Facturering is voor schrijvers essentieel om overzicht te houden op hun financiën, wat belangrijk is voor de naleving van belastingregels en juridische bescherming als er betalingsgeschillen ontstaan. Het goede nieuws is dat het weliswaar niet het leukste onderdeel is van uw dagelijkse werkzaamheden, maar het maakt belastingzaken wel eenvoudiger en verkleint de kans dat er ooit geschillen ontstaan.
Een goed gestructureerde factuur draagt bovendien bij aan de professionele uitstraling en laat uw klanten zien dat u uw bedrijf serieus neemt. Een goede facturering kan u dus ook helpen bij het binnenhalen en behouden van opdrachten.
Facturen zorgen bovendien voor duidelijkheid: door de te betalen bedragen en voorwaarden te vermelden, schept u duidelijke verwachtingen bij uw klanten en voorkomt u mogelijke misverstanden.
We hebben tips en een handleiding voor alles wat je moet weten over het maken, beheren en versturen van facturen voor schrijfwerk.
Wanneer en waarom facturen gebruiken als freelance schrijver
Facturen zijn cruciaal voor het beheren van je freelance schrijfbedrijf. Onderdeel van het facturatieproces als schrijver, is weten wanneer je er een moet verzenden.
Hieronder staan enkele belangrijke momenten waarop u facturen moet versturen voor uw werk als freelance schrijver:
- Na het afronden van een schrijfproject: Meestal stuurt u een factuur direct nadat u uw eindwerk hebt ingeleverd. Zo voorkomt u dat er vertraging optreedt bij de betaling.
- Op mijlpalen tijdens een groot project: Bij grote projecten is het slim om op specifieke mijlpalen te factureren. Zo hoeft u niet tot het einde van het traject te wachten om betaald te worden.
- Voor uurwerk: Wanneer u per uur factureert, stuur dan facturen met regelmatige tussenpozen of zodra het project is afgerond om de cashflow stabiel te houden.
- Voor terugkerende diensten of diensten op basis van een vast abonnement: Als u op basis van een vast abonnement werkt, stuur dan aan het begin van elke nieuwe periode een factuur, zodat alles op schema blijft en de betalingen naar u toe blijven stromen.
- Bij het werken met nieuwe klanten: Stuur nieuwe klanten altijd een factuur voordat u aan de slag gaat. Zo schept u duidelijke verwachtingen en zorgt u ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit. Door vooraf de verwachtingen duidelijk te maken, voorkomt u misverstanden of geschillen later.
- Voor vooruitbetalingen of aanbetalingen: Als u een aanbetaling vereist voordat u met een project begint, wordt dit betalingsverzoek door een factuur geformaliseerd en voor beide partijen vastgelegd.
- Wanneer de omvang van het project verandert: Als de omvang van het werk verandert, dient u een bijgewerkte factuur te verstrekken waarin de nieuwe voorwaarden of kosten zijn opgenomen. Overleg met een klant is één ding, maar een factuur legt uw overeenkomst vast en formaliseert deze.
- Voor projectgerelateerde kosten: vergeet niet om eventuele extra kosten, zoals reiskosten of speciale materialen die u tijdens het proces gebruikt, in rekening te brengen. Zo glipt er niets door de mazen van het net en komt u niet met lege handen achter.
Als u betaald wilt krijgen voor uw schrijfwerk, moet u in principe een factuur sturen. Het is een bewijs dat het werk is uitgevoerd, dat de betaling moet plaatsvinden en dat u dit van de klant vraagt.
Wat er op je factuur voor freelance schrijfwerk moet staan
Een goede factuur voor freelance schrijfservices bevat alle nodige details. Hier lees je wat je moet vermelden om ervoor te zorgen dat je op tijd krijgt betaald en een professioneel imago behoudt:
Contactgegevens: uw gegevens en die van uw klant: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Zo weet iedereen wie erbij betrokken is en waar ze terechtkunnen als er problemen of vragen zijn.
Factuurnummer en -datum: Wijs een uniek factuurnummer toe en vermeld de datum van uitgifte. Hierdoor wordt het bijhouden van betalingen eenvoudiger en blijft uw administratie overzichtelijk.
Omschrijving van de diensten: Beschrijf de diensten. Of het nu gaat om een blogpost, het herschrijven van hoofdstukken of het proeflezen, beschrijf de omvang van de tekst (het aantal woorden, revisies en andere details).
Betalingsstructuur: geef aan of u een uurtarief of een vast bedrag rekent. Hiermee voorkomt u dat er later verwarring of geschillen ontstaan. Zo is er voor alle partijen volledige duidelijkheid.
Betalingsvoorwaarden: vermeld duidelijk de vervaldatum van de betaling. Het maakt niet uit of de betaling bij ontvangst moet worden voldaan of dat er een andere afspraak is gemaakt: uw klant moet precies weten wanneer u van hem verwacht dat hij betaalt. U kunt hier ook een lijst met uw voorkeursbetaalmethoden opgeven, zoals PayPal, creditcard en andere.
Boetes voor te late betaling: Vermeld indien van toepassing de eventuele boetes die u in rekening brengt. Hiermee schept u de verwachting dat u op tijd betaalt en wordt uw inkomen extra beschermd.
Dit zijn de basisvereisten voor de meeste freelance schrijvers, maar de vereisten kunnen variëren, afhankelijk van de voorkeuren van jou of je klant en de aard van je werk.
Het hoofddoel is om een professionele factuur zo duidelijk en volledig mogelijk te maken, zodat er geen ruimte is voor misverstanden en u snel betaald krijgt.
Dropbox gebruiken voor je freelance schrijfprojecten
Dropbox is een handige tool voor freelance schrijvers om facturen op te slaan, te organiseren en te delen. Met Dropbox Pro kun je het volgende:
Upload facturen naar je Dropbox-account en synchroniseer ze direct met je apparaten
Deel in een paar klikken en rechtstreeks vanuit je cloudopslag je documenten met klanten, of ze nu een Dropbox-account hebben of niet
Gebruik Verzenden en volgen om je facturen te versturen, zodat je de beschikking hebt tot allerlei analyses, waaronder wanneer en hoelang je facturen worden bekeken
Een hulpmiddel als Dropbox kan het proces van freelance schrijven veel eenvoudiger en lonender maken.
Facturen voor freelance schrijven eenvoudig maken
Facturen maken hoeft niet moeilijk te zijn. Als u Dropbox gebruikt, krijgt u sneller betaald en optimaliseert u uw facturatieproces. Dankzij deze efficiëntieverbeteringen kunt u zich richten op wat het belangrijkst is: het uitbreiden van uw carrière als freelance schrijver.
Als schrijvers voor Dropbox kiezen, krijgen ze toegang tot het volledige pakket aan functies en kunnen ze gebruikmaken van andere hulpmiddelen die hen bij elk aspect van hun workflow helpen.
