Als je ooit hebt geprobeerd een groot bestand via Gmail te versturen, bijvoorbeeld een video met een hoge resolutie, een gelaagd Photoshop-bestand of een grote presentatie, dan heb je waarschijnlijk wel eens de gevreesde limiet van 25 MB bereikt. En als u te maken hebt met deadlines van klanten of met het snel leveren van eindproducten, is die limiet niet alleen onhandig, maar ook een doodlopende weg voor uw workflow.
Dus wat doe je? Je begint bestanden te comprimeren (en dat gaat ten koste van de kwaliteit), je verdeelt bestanden over meerdere e-mails of je krijgt te maken met kapotte links en e-mails die steeds terugkomen. Dat schreeuwt niet om 'professioneel' en het bespaart geen tijd.
Gelukkig is er een makkelijkere manier om de lastige limieten voor Gmail-bestandsgrootte te omzeilen. Dropbox biedt u twee opties:
- Deel direct vanuit uw cloudopslag als u samenwerkt aan hetzelfde bestand
- Gebruik Dropbox Transfer om een schone, niet-gecomprimeerde kopie van het bestand te versturen
In deze handleiding leggen we ook uit hoe je de geautomatiseerde Google Drive-prompt in Gmail kunt gebruiken om grote bestanden te verzenden, als je je geen zorgen maakt over compressie
Hoe dan ook, je omzeilt de beperkingen qua grootte, vermijdt de stress en behoudt de volledige controle. Wil je grote bestanden op de juiste manier versturen in Gmail? Lees verder en ontdek hoe eenvoudig het is.
Waarom wordt mijn bestand niet bijgevoegd in Gmail?
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je probeert een bestand toe te voegen in Gmail, maar er gebeurt niets. Of nog erger, je klikt op verzenden en krijgt die vervelende melding dat je e-mail is teruggestuurd. Wat gebeurt er als een groot bestand niet kan worden bijgevoegd of verzonden in Gmail?
Hier zijn een paar van de gebruikelijke verdachten:
- Het is te groot: de bijlagelimiet van Gmail is slechts 25 MB. Dat is geweldig voor 2005, maar het stelt niet veel voor als je werkt met video's, afbeeldingen, ontwerpbestanden en andere doorgaans grote bestanden. Zodra je de limiet hebt bereikt, zit je vast.
- Uw internetverbinding is zwak: een slechte verbinding kan ervoor zorgen dat uploads niet worden voltooid, vooral bij grotere bestanden. Als je een slechte wifi-verbinding hebt of te ver van een router verwijderd bent, kan het uploaden snel mislukken.
- Het bestandstype is beperkt: Gmail blokkeert bepaalde bestandstypen (zoals .exe, .knuppel, of .zip bestanden) om veiligheidsredenen, ook al zijn ze volkomen ongevaarlijk. Dit is vervelend als u met deze bestanden werkt en het betekent dat u altijd tegen een muur oploopt.
- Uw mailbox is vol: Soms kan het gebeuren dat bijlagen niet worden verzonden als de opslagruimte van uw Google-account bijna vol is. Dit is vooral een probleem voor freelancers en solopreneurs die afhankelijk zijn van basisversies van Gmail.
- U gebruikt een verouderde versie van Gmail: Browserextensies of oude versies van Gmail kunnen functionaliteitsproblemen veroorzaken. Mensen hebben vaak last van dit probleem op mobiele apparaten en tablets die ze slechts af en toe gebruiken voor e-mail.
Als u ooit problemen hebt gehad met het toevoegen van een bestand aan een e-mail, bent u niet de enige. Er zijn eenvoudigere manieren om grote bestanden zonder problemen te versturen. Laten we eens naar een paar eenvoudige opties kijken.
3 manieren om grote bestanden via Gmail te versturen
Als u regelmatig met grote bestanden werkt, kunnen de standaardbijlagen van Gmail een knelpunt vormen dat uw workflow verstoort. Er zijn echter een aantal slimme manieren om uw bestanden te verzenden. Laten we 3 eenvoudige opties bekijken:
1. Gebruik Gmail met Google Drive
Wanneer uw bestand groter is dan 25 MB, vraagt Gmail u om een Google Drive-link te gebruiken. Het is een solide alternatief, maar niet perfect. Daarom moet u deze optie nog eens overwegen voordat u uw bestand verzendt:
- Drive comprimeert of converteert soms bestanden, wat mogelijk vreemde opmaakproblemen met zich meebrengt
- Klanten kunnen ook onbedoeld bestanden bewerken of hernoemen, wat versiebeheer lastig maakt
Het is een beetje een mijnenveld, maar Dropbox houdt het simpel. Door ervoor te zorgen dat bestanden precies zo blijven als u ze heeft geüpload: geen compressie, geen conversies, geen gedoe.
2. Gebruik Dropbox om een traceerbare link te delen
Als u meer controle en betrouwbaarheid wilt, zonder uw workflow te verstoren, is de eenvoudigste oplossing om uw bestand te delen via een Dropbox-link. Zo doet u het rechtstreeks vanuit uw cloudopslag:
- Upload een bestand, klik met de rechtermuisknop in uw cloudopslag en selecteer 'Link kopiëren'
- Plak die link in uw Gmail-bericht. U hoeft het bericht niet te comprimeren, zippen of splitsen.
Met deze methode krijgen klanten direct en professioneel toegang tot het bestand, precies zoals u het bedoeld heeft. Omdat u het livebestand deelt, bepaalt u zelf wie het kan bewerken, bekijken en downloaden.
Andere voordelen zijn functies zoals wachtwoordbeveiliging, vervaldatums voor bestanden en weergavetracking, zodat u volledige controle en transparantie hebt. Dit is ideaal voor het beheren en bewaken van de voortgang van een project.
Gedeelde links zijn perfect als u met anderen samenwerkt. Als u echter een definitieve versie wilt vastleggen voor levering, kunt u beter Transfer proberen.
3. Verzenden met Dropbox Transfer voor grote bestanden
Zodra u een eindproduct klaar hebt om te verzenden, kunt u met Transfer eenvoudig en comfortabel grote, niet-bewerkbare bestanden versturen. Bovendien profiteert u van de allerbeste beveiliging. Zo doe je dat in een paar klikken:
- Ga gewoon naar dropbox.com/transfer
- Upload uw bestand en stuur het naar de ontvanger
Deze methode is ideaal voor het verzenden van video's, afbeeldingen of ontwerpbestanden tot 100 GB. Er is geen stress vanwege de bestandsgrootte, de ontvanger hoeft niets te bewerken en de bezorgervaring is schoon en betrouwbaar. Het zorgt ook voor snelle uploads en downloads.
Met Transfer kunt u bovendien eenvoudig uw eigen huisstijl toevoegen, een wachtwoord instellen en bijhouden wanneer een klant het bestand opent of downloadt. Nog meer ruimte nodig? Geen probleem, met de Dropbox Replay Add-On kunt u bestanden tot 250 GB versturen.
Dit is de ideale methode voor fotografen, redacteuren, ontwerpers en iedereen die verzorgd werk naar klanten stuurt. Of u nu met een deadline werkt of uw workflow gewoon niet wilt verstoren: met Transfer kunt u eenvoudig grote bestanden versturen.
Tips voor betere resultaten bij het verzenden van grote bestanden via Gmail
Zelfs met de beste hulpmiddelen kunnen een paar slimme gewoontes veel verschil maken. Of u nu een groot bestand naar een klant stuurt of er samen met anderen aan werkt, hier zijn een paar tips om het delen van bestanden soepeler en professioneler te maken:
- Voeg versienummers of datums toe aan bestandsnamen.Dit helpt u of uw klanten om verwarring te voorkomen door bestanden duidelijk te labelen.
- Deel mappen, niet alleen bestanden— Met Dropbox kunt u gerelateerde bestanden (zoals ondersteunende documenten) in een map groeperen, zodat alles overzichtelijk blijft en u gemakkelijker het volledige beeld kunt zien
- Schakel meldingen of weergavetrackingin: met hulpmiddelen als Dropbox kunt u bijhouden hoe vaak een bericht is bekeken en gedownload. Zo hoeft u zich nooit meer zorgen te maken of uw werk in iemands inbox is terechtgekomen.
Met deze kleine trucjes bespaart u tijd, hoeft u minder heen-en-weer te mailen en komt u supergeorganiseerd over, omdat u niet hoeft te zoeken naar bestanden en niet gefrustreerd raakt door de beperkingen van Gmail.
Veelgestelde vragen
Met Gmail kunt u bestanden tot 25 MB toevoegen. Als uw bestand groter is, vraagt Gmail u om Google Drive te gebruiken. Dit is handig, maar het kan uw bestanden comprimeren en u heeft minder controle over de manier waarop uw bestanden worden geopend.
Je kunt een map niet rechtstreeks aan Gmail toevoegen. U kunt echter de cloudopslag in uw Dropbox-account gebruiken om een link naar de map te delen. Om dit te doen uploadt u uw map, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u 'Link kopiëren' om een deelbare link te genereren. Vervolgens voegt u deze eenvoudig toe aan uw e-mail. Het uploaden van mappen is vaak sneller en eenvoudiger als u verzamelingen bestanden wilt delen.
Niet rechtstreeks, maar wanneer Gmail grote bestanden via Google Drive omleidt, kan het afbeeldingen of video's verkleinen om de bestanden kleiner te maken. Dit kan de kwaliteit ervan veranderen. Met hulpmiddelen als Dropbox kunt u bestanden delen zonder kwaliteitsverlies.
Met Dropbox kunt u grote bestanden delen, zonder de bestandsgroottebeperkingen vanGmail, Outlook of andere e-mailclients. Als u een groot bestand via Gmail wilt versturen, uploadt u het bestand eenvoudig naar Dropbox, ontvangt u een link en verstuurt u de link in een Gmail-bericht. Op deze manier omzeilt u de beperkingen qua bestandsgrootte en krijgt u toegang tot extra functies, zoals wachtwoorden, vervaldatums, bestandstracering en meer.
