Z odpowiednim partnerem skalowanie jest proste: BlackMatter Creative zwiększa przepustowość dzięki Dropbox Dash

Tło

Jeśli ktoś rozumie wartość dobrego partnerstwa, to jest to BlackMatter Creative. „Zamiast pracować nad listą kontrolną elementów, współpracujemy z Tobą, aby określić Twój ostateczny cel, a następnie zabieramy Cię w podróż, aby zrozumieć, czego potrzebujesz” – mówi Jessica Lytle, menedżer ds. kont.

Dzięki autentycznemu podejściu firma BlackMatter zbudowała imponującą reputację i pozyskała klientów z całego świata, pochodzących z kilkudziesięciu branż. Jednak jako mała firma muszą maksymalnie wykorzystać swoje wewnętrzne zasoby. Polegają na swoim zestawie narzędzi, aby zaoszczędzić czas, poprawić wyniki i sprawić, by komunikacja między członkami zespołu i klientami przebiegała bezproblemowo.

„Jesteśmy małą agencją. Współpracujemy z klientami i zewnętrznymi twórcami, niezależnie od tego, czy są to autorzy tekstów, copywriterzy, fotografowie czy wideografowie. „Dlatego bardzo ważne jest, aby każdy miał narzędzia, których potrzebuje, abyśmy mogli sprawnie rozpocząć projekt” – mówi Paul Woodard, prezes i dyrektor kreatywny w BlackMatter Creative.

Wyzwanie: mała agencja z wieloma ruchomymi częściami

Zanim dysponowano tymi narzędziami, rozpoczynanie nowego projektu wiązało się z koniecznością pokonania wielu przeszkód.

„Jednym z naszych największych wyzwań było zorganizowanie wszystkiego – od elementów i części, których potrzebowaliśmy, po członków zespołu, którzy mieli brać udział w projekcie”.

Dla account managerów, takich jak Lytle, kolejnym największym wyzwaniem był przepływ projektu.

„Samo nadążanie za pracą może być wyzwaniem” – mówi. „Realizujemy mnóstwo projektów i naprawdę chcemy mieć pewność, że wszystkie priorytety i terminy naszych klientów zostaną spełnione. Oznacza to, że musimy pracować tak wydajnie, jak to tylko możliwe.”

Poza tym BlackMatter potrzebował niezawodnego rozwiązania umożliwiającego angażowanie, wspieranie i zarządzanie klientami z dowolnego miejsca. Możliwość pracy na rynku krajowym i międzynarodowym była szczególnie ważna dla członków zespołu, takich jak starszy projektant Ben Gennetay.

Pracuję we Francji, a moi koledzy są w Oklahomie, więc musimy mieć wszystko stale udostępnione. Pracowałem w agencjach kreatywnych, które wcześniej nie miały oprogramowania w chmurze do przechowywania danych. To wszystko utrudniało i przysparzało dodatkowych kłopotów”.

Rozwiązanie: poświęcanie mniej czasu na wyszukiwanie, a więcej na tworzenie

Firma BlackMatter nawiązała współpracę z Dropboxem, którego oparta na chmurze platforma początkowo pomagała zespołowi przechowywać i porządkować duże zasoby udostępniane przez klientów.

„Jako agencja kreatywna dysponujemy ogromną bazą materiałów graficznych, czcionek i projektów dla szerokiej gamy klientów, dzięki czemu Dropbox pozwala nam zaoszczędzić mnóstwo czasu” – mówi Woodard.

Zespół organizuje pliki według klientów w Dropboxie, dzięki czemu może przejść do plików projektu i znaleźć wszystko, czego ktoś może potrzebować w danym projekcie. „Dropbox sprawia, że przeskakiwanie z projektu do projektu i od klienta do klienta jest naprawdę łatwe” – mówi Lytle.

W miarę rozwoju BlackMatter rozwijała się również jego współpraca z Dropbox. Firma została członkiem programu Design Partner i wdrożyła Dropbox Dash, dzięki czemu członkowie zespołu mogli wyszukiwać pliki, obrazy, filmy i inne dane na wielu platformach roboczych. Dzięki tym dodatkowym możliwościom zespół BlackMatter może szybciej lokalizować materiały, sprawniej organizować projekty i skuteczniej się komunikować — wszystko to, co pozwala zespołowi skalować działania w sposób bardziej inteligentny i realizować zadania w ramach napiętych terminów.

Poszli o krok dalej, tworząc materiały promocyjne szybciej dzięki narzędziom do analizy, podsumowywania i pisania opartym na sztucznej inteligencji. Gennetay niedawno użył Dash do tworzenia slajdów na media społecznościowe, wprowadzając do oprogramowania parametry dotyczące liczby slajdów i tematów dla każdego z nich. To dało początek procesowi kreatywnego myślenia, dzięki czemu mógł on skupić się na jego udoskonalaniu.

Korzystają również z funkcji Dash AI, aby wyróżniać ważne szczegóły za pomocą spersonalizowanego czatu. Podczas spotkania niektórzy klienci pytali Woodarda o szczegóły konkretnego projektu. Wiedział, że gdzieś w e-mailu jest odpowiedź, ale zwykle znalezienie jej za pomocą samej wyszukiwarki zajęłoby zbyt dużo czasu. „Więc wskoczyłem do Dash, wpisałem słowo kluczowe w pasku wyszukiwania i od razu wyświetliła mi się trafna odpowiedź. Podoba mi się to, że mogę korzystać z Dash na bieżąco podczas spotkań biznesowych, aby udzielać klientom świetnych odpowiedzi zawierających wszystkie potrzebne im szczegóły.”

Te chwile są ważne nie tylko ze względu na budowanie zaufania klienta, ale także po to, aby być na bieżąco z szybko zmieniającymi się terminami.

„W naszej branży wszystko jest pod presją terminów, więc każda dodatkowa sekunda, którą możemy wygospodarować w ciągu dnia, jest ważna” – mówi Lytle. „Posiadanie jednej centralnej lokalizacji, w której możemy przeszukiwać wszystkie nasze pliki kreatywne i wybierać to, czego potrzebujemy, jest niezwykle wydajne. Nie możemy się doczekać, aby to rozwinąć”.

Wyniki: żonglowanie większymi obciążeniami pracą przy mniejszym wysiłku

Obciążenie pracą BlackMatter stale rośnie. Więcej pracy może wiązać się ze zwiększonym stresem, ale zespół się tym nie martwi.

„Dash zapewnia nam narzędzia, których potrzebujemy, aby zwiększyć naszą wydajność, dzięki czemu możemy poradzić sobie z nowymi i większymi obciążeniami, które się pojawią” – mówi Woodard.

Projektanci tacy jak Gennetay nie wyobrażają sobie dnia bez tego oprogramowania. „Szczerze mówiąc, Dropbox zmienił moje życie. Gdyby nie było Dropboxa, nie pracowałbym dla agencji w Ameryce”.

Zgodnie z oczekiwaniami zespołu, największą zmianą była możliwość skalowania. Przed wdrożeniem Dropboxa zespół był zajęty codziennym zarządzaniem firmą. Teraz, gdy nie muszą się martwić o organizację, przechowywanie ani udostępnianie treści, mogą swobodnie kontaktować się z klientami i prowadzić rozmowy, które pobudzają ich najbardziej kreatywne działania.

Mają też więcej czasu na zadania takie jak aktualizacja witryny internetowej i dostosowywanie komunikatów dotyczących produktów. W miarę jak zespół pozyskuje coraz więcej klientów, realizuje nowe inicjatywy kreatywne i nawiązuje partnerstwa, jego członkowie wiedzą, że Dropbox zawsze może udzielić im wsparcia.

„Dzięki temu procesowi z Dash i współpracy z zespołem Dropbox naprawdę poczuliśmy się kochani jako klienci. „To była wspaniała współpraca” – mówi Woodard.