Jak firma Cully Automation usprawniła proces zarządzania umowami dzięki Dropbox
Praca zdalna bardzo obciążała ręczne procesy zarządzania dokumentami w pewnej firmie inżynieryjnej. Jednak dzięki Dropbox i Dropbox Sign firma Cully Automation poczyniła ogromne postępy.
„Wdrożenie usług Dropbox i Dropbox Sign było kluczem do rozwoju i sukcesu naszej firmy. Bez nich nie bylibyśmy tak wydajni i produktywni”.
Wyzwanie
Cully Automation to irlandzka firma inżynieryjna, która oferuje wszystko – od projektowania i instalacji po automatyzację procesów na dużą skalę. Specjalizuje się ona w planowaniu, budowie, automatyzacji i konserwacji krytycznej infrastruktury wodnej w Irlandii.
Firma Cully Automation przez kilka lat korzystała z usług Dropbox, aby zarządzać współpracą między zespołami pracującymi w terenie i w biurze. Jednak gdy rozpoczęła się pandemia COVID-19, zespół potrzebował rozwiązania, które mogłoby rozszerzyć możliwości współpracy w czasie rzeczywistym o podpisywanie umów. Pomimo tego, że praca odbywała się zdalnie, firma Cully Automation nadal korzystała z wiadomości e-mail i listów, aby wysyłać umowy i dokumenty do podpisu. Było to kosztowne, marnowało cenny czas pracowników i utrudniało zabezpieczanie procesu podpisywania.
Rozwiązanie musiało również uwzględniać zespoły pracujące w terenie na obszarach, gdzie przepustowość sieci jest niska. Takie zespoły dokonywałyby aktualizacji w trybie offline, aby zsynchronizować je później, po przywróceniu połączenia.
„Dzięki współpracy Dropbox i Sign w celu stworzenia pierwszego na świecie osadzonego rozwiązania do elektronicznego podpisywania i przechowywania dokumentów, decyzja o wdrożeniu Sign była prosta”.
Rozwiązanie
Biorąc pod uwagę, że każdy gość i pracownik musiał wypełnić ankietę dotyczącą powrotu do pracy i oficjalnie zadeklarować, że nie ma objawów choroby COVID-19 przed wejściem na teren obiektów, odwieczna metoda drukowania, podpisywania i zbierania papierowych formularzy szybko stała się czasochłonna i kosztowna. W połączeniu z koniecznością regularnego podpisywania i aktualizowania ważnej dokumentacji BHP, ocen ryzyka i raportów dotyczących urazów oznaczało to, że firma miała do czynienia z masą dokumentacji i niepotrzebnymi opóźnieniami administracyjnymi.
Chcąc umożliwić pracownikom, gościom i wykonawcom zdalne podpisywanie dokumentów i deklaracji, firma Cully Automation postanowiła skorzystać z rozwiązań Sign i Dropbox. Umożliwiło to firmie tworzenie, podpisywanie i bezpieczne przechowywanie prawnie wiążącej dokumentacji dla każdej lokalizacji i każdego biura, oraz wprowadzanie jej w czasie rzeczywistym. Co więcej, konfiguracja była szybka i prosta, co oznacza, że zespół zaczął korzystać z nowej technologii w ciągu zaledwie kilku dni.
Wyniki
Biorąc pod uwagę wysoki poziom wdrożenia oraz wzrost szybkości i dokładności procesu składania deklaracji COVID-19, zespoły ds. finansów, kadr i umów w firmie Cully Automation zdecydowały się na przyjęcie podobnego przepływu pracy. Teraz wszystko, od fakturowania, przez rekrutację, po zawieranie umów, jest zarządzane za pośrednictwem Dropbox i Sign.
Dzięki tym narzędziom w firmie Cully Automation powstała ujednolicona przestrzeń dla wszystkich działów do wydajnego zarządzania dokumentami. Od rozpoczęcia projektu do wdrożenia, Dropbox i Sign zapewniają bezpieczne przechowywanie dokumentów w łatwo dostępnej lokalizacji, co pozwala na lepszą współpracę i aktualizacje w czasie rzeczywistym.
„Nie wyobrażam sobie życia bez Dropbox i Sign – te rozwiązania mają kluczowe znaczenie dla wszystkiego, co robimy. Są one wpisane w cały nasz cykl biznesowy, od wstępnej kwalifikacji, przez przetarg, aż po obsługę posprzedażną”.
David CullyDyrektor zarządzający, Cully Automation Ltd