Bij HR-communicatie draait het om de uitwisseling van informatie tussen HR-teams en alle andere betrokkenen: nieuwe medewerkers, sollicitanten en andere belanghebbenden. Het gaat erom hoe belangrijke details vloeiend in elkaar overlopen en hoe mensen op één lijn blijven.
Het omvat een schat aan informatie uit verschillende bronnen. Daardoor kan het soms wat chaotisch worden, en soms ook verwarrend, vooral als je te maken hebt met bedrijfsbrede beleidsregels en updates.
Daarom hebt u een duidelijk, effectief en uitvoerbaar HR-communicatieplan nodig. Hiermee kunt u ervoor zorgen dat belangrijke boodschappen van de HR-afdeling tijdig en efficiënt aan werknemers worden doorgegeven.
Laten we eens kijken waarom uw HR-team een communicatiestrategie nodig heeft en hoe u deze workflow op gang kunt brengen.
De voordelen van een HR-communicatiestrategie
Een effectieve HR-communicatiestrategie kan de betrokkenheid van werknemers vergroten en vertrouwen opbouwen. Het biedt organisaties een aantal voordelen, waaronder:
Verbinding
Effectieve communicatie tussen HR en andere afdelingen of werknemers kan van cruciaal belang zijn voor het behouden van een positieve bedrijfscultuur. Het zorgt ervoor dat iedereen zich betrokken en geïnformeerd voelt over wat er gebeurt op het gebied van bedrijfsbeleid, initiatieven en zakelijke doelstellingen.
Wanneer HR goed communiceert met andere afdelingen, zorgt u ervoor dat iedereen op één lijn zit en naar dezelfde doelen toewerkt.
Vertrouwen
Duidelijke communicatie straalt authenticiteit uit en draagt bij aan een echte verbinding tussen HR en medewerkers. Uw collega's voelen zich gewaardeerd als lid van uw organisatie als u ze op de hoogte houdt en empathie benadrukt in uw interne communicatie.
Door een transparant, tweerichtingscommunicatieproces op te zetten waarin medewerkers hun HR-team kunnen vertrouwen, kunt u een dieper gevoel van verbondenheid creëren. Dit vergroot de tevredenheid en het behoud van medewerkers.
Samenhang
Met een strategie kunt u een consistente toon en merkidentiteit creëren en behouden, die uw medewerkers herkennen en vertrouwen. Consistentie is essentieel, van het onboardingproces voor nieuwe medewerkers tot het offboardingproces voor medewerkers die vertrekken.
Een schema voor tijdige en gepaste communicatie over interne aankondigingen en bedrijfsnieuws voorkomt mogelijke misverstanden en frustraties.
Verbetering
Een effectieve communicatiestrategie die medewerkers helpt de veranderingen en voortgang in het hele bedrijf te begrijpen, kan het risico op interne conflicten tussen teamleden of afdelingen verkleinen.
U kunt dit ook gebruiken als een kans om feedback van uw collega's te verzamelen over hoe u kunt verbeteren en wat zij willen zien om de werknemerservaring te verbeteren.
Hoe creëer je een HR-communicatiestrategie
Om een effectieve HR-communicatiestrategie te creëren, kunt u de volgende stappen overwegen:
Dingen om te overwegen
Voordat HR-professionals een communicatiestrategie ontwikkelen, moeten ze rekening houden met een aantal factoren, waaronder:
- De soorten communicatie die in uw organisatie worden gebruikt
- Opwaartse communicatie– informatie stroomt omhoog van werknemers naar management en HR
- Communicatienaar beneden – informatie stroomt van HR en management naar werknemers.
- Cross-functionele communicatie:informatie stroomt vrij door verschillende afdelingen, waardoor silo's tussen teams worden doorbroken.
- De verschillende kanalen die uw organisatie gebruikt om deze communicatie mogelijk te maken
- E-mailadres
- Bedrijfsintranet
- Communicatietools voor werknemers zoals Slack of Zoom
- Apps of platforms die je gebruikt om materiaal van medewerkers te beheren en te verzenden, zoals Dropbox Sign of DocSend
- Bedrijfsbrede vergaderingen met alle medewerkers of in het stadhuis
1. Definieer uw doelstellingen
Denk na over het doel van uw communicatie en wat u ermee wilt bereiken. Probeert u:
- Prestaties verbeteren?
- Dingen makkelijker of handiger maken voor werknemers?
- Bewustzijn van iets creëren?
- Een actie aanvragen of aanmoedigen?
- Medewerkers raadplegen of ideeën verfijnen?
- Inspireren en betrekken?
Als je geen ideeën meer hebt, verzamel dan feedback van je medewerkers om erachter te komen wat zij wel en niet leuk vinden aan de huidige interne communicatiestrategie. Je kunt ook gebruikmaken van analysefuncties zoals Dropbox Verzenden en volgen om inzicht te krijgen in de communicatie en materialen waarmee werknemers het meest bezig zijn.
2. Verfijn uw workflow
Geen enkele communicatiestrategie kan werken zonder een actieplan. Denk hierbij aan:
- Wie zal verantwoordelijk zijn voor de creatie en distributie ervan?
- Het beoogde publiek en de kanalen of platforms die gebruikt worden om hen te bereiken
- Wanneer de communicatie wordt afgeleverd, om de impact ervan te maximaliseren
- Eventuele vervolgacties, zodat de strategie zich kan ontwikkelen en ervoor kan worden gezorgd dat feedback of reacties van werknemers snel kunnen worden verwerkt
Dropbox biedt een eenvoudige, gecentraliseerde opslagruimte voor het beheren van je HR-workflow. Van projectplannen tot het delen van onboardingmaterialen: Dropbox biedt een uitgebreide reeks tools en functies om de HR-communicatie te stroomlijnen.
3. Bereid je content voor en ontwikkel een schema
Je kunt sjablonen maken voor herhaalbaar materiaal, zoals vacaturebrieven, onboardingplannen of beleidsupdates. Zo kun je sneller en eenvoudiger communicatie versturen met een consistente uitstraling en frequentie. Elk stukje materiaal moet een duidelijk omschreven doelgroep en een tijdlijn hebben voor de levering.
Je kunt ook de betrokkenheidsanalyses van Verzenden en volgen gebruiken om je medewerkers te bereiken waar ze zich bevinden. In plaats van dat je je communicatie op ongelegen momenten verstuurt, kun je deze nu precies versturen wanneer je medewerkers het meest actief zijn op het door jou gekozen platform of kanaal.
4. Evalueer en verbeter
Houd de prestaties van uw strategie in de gaten om de effectiviteit ervan te meten en pas deze indien nodig aan.
U kunt dit doen door een audit uit te voeren en tijdens uw evaluatie naar statistieken te kijken, zoals de openingspercentages van documenten, kliks en feedback van werknemers. U moet naar een aantal verschillende statistieken kijken om een volledig beeld te krijgen van hoe uw strategie door uw doelgroep wordt ontvangen.
Verbinden, samenwerken en communiceren - alles op één plek
Slechte communicatie tussen HR en werknemers is een gegarandeerde oorzaak van het succes van een organisatie. Het ontwikkelen en onderhouden van een HR-communicatieplan is essentieel voor het opbouwen van vertrouwen onder werknemers en het creëren van een positieve werkomgeving waarin iedereen zich gehoord voelt.
Dropbox biedt HR-professionals alle hulpmiddelen die ze nodig hebben om een effectieve communicatiestrategie te ontwikkelen en implementeren: van samenwerken met collega's aan nieuwe ideeën tot een centrale plek voor al je materiaal.
