In de huidige bedrijfswereld is effectieve communicatie fundamenteel voor succes. Terugkoppelingen na vergaderingen zorgen ervoor dat belangrijke gesprekken en gemaakte plannen niet vergeten worden. Ook zijn ze cruciaal voor het onderhouden van goede klantrelaties.
In dit artikel bespreken we waarom terugkoppeling na een vergadering zo belangrijk is, wanneer je een e-mail voor terugkoppeling kunt sturen en hoe je deze e-mail zo doeltreffend mogelijk schrijft. We geven je ook een aantal tips voor het schrijven van een e-mail die zodanig opvalt dat de ontvanger die opent en actie onderneemt.
Waarom terugkoppeling na een vergadering?
Met follow-upmails kunt u uw deelnemers herinneren aan de belangrijkste besproken punten. Zo voorkomt u dat belangrijke informatie onopgemerkt blijft. Een goed geschreven vervolgmail kan relaties versterken, vertrouwen opbouwen en een blijvende positieve indruk achterlaten.
Door contact op te nemen met klanten na een afspraak, laat u zien dat u de tijd en moeite die zij aan de afspraken hebben besteed, waardeert. Ze hebben immers tijd voor je vrijgemaakt in hun drukke schema's om met je te praten!
Wanneer terugkoppelen na een vergadering?
Je hoeft echt niet voor alle vergaderingen een terugkoppelingsbericht te sturen, maar in een aantal situaties is dit wel belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan:
Na een klantcontactmoment of een update over een project: als een samenvatting van de belangrijkste gesprekspunten, actiepunten en vervolgstappen.
Na een verkoop of een ontmoeting met een potentiële klant: om ze te bedanken voor hun tijd, te benadrukken wat jouw product of dienst voor hen kan betekenen en om eventuele vragen of twijfel bij de klant aan te stippen.
Na een netwerkevenement of congres: dit helpt om je nieuwe connecties te versterken en de deur te openen naar nieuwe samenwerkingen.
Na een sollicitatiegesprek: om je dank uit te spreken voor de tijd die je sollicitant in het gesprek heeft gestoken en om de eventuele vervolgstappen of tijdlijn voor de voortgang van het proces uiteen te zetten.
Wanneer documenten gedeeld of voltooid moeten worden—wat helpt de relatie te bevorderen, met handige Dropbox-koppelingen naar documenten, AI-vergaderingssamenvattingen en andere bronnen
Om feedback over een resultaat te vragen: zo zie je vanuit verschillende perspectieven waar de verbeterpunten zitten.
Om een vervolgafspraak in te plannen: om beschikbaarheid te bevestigen, overeenstemming te bereiken over de agendapunten en zeker te stellen dat alle aanwezigen de tijd hebben om zich voldoende voor te bereiden
Een terugkoppelingsbericht schrijven
Een effectieve follow-up-e-mail moet duidelijk, beknopt en uitvoerbaar zijn. Hier zijn enkele belangrijke elementen die u moet opnemen:
1. Bedank de aanwezige(n) voor hun tijd
Toon uw waardering door uw dank uit te spreken voor hun tijd. Hiermee zet u een positieve toon voor de rest van de e-mail en laat u zien dat u erkent dat uw vergadering hen mogelijk heeft afgeleid van een andere (misschien nog wel belangrijkere!) bijeenkomst. taak.
2. Vat de vergadering samen
Soms zijn vergaderingen lang... en saai. We gaan er vaak van uit dat iedere deelnemer onverdeelde aandacht voor de vergadering heeft, maar dit is niet altijd het geval.
Als je in je terugkoppelingsbericht een samenvatting toevoegt, zorg je ervoor dat dat iedereen op één lijn zit over de belangrijkste punten. Hierbij kun je denken aan:
Discussiepunten of notulen van de vergadering
Belangrijke beslissingen
De verdeling van verantwoordelijkheden en actiepunten
Hulpbronnen of resultaten die als referentiepunten voor de discussie zijn gebruikt
Vragen en antwoorden of ophelderingen
Eventuele aanvullende verzoeken
Dropbox-koppelingen naar relevante documenten, vergaderopnames of andere middelen
3. Stel actiepunten of vervolgstappen vast
Vervolgstappen houden deelnemers, en jezelf, ook na de vergadering bij de les over de actiepunten die jullie gezamenlijk overeengekomen zijn.
Als je deze informatie zwart op wit zet, kan iedereen die gemakkelijk terugvinden als dat nodig is. Daarmee geef je ook een duidelijk overzicht van de voortgang van een project of account voor de mensen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn.
Deze vervolgstappen moeten zo duidelijk en actiegericht mogelijk zijn: niemand houdt van onduidelijkheid of giswerk. Om zeker te weten dat je bericht goed terechtkomt, kun je gebruikmaken van functies zoals Verzenden en volgen: zo kun je nagaan of klanten na de vergadering gebruikmaken van het materiaal.
4. Stel een vervolgafspraak voor of attendeer ze hierop
Indien nodig en passend kun je de aanwezigen de mogelijkheid bieden om een nieuwe afspraak te maken. Of misschien hebben jullie al een nieuwe afspraak gepland, dan kun je daar in je e-mail naar verwijzen. Als je regelmatig afspraken hebt met bepaalde klanten, kun je ze attenderen op de volgende bijeenkomst.
Zo laat je zien dat je meer begaan bent met deze klanten dan enkel het project waar jullie op dat moment aan werken. Ook geef je te kennen dat je de zakelijke relatie verder wilt verdiepen na de vergadering die jullie zojuist hebben gehad.
Tips voor het schrijven van terugkoppelingsberichten
Om ervoor te zorgen dat uw vervolgmails worden opgemerkt en gelezen, kunt u de volgende tips overwegen:
Verstuur je e-mail binnen 24 uur na de vergadering
Snel handelen is belangrijk bij het sturen van terugkoppelingen, omdat de vergadering dan nog vers in het geheugen van de deelnemers zit.
In veel sectoren en bedrijfssituaties is het gebruikelijk om 24 uur na een vergadering een e-mail te sturen. Een langere periode kan echter geschikter zijn als u bijvoorbeeld een nieuwe vergadering wilt aanvragen of na een netwerkevenement of congres.
Voeg een persoonlijke noot toe
Door een persoonlijk tintje toe te voegen, laat u zien dat u oprecht bent en betrokken bij de relatie. Verwijs naar iets bijzonders uit de vergadering of vertel hoe enthousiast u bent over de samenwerking.
Eindig positief
De toon van je e-mail is net zo belangrijk als de inhoud. Als je een negatieve toon in je e-mail gebruikt, kan je klant de indruk krijgen dat je de samenwerking vervelend vindt of niet waardeert.
Zelfs als het onderwerp van je e-mail lastig of ongemakkelijk is, is het belangrijk om met een positieve noot af te sluiten. Je kunt bijvoorbeeld de geruststelling geven dat je ervan uitgaat dat er verbetering in zicht is. Zo laat je weten dat je de goede relatie met de klant graag wilt behouden.
Sjabloon voor terugkoppelingsberichten
Wij hebben je de tips gegeven—nu is het tijd om zelf aan de slag te gaan. Hier is een voorbeeld van een terugkoppelingsbericht na een vergadering met een klant:
Onderwerp: Terugkoppeling na onze vergadering van [datum]
Beste [naam klant],
Ik hoop dat het goed met je gaat. Graag wil ik terugkomen op onze vergadering van gisteren om je te bedanken voor je tijd en inbreng. Ik vond het erg prettig om [gespreksonderwerpen] met je te bespreken.
Om ons gesprek nog even samen te vatten, dit waren de belangrijkste punten:
[Gespreksonderwerpen en agenda]
[Belangrijke beslissingen]
[Taken en actiepunten en wie daarvoor verantwoordelijk zijn]
[Besproken middelen of resultaten]
[Vragen en antwoorden of ophelderingen]
[Eventuele aanvullende verzoeken]
[Persoonlijke noot]
Zoals besproken, zijn dit de vervolgstappen:
[Punt 1] - Verantwoordelijk: [Persoon] - Deadline [Datum]
[Punt 2] - Verantwoordelijk: [Persoon] - Deadline [Datum]
[Punt 3] - Verantwoordelijk: [Persoon] - Deadline [Datum]
Hier zijn enkele nuttige bronnen voor meer informatie over waar we het over hadden:
[Dropbox-link 1]
[Dropbox-link 2]
[Dropbox-link 3]
Ik verheug me erop om hier samen aan verder te werken en onze doelen te verwezenlijken. Als je verdere vragen hebt, hoor ik dat natuurlijk graag.
Nogmaals bedankt voor de prettige vergadering. Ik ben blij met onze samenwerking en kijk ernaar uit om bij te kunnen dragen aan je successen.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam en contactgegevens]
Oog voor je klanten met Dropbox
Het is belangrijk dat je er na het terugkoppelen voor zorgt dat je in de behoeften van je klanten blijft voorzien en hun problemen aanpakt.
Documentanalyses via Dropbox Verzenden en volgen geven je duidelijke informatie over hoe je klanten omgaan met de presentaties, opnamen en spreadsheets die je met ze deelt na een vergadering.
Als je bestanden deelt via de workflow voor Verzenden en volgen, ontvang je dagelijkse e-mailnotificaties waarin je ziet wie de bestanden heeft bekeken, hoe vaak, hoelang en vanaf welke locatie.
Zo kun je gepaste actie ondernemen, vooruitgang bijhouden, relaties versterken en de groei van je bedrijf stimuleren. Als je kijk hebt op de behoeften en voorkeuren van je klanten, kun je op een betere manier terugkoppeling geven en beter met ze communiceren.
