Wanneer we werken met strakke deadlines en grote hoeveelheden werk, dan denken we niet als eerste aan projectmanagement. Maar het is essentieel om werktaken te prioriteren. Als je dat niet doet, dan kan dat funest zijn voor het hele project.
Om dit te voorkomen, moet je een systeem ontwikkelen voor het beheer van tijd en prioriteitsstelling. Een betrouwbare strategie voor prioriteitsstelling voor je werktaken kan je helpen om gefocust te blijven en je niet te laten afleiden.
Voordat we gaan kijken naar wat praktische manieren om taken te prioriteren, moeten we ons er eerst aan herinneren waarom dit überhaupt zo belangrijk is.
Waarom is het belangrijk om werktaken te prioriteren?
Het kan vandaag de dag soms verleidelijk zijn om meerdere items op je takenlijst tegelijkertijd uit te voeren. Maar dit kan overweldigend zijn. Waarmee begin je bijvoorbeeld?
Als je geen prioriteiten stelt aan taken, lijkt het misschien makkelijker om de eenvoudige of niet urgente taken eerst te doen. Maar eigenlijk kan het voltooien van de quick wins je een vals gevoel van vooruitgang geven. En zodra het tijd is voor de belangrijke of tijdgevoelige taken, ben je uitgeput.
Het wordt lastig om de controle over je werklast te behouden als je op het verkeerde moment aan de verkeerde dingen werkt. Het lijkt misschien alsof u productief bent als u veel kleine taken afvinkt, maar dit kan in werkelijkheid een negatief effect hebben op uw efficiëntie. Het kan langer duren om een project af te ronden omdat u uw taken niet goed prioriteert.
5 tips om taken te prioriteren
Niemand houdt ervan om deadlines te missen. Daarom is het cruciaal om prioriteiten te stellen bij je werktaken. Het helpt je om gefocust te blijven, je tijd efficiënt te beheren en uiteindelijk je beste werk af te leveren.
Laten we eens kijken naar vijf praktische methodes om taken te prioriteren.
1. Identificeer wat belangrijk is en wat urgent is
Belangrijke taken moeten op je takenlijst staan omdat ze essentieel zijn voor de langetermijndoelen of strategie van je project, maar niet tijdgevoelig zijn. Deze taken kunnen noodzakelijke dagelijkse taken zijn of taken met een deadline die verder op de tijdlijn van het project staan.
Dringende taken zijn taken die onmiddellijke aandacht vereisen. U kunt deze taken niet overslaan, want als u ze niet direct afhandelt, kan dit direct negatieve gevolgen hebben voor het project of uw team.
Onderscheid maken tussen belangrijke taken en urgente taken is de eerste stap in je werk prioriteren. Zodra je weet aan welke taken je als eerst moet werken, kun je de juiste tools en methodes implementeren zodat je gefocust kunt blijven.
2. Multitask niet
Te veel concurrerende prioriteiten en complexe taken in je schema kunnen zorgen voor een burn-out. Richt je op één taak tegelijkertijd zodat je die je volledige aandacht kunt geven. Je zult jezelf later dankbaar zijn wanneer je je werk naloopt en minder wijzigingen hoeft door te voeren.
Dit is een eenvoudige en effectieve methode om de efficiëntie te verbeteren. Als we op het werk met verschillende prioriteiten te maken hebben, hebben velen van ons het gevoel dat we honderden tabbladen open moeten hebben staan in onze browser. Zo zorgen we ervoor dat we alles wat we nodig hebben bij de hand hebben, voor het geval dat.
Overweeg in plaats daarvan om uw projectbestanden, koppelingen, e-mails en andere inhoud te consolideren in groepen die u kunt raadplegen wanneer u ze nodig hebt.
In Dropbox Dash noemen we dit'stacks'. Ze gebruiken AI om jou en je content – van al je apps en je browser – op één plek te bewaren. Stacks gebruikt vervolgens AI om jou en je content georganiseerd te houden, zodat je je meer kunt concentreren op het 'wat' en 'hoe' van je belangrijke werk, en minder op het 'waar'.
3. Maak een schema en hou je daaraan
Een duidelijk schema kan je helpen je tijd effectief te plannen, beheren en toewijzen. Het dient als een richtlijn en geeft aan welke taken af moeten zijn aan het einde van de dag, week of maand.
Een AI-gestuurde, gecentraliseerde tool zoals Dropbox Dash kan je helpen je werkdag op één centrale pagina te houden. Van welke vergaderingen je moet bijwonen, welke bestanden je nodig hebt en welke projecten je prioriteit moet geven, je vindt het allemaal op één apart tabblad.
Door de kracht van AI te benutten, elimineer je het vervelende handmatige proces van het doorspitten van meerdere agenda's, takenlijsten en herinneringen om je planning op te stellen. Alles is naadloos geïntegreerd in één centraal platform dat gepersonaliseerde aanbevelingen biedt die aansluiten op jouw workflow.
4. Zet een prioriteitensysteem voor het hele team op
Je werk gebeurt niet afgezonderd. Als je in een team werkt dat waarde hecht aan samenwerken, dan kan een duidelijk prioriteitensysteem helpen om mogelijke problemen te voorkomen met miscommunicatie rond deadlines, de omvang van het werk en toegewezen taken.
Wanneer u als team prioriteit geeft aan projectwerk, kunt u taken onder teamleden verdelen op basis van wie de juiste tijd, context en ervaring heeft. Zo kunt u uw aandacht richten op de dringende en belangrijke taken die onmiddellijke actie vereisen.
5. Beheer je afleidingen
Soms lijkt de oplossing voor het vinden van een eenvoudig bestand of informatie rondkijken op je bureaublad of in je browser en het doorzoeken van je vele apps, tabbladen en tools. Maar met zoveel tegelijkertijd open, kun je snel afgeleid raken. Misschien kom je in de verleiding om dat verzoek van een collega te beantwoorden of wil je je persoonlijke e-mail even bekijken.
In plaats van tussen apps wisselen en afgeleid raken, kun je tijd besparen en de afleidingen wegnemen met een universele zoektool die je alles helpt te vinden vanaf een enkele zoekbalk.
Bespaar niet alleen tijd, maar benut die ook efficiënt
Dropbox werkt samen met de tools die je elke dag gebruikt zodat je je beter kunt concentreren op je werk en belangrijke ideeën.
Minimaliseer de tijd die je besteedt aan vervelende administratieve taken en alledaagse activiteiten en richt je energie en creativiteit op wat er echt toedoet zodat je sneller en niet harder kunt werken.
