Wat is DMAIC?
Soms horen we in de zakenwereld jargon dat het ene oor ingaat en het andere oor weer uitgaat. “DMAIC” (uitgesproken als “duh-may-ik”) is een goed voorbeeld. Vooral omdat DMAIC een krachtige tool kan zijn om uw werkprestaties te verbeteren.
Kort gezegd is “DMAIC” een datagestuurde probleemoplossingsaanpak die incrementele verfijningen en optimalisaties van producten, ontwerpen en processen omvat.
Waar staat DMAIC voor?
Simpel gezegd staat dit acroniem voor “Define, Measure, Analyze, Improve, and Control.”
Bill Smith, ingenieur bij Motorola, bedacht dmaic in de jaren tachtig als onderdeel van de Six Sigma-methodologie, die is gebaseerd op metingen en analyses om de bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk te maken. Het doel ervan? Procesverbetering.
Wat zijn de verschillende fasen van het DMAIC-proces?
Smith heeft de vijf onderling verbonden stappen of 'fasen' van DMAIC zo ontworpen dat ze een cumulatief effect hebben: bouw voort op informatie en gegevens die in eerdere fasen zijn gegenereerd en herhaal uw ontdekkingen.
Definiëren
In de DMAIC-fase ‘Define’ wordt vastgesteld wat het probleem is en wat u moet doen om het op te lossen. Het klinkt voor de hand liggend, maar dit onderdeel van het proces – het vaststellen van het probleem, het doel en de reikwijdte die nodig is om het te bereiken – is cruciaal.
Door te definiëren, leer je welke elementen cruciaal zijn voor kwaliteit, ofwel "CTQ's". Teamleiders en projectmanagers ontwikkelen doorgaans een SIPOC-diagram (SIPOC staat voor “Suppliers; Inputs; Process; Outputs; Customers”) voor hun team of projectcharterdocument.
Meeteenheid
Begrijp je het probleem? Geweldig! Laten we uiteenzetten hoe je de veranderingen die je daarin aanbrengt, gaat meten en observeren. Het doel van de DMAIC-fase "Meten" is:
- uw bestaande procesprestaties vaststellen
- bepaal welke gegevens u gaat analyseren
Vervolgens kunt u een gegevensverzamelingsplan gebruiken om uw prestaties te bewaken terwijl u wijzigingen doorvoert, en om de resultaten aan het eind van het project te vergelijken.
Analyseren
U beschikt nu over een basis aan gegevens die u kunt gebruiken om procesgerelateerde beslissingen te gaan nemen. Gefeliciteerd! Welkom bij de analysefase van het DMAIC-proces, waarin u de gegevens bestudeert.
U en uw team maken een actueel procesoverzicht op basis van de gegevens. Zo krijgt u inzicht in waar de problemen in uw huidige proces zijn ontstaan.
Je hoeft ook geen ingewikkelde Six Sigma-tools te gebruiken: visgraatdiagrammen en Pareto-diagrammen zijn voldoende en veelgebruikte methoden voor het uitvoeren van een oorzaakanalyse.
Als je eenmaal verschillende hoofdoorzaken hebt vastgesteld, betrek dan je team bij het bepalen van de focus van je dmaic-proces.
Verbeteren
Het is tijd om daadwerkelijke procesverbeteringen door te voeren. Tijdens de ‘Verbeter’-fase van DMAIC werk je samen met je team om creatieve oplossingen te vinden voor implementatie en meting. Brainstormen en effectief vergaderen zijn essentieel. Zodra je oplossingen in gedachten hebt, moet je deze testen, onfeilbaar maken en implementeren. Plan-Do-Check-Act- of “PDCA”-cycli zijn hiervoor een veelgebruikte methode, evenals Failure Mode and Effects Analysis, of “FMEA”, om mogelijke problemen te anticiperen. Maak ten slotte een gedetailleerd implementatieplan waarin je aangeeft hoe je bestaande procesproblemen kunt oplossen.
Beheer
De laatste stap in DMAIC helpt u bij het verifiëren en behouden van het succes van uw oplossing. In de Control-fase van DMAIC maakt uw team (u raadt het al) een controleplan. Hiermee kan uw team voortdurend de impact van geïmplementeerde proceswijzigingen opnieuw beoordelen.
Je moet ook een reactieplan maken voor het geval dat de prestaties weer afnemen. Het kan van onschatbare waarde zijn om terug te kunnen kijken op hoe je verbeteringen hebt doorgevoerd en welke oplossingen je hebt geïmplementeerd. In dergelijke situaties is het van essentieel belang dat je over de juiste documentatie en versiebeheer beschikt voor het verbeteringsproces.
Een wijze raad: als u al eens van DMAIC hebt gehoord, hebt u misschien ook wel eens van een andere eerste stap gehoord: de Herkenningsfase. Het is een klein semantisch verschil: de twee zijn in essentie identiek.
PDCA vs DMAIC vs DMADV: wat is het verschil?
DMAIC en DMADV zijn beide Six Sigma-methodologieën: een datagestuurde aanpak voor het verbeteren van processen.
DMADV staat voor Define, Measure, Analyze, Design en Verify. Terwijl DMAIC wordt gebruikt om bestaande processen te verbeteren, wordt DMADV gebruikt om een nieuw proces te ontwikkelen.
PDCA (Plan, Do, Check, Act) is een algemenere benadering van management, gericht op continue verbetering.
Wat zijn de voor- en nadelen van de DMAIC-aanpak?
In de industrie heeft de invoering van Six Sigma en DMAIC bijgedragen aan een lean manufacturing-aanpak met als doel verspilling, defecten en overproductie te elimineren.
Fabrikanten kwamen tot de conclusie dat hoe meer standaarddeviaties er tussen hun gemiddelde en acceptabele kwaliteitsgrenzen lagen, hoe kleiner de kans was dat ze die grenzen overschreden. Zo werd Six Sigma, oftewel zes standaarddeviaties, de gouden standaard voor het bepalen van productielimieten. Hoe? Door het aantal defecten te verminderen en processen te verbeteren.
Deze statistische benadering van het identificeren en oplossen van de grondoorzaken van problemen was van cruciaal belang voor de verbetering van de productie in de jaren 90 en 2000. Andere methodologieën, zoals Kaizen, speelden ook een grote rol.
Voordelen van DMAIC
Het belangrijkste voordeel van dmaic is dat deze methodologie ongelooflijk rigoureus is, of je nu wel of niet in de productiesector werkt. Probleemoplossende experimenten met nieuwe processen bieden je vaak geen inzicht in wat er is veranderd. Door DMAIC te gebruiken, ben je beter in staat de voortgang te beoordelen en te meten met behulp van gegevens.
Dmaic biedt je een gestandaardiseerd kader met vijf stappen, waarbij iedereen op de hoogte is van elke fase van het proces. Door documentatie op te stellen met daarin een overzicht van alle beslissingen en gemaakte vorderingen, kun je naadloos van stap naar stap gaan. Het hebben van een definitief proces helpt je bovendien je teams te begeleiden in overeenstemming met hun huidige doelstellingen.
Fans zijn enthousiast over het feit dat DMAIC iteratief en doorlopend is: de controlefase van het proces vereist dat proceseigenaren de effecten van de optimalisatie voortdurend in de gaten houden. Wanneer u dat gegevensbewakingsplan hebt opgesteld, vormen uw nieuwe procesgegevens op natuurlijke wijze de basis voor een nieuwe meetfase. Met de DMAIC-methodologie kunt u voortdurend problemen of gevolgen voor bedrijfsprocessen identificeren. Bovendien kunt u deze problemen direct aanpakken.
Nadelen van DMAIC
De gestructureerde en grondige aspecten van DMAIC vormen een deel van de aantrekkingskracht ervan. Dit betekent echter wel dat het volgen ervan een langdurig, tijdrovend en arbeidsintensief proces kan zijn. Niet ideaal als je een klein marketingteam bent dat met meerdere projecten bezig is, of als je een startup bent die snel moet handelen om werk gedaan te krijgen.
Dat is een deel van het probleem met DMAIC als geheel: het werkt niet goed in situaties waarin flexibiliteit of dynamiek vereist zijn. En dat is ook niet de bedoeling: DMAIC is een rigide proces, ontworpen om processen stapsgewijs te verbeteren in plaats van snelle doorbraken te creëren. Dat kan betekenen dat innovatie wordt onderdrukt, omdat het niet ‘past’ bij de incrementele aanpak.
Een laatste nadeel van DMAIC is de afhankelijkheid van data. Om dit proces te laten slagen, zijn het verzamelen en analyseren van gegevens van cruciaal belang. Als u onbedoeld gegevens van slechte kwaliteit verzamelt, kan dit leiden tot onjuiste conclusies en ineffectieve oplossingen. En geen enkel bedrijf wil tijd, geld en moeite steken in het vinden van een slecht onderbouwde oplossing.
Wanneer moet je DMAIC gebruiken?
Het begrijpen van dmaic vereist afstemming en tijd van het team. Als manager is het de moeite waard om je af te vragen welk proces of team het meeste baat heeft bij dmaic.
Houd er rekening mee dat het niet per se de juiste optie is voor het probleem dat je ondervindt, of voor je sector of organisatiecultuur. Bij procesproblemen die eenvoudig te identificeren zijn en waarvoor overtuigende gegevens als basis dienen voor eenvoudige oplossingen, is een volledig DMAIC-proces mogelijk niet nodig.
Daarentegen is dmaic juist wel een slimme tactiek bij complexere of risicovollere procesproblemen, bijvoorbeeld wanneer je je geen prestatievermindering kunt veroorloven. Zelfs als de methodologie misschien meer kosten met zich meebrengt dan je zou willen, zou het dmaic-proces, mits het goed wordt uitgevoerd, resultaten moeten opleveren.
Hoe het DMAIC-proces te ondersteunen
Voor het eerst een DMAIC-project opstarten kan lastig zijn, vooral als uw organisatie met grote problemen kampt. Wat is de sleutel om dit te laten werken? Samenwerking en duidelijke communicatie. Daar komt Dropbox om de hoek kijken.
Hoe Dropbox de DMAIC-methodologie kan ondersteunen
Begin met het maken van een Dropbox Paper-document om jullie gedachten en bevindingen als team op één plek vast te leggen.
Definieer uw probleem, beschrijf hoe u het gaat meten en laat elk teamlid zijn of haar bevindingen in het document zetten, zodat ze het als groep kunnen analyseren. Samen kunnen jullie aan dit levendige document werken en manieren bedenken om het probleemproces stapsgewijs te verbeteren.
U kunt het project zelfs afronden door een gezamenlijk controleplan en een responsplan op te stellen, voor het geval het proces in de toekomst weer vastloopt.
Met Dropbox Paper kun je het hele DMAIC-project van begin tot eind in één gezamenlijk document onderbrengen. Bovendien kun je je gegevens delen met iedereen die ze nodig heeft en dankzij de cloud heb je er overal toegang toe.
Het mooiste is dat dit nog maar het begin is van hoe Dropbox je kan helpen samen te werken met je team, moeiteloos bestanden te delen en werk gedaan te krijgen. Bekijk onze abonnementen voor meer informatie.
