Kantoormedewerkers verspillen tot wel 30% van hun tijd aan het zoeken naar bestanden en bedrijven geven honderden euro's uit aan kantoorbenodigdheden die op papier draaien. De kosten van inefficiënte documentbeheersystemen kunnen dan ook snel oplopen. Gelukkig kunt u inkomstenverlies door papiergerelateerde processen volledig voorkomen met behulp van een elektronisch documentbeheersysteem.
Ontdek hoe de overstap naar digitale, gecentraliseerde archivering je medewerkers kan helpen tijd te besparen, jou kan helpen geld te besparen, kan helpen bij de naleving en je kan beschermen tegen gegevensverlies.
Wat is een beheersysteem voor elektronische documenten?
Een beheersysteem voor elektronische documenten (EDMS) is een softwaresysteem waarmee je elektronische documenten en bestanden kunt maken, beheren, opslaan en volgen. Een EDMS heeft normaal gesproken functies als naamgeving van elektronische bestanden, opslag, scannen van documenten, versiebeheer voor het volgen van updates aan documenten en optische tekenherkenning (OCR) voor het verwerken van tekst in documenten.
Waarom is een beheersysteem voor elektronische documenten belangrijk?
Hoeveel tijd kun je besparen als elk document dat je nodig hebt, in enkele seconden kan worden gezocht en gevonden? En hoeveel makkelijker zou bestandsbeheer zijn als je documenten overal ter wereld kunt opslaan en openen?
Met een beheersysteem voor elektronische documenten (EDMS) kun je je bestanden vanaf een centrale locatie volgen, in de gaten houden en beheren, zodat het efficiënter is om zaken te doen met mensen overal ter wereld. Het houdt documenten ook georganiseerd en veilig, waardoor jij en je medewerkers tijd kunnen besparen terwijl tegelijkertijd wordt bijgedragen aan de veiligheid van je gegevens.
Wat zijn de voordelen van gecentraliseerd archiveren met een beheersysteem voor elektronische documenten?
Betere beveiliging
Een beheersysteem voor elektronische documenten stelt je in staat je bestanden veiliger te houden dan wanneer ze op een enkele computer zouden zijn opgeslagen of in een archiefkast op je kantoor.
Een beheersysteem voor elektronische documenten stelt je in staat om machtigingen in te stellen waardoor alleen bepaalde personen bepaalde bestanden kunnen zien of bewerken, zodat je meest gevoelige documenten alleen geopend kunnen worden door de mensen die daar toegang toe moeten hebben. Een veilig bestandsbeheersysteem is ook belangrijk om te voldoen aan de wettelijke nalevingsvereisten.
Met Dropbox kunnen accountbeheerders de toegang tot bestanden bepalen. Openbare documenten kunnen bovendien alleen worden bekeken door mensen die over de koppelingen naar de bestanden beschikken. Als u tweestapsverificatie inschakelt, ontvangt u ook beveiligingscodes via sms of van een authenticatie-app.
Beter nog, alle documenten die worden ondertekend met Dropbox Sign, inbegrepen bij alle Dropbox-abonnementen, zijn fraudebestendig en worden gemaakt met controlesporen om een volledige geschiedenis met tijdstempel te maken voor alle acties en bewerkingen.
Efficiëntere workflows
Wanneer al je documenten op een centrale, digitale locatie zijn opgeslagen, is het voor je teams veel makkelijker om de bestanden te vinden die ze nodig hebben. Iedereen op de hoogte houden is vooral handig wanneer meerdere mensen aan hetzelfde project werken, omdat dit de kans verkleint dat er dubbele bestanden of verschillende versies van hetzelfde bestand op meerdere plekken opduiken.
VivaReal, bijvoorbeeld de grootste online vastgoedmarktplaats van Brazilië, had behoefte aan een eenvoudigere manier om gegevens op te slaan en de samenwerking tussen medewerkers te vereenvoudigen. Nu u voor uw bedrijf Dropbox gebruikt, kan VivaReal automatisch nieuwe bestanden synchroniseren. Zo blijft alles op één plek bewaard en is het delen van documenten tussen verschillende apparaten veel eenvoudiger.
Daarnaast kan elk bestand dat je ter ondertekening verstuurt automatisch in een Dropbox-map naar keuze worden opgeslagen wanneer je Dropbox Sign gebruikt.
Verminder gegevensverlies
Een beheersysteem voor elektronische documenten verlaagt ook het aantal verloren items en gegevens door menselijke fouten of onvoldoende communicatie tussen teams.
Als alle documenten op een centrale locatie worden opgeslagen, waar ook een back-up van wordt gemaakt en versies van worden bijgehouden, is het veel eenvoudiger om een verloren document terug te vinden. En mocht er toch iets verloren gaan, dan kunt u het met minimale moeite terugkrijgen.
Wat betreft kritieke bestanden, zoals service-overeenkomsten, medewerkerscontracten of NDA's, is het behouden en vinden van bestanden cruciaal om effectief zaken te doen. Een documentbeheersysteem als Dropbox biedt een veilige en beveiligde opslag voor je elektronisch ondertekende documenten in de cloud, zodat je het verkeerd plaatsen van documenten kunt voorkomen en meer gemoedsrust krijgt.
Kostenbesparend
Een gebrek aan elektronische, gecentraliseerde archivering kan omzet kosten vanwege onnodige tijd die wordt besteedt aan het zoeken naar en beheren van bestanden, en het regelmatig opnieuw afdrukken van documenten of opnieuw maken van verloren gegevens.
Om een duidelijker beeld te schetsen: het kost gemiddeld $ 20 om één document te archiveren, $ 120 om elk zoekgeraakt document te vinden en $ 220 om elk document opnieuw te maken. Een abonnement met een documentbeheersysteem als Dropbox Business begint echter bij slechts $ 15/maand.
In plaats van duizenden vellen papier te verspillen aan het afdrukken van documenten die digitaal zouden moeten blijven, kunt u besparen door snel een link naar uw documenten te e-mailen. Uw ontvangers kunnen de bestanden dan openen vanaf hun computer of telefoon. En als het tijd is om wijzigingen aan te brengen of documenten opnieuw te openen, kunt u niet alleen digitaal wijzigingen aanbrengen, zonder dat u ze hoeft af te drukken of opnieuw te scannen, maar hebt u ook elke versie van het document in uw systeem staan, zodat u er veilig en eenvoudig toegang toe hebt.
Vereenvoudig documentbeheer met Dropbox
Goede bestandsbeheersoftware kan een wereld van verschil maken om je bedrijf georganiseerd, veilig en efficiënt te houden. Combineer dat met een beheersysteem voor de elektronische ondertekening van documenten voor snelle ondertekening van documenten en je kunt het voltooiingspercentage van contracten dankzij Dropbox Sign met 26% versnellen.
Als je je documentbeheersysteem verder wil verbeteren, kun je Dropbox ook integreren met de Dropbox Sign API om handtekeningaanvragen direct vanuit je CRM te versturen en Dropbox Fax voor eenvoudig online faxen.
