Bond usprawnia proces zatrudniania

Wyzwanie:

Misją firmy Bond jest przyspieszenie tempa wprowadzania innowacji finansowych i zapewnienie dostępu do kapitału. Bond ułatwia swoim klientom oferowanie produktów finansowych zgodnych z przepisami, zapewniając intuicyjną integrację z nie zawsze nadążającymi za zmianami bankami i usługodawcami. W obliczu szybkiego rozwoju, skutkującego koniecznością szybkiego zatrudniania, firma Bond polega na DocSend. Dzięki temu bezpiecznie udostępnia informacje potencjalnym kandydatom do pracy podczas procesu prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych i rekrutacji.

Przed wprowadzeniem DocSend Brittney Harvey, rekruterka w firmie Bond, udostępniała kandydatom dokumenty oraz zadania rekrutacyjne dotyczące otwartych stanowisk jako załączniki do wiadomości e-mail lub pliki na Dysku Google. Działając w bardzo wrażliwej branży i na konkurencyjnym rynku, Brittney martwiła się czasem, że te informacje dostaną się w niepowołane ręce. To spowodowało, że zaczęła szukać bezpieczniejszego rozwiązania do przekazywania dokumentów na zewnątrz podczas procesu rekrutacji.

Zarządzanie rekrutacją w rozwijającym się startupie to niełatwe zadanie. Brittney chciała mieć pewność, że w kontekście udostępniania informacji kandydatom bezpieczeństwo i wygoda będą podstawowymi priorytetami. Podczas procesu wstępnej kwalifikacji w firmie Bond Brittney przesyła poglądową prezentację, która zawiera trochę informacji o firmie i produkcie. Czasami kandydaci starają się o pracę u konkurencji lub pochodzą z podobnych branż, dlatego ważne jest, aby te prezentacje produktowe były bezpieczne i nie trafiały w niepowołane ręce.

Rozwiązanie:

Zespół skorzystał z rozwiązania do bezpiecznego udostępniania dokumentów DocSend w celu zabezpieczenia poufnych prezentacji i studiów przypadków, które były wysyłane do kandydatów podczas procesu zatrudniania.

DocSend pozwala Brittney zapewnić bezpieczeństwo i sprawować kontrolę nad tym, kto ma dostęp do informacji firmowych. „Uwielbiam powiadomienia e-mail, które otrzymuję. Mogę sprawdzić, czy kandydaci, którzy przeglądają dokumenty, są również zarejestrowani w naszym systemie śledzenia kandydatów” – opowiada. Jeśli Brittney musi zaktualizować dokument po wysłaniu, może z łatwością wprowadzić poprawkę, a wersja pliku zmieni się automatycznie. Dzięki temu Brittney wie, że kandydaci zawsze dysponują najbardziej aktualną wersją materiałów rekrutacyjnych.

Kontakt z zainteresowanymi kandydatami we właściwym czasie

Wraz z rozwojem pracy zdalnej i większą elastycznością opcji dla osób poszukujących zatrudnienia rynek pracy odnotowuje niespotykany dotąd wzrost liczby składanych wniosków. Dla rekruterów możliwość nawiązania kontaktu z zainteresowanymi kandydatami we właściwym czasie jest bezcenna. Przed wprowadzeniem DocSend Brittney miała trudności z określeniem, którzy kandydaci są naprawdę zainteresowani. Korzystając z analityki DocSend, Brittney otrzymuje analizę strona po stronie oraz powiadomienia, gdy ktoś przegląda udostępniony przez nią dokument. Brittney może wykorzystać te informacje, aby w odpowiednim momencie podjąć dalsze działania. Im szybciej Brittney skontaktuje się z kandydatem, gdy ten najbardziej rozważa ofertę pracy w firmie Bond, tym bardziej prawdopodobne jest, że otrzyma pozytywną odpowiedź.

Zwiększenie zaangażowania kandydatów o 25% i utrzymanie uczciwego procesu rekrutacji

Gdy kandydat ukończy początkowy ekran rekrutacyjny, w przypadku niektórych stanowisk na ogół przechodzi do zadania domowego. Wcześniej Brittney udostępniała zadanie kandydatom jako dokument Google. Jednak zdała sobie sprawę, że „nie jest w stanie śledzić, kto przeczytał ten dokument, a kto nie”. Bez możliwości śledzenia zaangażowania kandydatów w rozwiązanie zadania, Brittney miała trudności z określeniem, z którymi kandydatami powinna się skontaktować najpierw.

Teraz dzięki DocSend Brittney może sprawdzić, czy ktoś ostatnio poświęcił czas na przejrzenie zadania. Jeśli dana osoba nie wyświetliła zadania domowego, Brittney może się z nią skontaktować, aby potwierdzić zainteresowanie stanowiskiem. „DocSend pomógł nam zwiększyć liczbę osób odpowiadających na nasze zadania o 25%, ponieważ umożliwił mi działanie we właściwym momencie”.

Dodatkowy poziom ochrony w DocSend uniemożliwia kandydatom udostępnianie zadań innym osobom zainteresowanym danym stanowiskiem. Brittney może ustawić daty wygaśnięcia łączy, a także wyłączyć możliwość pobierania zadania. Zapobiegając wysyłaniu dokumentów do innych osób, Brittney jest w stanie zapewnić uczciwy proces rekrutacji wszystkim potencjalnym kandydatom.

Analizy pomagające w prowadzeniu rozmów z kandydatami

Rekruterowi lub menedżerowi, który prowadzi rekrutację, trudno jest ocenić, jak dobrze kandydat zna firmę, lub jakie pytania może zadać podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Tak jak kandydat chce zrobić pozytywne pierwsze wrażenie, tak pracodawcy chcą pokazać się z jak najlepszej strony, aby pozyskać największe talenty.

Brittney i menedżerowie ds. rekrutacji w firmie Bond mogą przystąpić do każdej rozmowy kwalifikacyjnej przygotowani, wiedząc, jakie aspekty działalności firmy mogą zainteresować kandydatów i jakich pytań można się spodziewać. Na przykład przed rozmową kwalifikacyjną Brittney może sprawdzić, że kandydat spędził dłuższy czas nad slajdem dotyczącym kultury, więc wie, że warto podkreślić te elementy podczas rozmowy. „Możliwość sprawdzenia, czym kandydat jest najbardziej zainteresowany, jest bardzo ważna. Jestem w stanie poinformować innych rekruterów, na jakie obszary powinni zwracać uwagę lub o co mogą pytać kandydaci” – mówi Brittney.

Na stale zmieniającym się rynku pracy trudno jest określić preferencje kandydata, zwłaszcza gdy może rozważać także inne oferty. Wiedza na temat tego, czy najlepszy kandydat skłania się ku zaakceptowaniu oferty, pozwala rekruterom określić, na co mają poświęcić czas. Za pomocą DocSend Brittney jest w stanie ocenić zainteresowanie kandydatów późniejszymi etapami procesu rekrutacji. „Uwielbiam to, że mogę przekazać menedżerom ds. rekrutacji dobre wieści, gdy najlepszy kandydat, który ma wiele ofert, ponownie przegląda nasze materiały. Oznacza to, że wciąż o nas myśli i teraz może być dobry moment, aby zadzwonić i zapytać, czy ma jakieś pytania”. Brittney używa DocSend jako wczesnego wskaźnika dla menedżerów ds. rekrutacji, określającego, czy kandydat jest skłonny podpisać list ofertowy.

Dropbox pozwala bezpiecznie przechowywać dokumenty pracowników po przyjęciu do pracy

Kiedy nowe osoby rozpoczynają pracę w firmie, zespół kadrowy przeprowadza ich przez proces przeglądania i podpisywania wielu niezbędnych dokumentów. To ważne, aby menedżerowie ds. kadrowych mogli polegać na bezpiecznej platformie w chmurze do zarządzania plikami i dokumentami wdrożeniowymi.

Gdy do firmy Bond dołącza nowy pracownik, dział kadr zbiera wszystkie nowe dokumenty związane z wdrożeniem, używając Dropbox. „Korzystamy z Dropbox do zarządzania dokumentami pracowników: listami ofertowymi, podpisanymi umowami i w zasadzie wszystkim, co musi podpisać nowy pracownik przyjmowany do firmy”. Bond polega na bezpiecznej synchronizacji i przechowywaniu plików w chmurze Dropbox, aby bezpiecznie przechowywać wszystkie wewnętrzne dokumenty, dzięki czemu organizacja może koncentrować się na realizacji ważniejszych celów. „Naprawdę podoba nam się sposób, w jaki Dropbox organizuje wszystkie pliki i jak łatwo można uporządkować foldery. Nasz zespół prawny korzysta z Dropbox, aby mieć pewność, że tylko właściwe osoby mają dostęp do wewnętrznych dokumentów dzięki ochronie hasłem”. Dla rozwijającej się firmy, takiej jak Bond, bezpieczeństwo i prostota mają kluczowe znaczenie przy udostępnianiu plików z dowolnego miejsca.

Podczas gdy rekruterzy Bond korzystają z DocSend, aby bezpiecznie udostępniać kandydatom poufne dokumenty, zespół kadrowy bezpiecznie przechowuje podpisane umowy pracowników w Dropbox. Oba te produkty ułatwiają pracę zespołowi ds. zasobów ludzkich w firmie Bond, która stale się rozwija i rozrasta.