingen en eenvoudig al uw financiële gegevens op één plek raadplegen. Zeg vaarwel tegen de rompslomp van factureren en hallo tegen een efficiëntere manier om de financiën van uw kunstbedrijf te beheren.
