Waar je e-handtekeningen kunt gaan gebruiken in jouw organisatie

Met een veilig eSignature-platform kunt u geweldige nieuwe medewerkers aannemen, meer verkopen sluiten en tijd besparen op juridisch werk. Allemaal sneller dan je kunt zeggen: “papierwerk is waardeloos!”

Wij vinden dat het tijd wordt om het woord ‘noodzakelijk’ te laten varen, dat mensen gebruiken om het ‘noodzakelijke kwaad’ dat papierwerk heet te beschrijven. In 2025 is het ronduit slecht. Gelukkig wordt het steeds makkelijker om papierwerk van de werkplek te verbannen.

Hieronder staan een aantal gebieden waarop organisaties eSignature-software zouden moeten gaan gebruiken. Hiermee kunt u effectief geweldige nieuwe medewerkers aannemen en snel nieuwe deals sluiten, terwijl alles op een legale en veilige manier gebeurt.

E-handtekeningen helpen bij het opschalen van de onboarding van medewerkers

Het opstellen, printen, faxen, scannen, archiveren en corrigeren van fouten wordt door de meeste afdelingen als een noodzakelijk kwaad beschouwd. En niemand begrijpt deze gruwel beter dan de HR-medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het aannemen en onboarden van nieuwe medewerkers.

Maar in het tijdperk van digitale transformatie, waarin u letterlijk digitaal uw arts kunt bezoeken, is het dan niet tijd dat we de duistere kunst van HR-papierwerk afschaffen?

Wij kunnen niet wachten.

De voordelen van e-handtekeningen bij de onboarding van medewerkers

Er zijn tal van voordelen voor een HR-afdeling die een papierloos eSignature-platform integreert in het onboardingproces van haar medewerkers.

Geoptimaliseerde onboarding voor iedereen

Met de Dropbox Sign API kan HR de gegevens die een sollicitant tijdens zijn aanmeldingsproces verstrekt, gebruiken voor:

• Vul automatisch alle benodigde documenten in
• Genereer een set gepersonaliseerde (en gemakkelijk te lezen) PDF's
• Stuur de voltooide documenten naar de persoon, zodat deze deze elektronisch kan ondertekenen vanaf zijn of haar desktop of mobiele apparaat

Hiermee voorkom je niet alleen redundantie binnen het HR-team, maar het vermindert ook de spanning die ervoor kan zorgen dat sollicitanten afhaken. Dat is essentieel als je bedrijf snel meer personeel moet aannemen.

Een derde partij die technische problemen uit handen neemt

Digitale transformatie is nauwelijks haalbaar als je een compleet nieuw administratief personeel moet aannemen om alleen al alle tools in te stellen en te beheren! Dat is een belangrijke reden waarom HR-afdelingen zo enthousiast zijn over het Dropbox Sign-model. Het Dropbox Sign eSignature-platform wordt geleverd met een door ontwikkelaars geleid ondersteuningsteam dat u binnen een week helpt met de installatie en alle technische zaken regelt.

De snelle groei van Instacart dankzij software voor e-handtekeningen

Dankzij Dropbox Sign en Dropbox Forms kon de on-demand boodschappenbezorgdienst Instacart de voltooiing van de aanvraag voor Shopper-contractanten met 270% verbeteren en meer dan 50 uur per week besparen op onboardingtaken.

Op elk willekeurig moment sluit Instacart contracten met meer dan tienduizend 'Shoppers' die boodschappen selecteren, inpakken en bij klanten bezorgen.

Bij die omvang zorgde het pen-en-papierproces voor behoorlijk wat wrijving. Het kantoorpersoneel moest fysiek het papierwerk en de onboarding van elke individuele Shopper beheren. Toen ze probeerden op te schalen naar 80% van de Amerikaanse huishoudens, bleek dit tijdrovende proces niet voldoende voor hun interne personeel en de gekwalificeerde mensen die ze moeilijk konden werven en behouden.

Met behulp van ons door ontwikkelaars aangestuurde API-ondersteuningsteam heeft Instacart juridisch bindende e-handtekeningen voor Shoppers en het maken en beheren van HR-documenten rechtstreeks in hun app geïntegreerd. Dat klopt, ze beperkten zich niet tot digitalisering. Ze gingen volledig mobiel om hun mobiele werknemers overal te kunnen bedienen. 

Nu kunnen shoppers al hun belangrijke arbeids- en onboardingdocumentatie ontvangen en rechtsgeldig ondertekenen, rechtstreeks vanaf hun telefoon.

Bovendien kan het HR-team van Instacart met de sjabloonfunctie van Dropbox Sign belangrijke onboarding-sjablonen samenstellen, opmaken en opslaan om te voorkomen dat het steeds hetzelfde werk moet verrichten.

E-handtekeningen vereenvoudigen de verkoop

Het is overduidelijk waarom het traditionele proces van het mailen van een heleboel belangrijke documenten en de ontvangende klant vragen of ze deze willen afdrukken, ondertekenen en terugsturen, niet meer bij de moderne wereld past.

Een gedigitaliseerde workflow voor verzenden en ontvangen maakt niet alleen de verkoop eenvoudiger, maar bezorgt je bedrijf snellere winst, terwijl de overheadkosten dalen!

De voordelen van het gebruik van e-handtekeningen voor de verkoop

Als uw verkoopafdeling er daadwerkelijk naar streeft om geld te verdienen voor uw bedrijf, in plaats van al het geld te besteden aan handmatige, tijdrovende processen, dan denken wij dat u de volgende voordelen van eSignatures zeker zult waarderen.

Boek sneller winst

Dankzij doordachte zakelijke functies zoals CC'en, sjablonen en statusmeldingen hoeven verkoopteams nooit meer te wachten tot iemand de stapel papierwerk op hun bureau of in hun inbox opmerkt, die alleen maar hoeft te worden ondertekend en teruggestuurd. Zo kunnen ze eindelijk beginnen met de samenwerking.

Twee manieren om te besparen

Naast de grote operationele kostenbesparingen die een eSignature-platform met zich meebrengt, biedt Dropbox Sign ook financiële besparingen in de vorm van betaalbare jaar- en maandpakketten. Dankzij een gratis proefperiode, transparante prijzen en geen verborgen kosten kunnen verkoopteams van startups en ondernemingen het plan vinden dat bij hun budget past.

Voor teams die de kracht en aanpassingsmogelijkheden van onze Dropbox Sign API willen, zijn onze API-prijzen net zo eenvoudig en hoeft u niet door een heleboel klantenservicemedewerkers te worstelen om aan de slag te gaan (hoewel het best geweldige mensen zijn, als we het zelf mogen zeggen).

Zo gebruikte Vendini e-handtekeningen om in recordtijd verkopen te sluiten

Vendini moest het verkoopproces versnellen om zowel het team als de dynamische klanten een soepelere ervaring te bieden.

Om eerlijk te zijn, waren de knelpunten in de verkoop van Vendini vrij eenvoudig op te lossen en we denken dat voor jouw verkoopafdeling hetzelfde geldt.

Verrassing: e-handtekeningen!

Meer specifiek is het een slim platform voor e-handtekeningen dat uw workflow verbetert zonder dat het veel geld kost om het op te zetten of uren te beheren.

Vendini gebruikte de integratie van Dropbox Sign met Google Drive om hun MSA's te maken en op te maken. Vervolgens werden ze naar klanten gestuurd. Zij konden de documenten vervolgens met slechts een paar klikken ondertekenen en retourneren. De documenten en handtekeningen bleven gedurende het hele proces veilig en werden opgeslagen in zowel Drive als Vendini's Dropbox Sign-account, zodat ze eenvoudig terug te vinden waren.

Dankzij die ene integratie kon het verkoopteam van Vendini plotseling razendsnel overeenkomsten versturen. Soms werden de deals zelfs al gesloten terwijl de verkoper nog aan de telefoon was met de potentiële klant!

Verkopers maakten ook gebruik van de CC-functie van Dropbox Sign om ervoor te zorgen dat de CFO, managers en iedereen die erbij betrokken moest worden, e-mailmeldingen ontving over de voortgang van belangrijke verkoopdocumenten. Vendini maakte zelfs handig gebruik van de integratie van Dropbox Sign voor Slack. Hun verkopers konden in real-time zien wanneer een document was ondertekend, zodat ze dit konden vieren.

E-handtekeningen geven de juridische afdeling meer armslag

Hoewel je juridische afdeling misschien niet snel een rechtszaak hoeft te voeren, heeft ze waarschijnlijk wel te kampen met dezelfde administratieve pijnpunten als alle andere juridische organisaties: bezorgdheid over beveiliging en rechtmatigheid, omslachtige workflows en hoge overheadkosten.

Zo kan elke juridische afdeling van e-handtekeningen profiteren

Hieronder staan enkele manieren waarop juridische afdelingen kunnen profiteren van de invoering van een eenvoudige, efficiënte e-handtekeningservice, zonder dat dit ten koste gaat van de waarborgen die zo belangrijk zijn.

Ontvang nauwkeurige en veilige documentatie

Wanneer juridische afdelingen te maken hebben met gevoelige documenten en hooggeplaatste klanten of directeuren, hebben ze een oplossing voor e-handtekeningen nodig die niet alleen nauwkeurig, maar ook zeer goed beveiligd is.

Daarom beschikt Dropbox Sign over meerdere beveiligingslagen, zoals SSL-encryptie tijdens de bestandsoverdracht en een beveiligde serverinfrastructuur die wordt gehost in een geavanceerd Tier III SSAE-16-gecertificeerd datacenter met ISO 27001-certificering.

Vereenvoudig technologische integratie en automatisering

Dankzij een API die voortdurend wordt bijgewerkt en ondersteund door ons eigen engineeringteam, integreert Dropbox Sign probleemloos in de meeste bestaande workflows.

Of je nu Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive of een van de andere beste bedrijfstoepassingen gebruikt: Dropbox Sign werkt altijd goed samen.

Verhoog de efficiëntie en service

Het probleem met papierwerk heeft lange tijd veel invloed gehad op de snelheid en kosten van juridische processen. In plaats van op de uitgaven te bezuinigen door aan dienstverlening in te boeten, kunnen juridische afdelingen moderne technologie als e-handtekeningen gebruiken om hun overheadkosten te verlagen.

Met de zakelijke functies van Dropbox Sign kunt u uw belangrijkste juridische documenten digitaliseren. Zo creëert u een snelle en veilige workflow voor delen en ondertekenen, ongeacht of er 2 of 20 partijen bij betrokken zijn.

Onderhoud eenvoudig audit trails

Vanaf het moment dat u een handtekening aanvraagt, voegt Dropbox Sign een controlepagina toe aan het document zelf. Het resulterende, niet-bewerkbare audit trail zorgt ervoor dat acties op uw documenten nauwkeurig worden bijgehouden en voorzien van een tijdstempel, om bewijs te leveren van toegang, beoordeling en ondertekening.

Dropbox Sign: de nummer één oplossing voor e-handtekeningen

G2 Crowd riep HelloSign (nu Dropbox Sign) uit als de beste oplossing voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven. We eindigden ook op de derde plaats als beste softwareproduct in het algemeen voor kleine bedrijven. Dat is niet slecht, toch?

Of u nu een klein bedrijf bent dat niet de middelen heeft om een leger aan papierwerkbeheerders in te huren of een onderneming die daar geen tijd voor heeft, een slim platform voor e-handtekeningen zoals Dropbox Sign kan u veel tijd besparen in de juridische afhandeling, uw verkoopteam helpen meer deals te sluiten en sneller nieuwe medewerkers in uw team krijgen dan u kunt zeggen: "papierwerk is waardeloos!" Als u met digitale of papieren documenten werkt, is Dropbox Sign de oplossing.

Ga vandaag nog aan de slag met uw gratis proefperiode. Maar wees voorzichtig, als je eenmaal aan de lichte kant bent beland, wil je nooit meer terug naar de duistere kunst van het omgaan met papierwerk op echt papier.