Jak Darakwon przyspieszył publikację, obniżył koszty i zyskał kontrolę

Tło

Darakwon publikuje materiały do nauki języków obcych dla studentów na całym świecie. Siedziba firmy mieści się w Korei Południowej, a firma współpracuje z 86 partnerami w 27 krajach. Od wczesnych wersji roboczych po pliki finalne do druku, treść nieustannie się przemieszcza – przekraczając granice, zespoły i strefy czasowe.

Wyzwanie: powolne dostarczanie plików i duże obciążenie IT

Przez lata Darakwon udostępniał pliki w tradycyjny sposób — nagrywał je na nośniki USB, dyski twarde, a nawet płyty Blu-ray, a następnie wysyłał je za granicę. Każdy przelew może trwać około miesiąca, czasami dwóch. Nie zawsze się to sprawdzało: urządzenia ulegały uszkodzeniu, pobieranie kończyło się niepowodzeniem, a pliki znikały.

Darakwon przechowywał pliki na serwerach lokalnych, ale zarządzanie systemem było trudne:

• Sprzęt wymagał ciągłych udoskonaleń.
• Awarie były częste i często spowalniały pracę.
• Koszty utrzymania stale rosły.
• Tworzenie kopii zapasowych było skomplikowane i nie zawsze dawało poczucie bezpieczeństwa.

Niektóre zespoły próbowały korzystać z własnych narzędzi chmurowych, ale to tylko stworzyło nowe problemy — rozproszone dane, zagrożenia bezpieczeństwa i brak jasnego sposobu zarządzania tym wszystkim. Darakwon potrzebował jednej platformy, która mogłaby to wszystko połączyć.

Rozwiązanie: jedno miejsce do przechowywania, wysyłania i zarządzania plikami

Darakwon wybrał Dropbox ze względu na prostotę, niezawodność i wsparcie. W tamtym czasie wyróżniała się obsługa lokalnego języka koreańskiego, dobre wyniki na całym świecie i ogólnie lepsza wartość niż na innych platformach.

Teraz cała zawartość Darakwon znajduje się w jednym miejscu. Cały zespół ma łatwy dostęp do plików, ale szczegółowa kontrola uprawnień gwarantuje, że każda osoba widzi tylko to, czego potrzebuje. Zespół korzysta z Dropbox Transfer do przesyłania obszernych zasobów — np. projektów książek, plików audio i prac projektowych — partnerom w Korei Południowej i na całym świecie.

W przypadku projektów e-learningowych czasami korzystają z Dropbox Replay, aby dodawać komentarze dotyczące poszczególnych klatek plików wideo i audio. Ułatwia to edycję, gdy zachodzi potrzeba zdalnego przeglądu.

Korzystają również z Dropbox Sign, aby cyfrowo zawierać umowy — bez wychodzenia z Dropbox.

Wyniki: szybsza dostawa, niższe koszty, większa pewność

Teraz Darakwon udostępnia pliki w ciągu kilku sekund — bez awarii i opóźnień.

Dzięki szybszemu udostępnianiu i mniejszej liczbie wąskich gardeł projekty przechodzą teraz szybciej od wersji roboczej do dostarczenia. „Od czasu przejścia z poprzedniego systemu ogólna wydajność pracy wzrosła o 5–10%” – dodaje Shin Kyung-chul, dyrektor generalny Darakwon.

Dropbox pomógł również obniżyć koszty na całej linii:

• Koszty wysyłki spadły z około 30 000 dolarów w 2021 r. do około 15 000 dolarów w 2024 r., a większość plików jest teraz wysyłana cyfrowo.
• Zespół poświęca mniej czasu na drukowanie, pakowanie i wysyłanie materiałów.
• Rezygnacja z lokalnego systemu pozwoliła im zaoszczędzić na kosztach sprzętu i około 7500 dolarów rocznie na zatrudnieniu personelu IT.

Nowe rozwiązanie przyniosło spokój ducha. „Kontrola wersji Dropboxa była dla nas wybawieniem” – mówi Shin. „Niejednokrotnie uratowała nas, gdy pliki zostały utracone lub uszkodzone”. Firma ma również większe bezpieczeństwo i kontrolę nad własnością intelektualną.

Wreszcie, konsola administracyjna pomaga zespołowi szybko przyjmować i zwalniać pracowników, a szczegółowe dzienniki aktywności pokazują dokładnie, kto uzyskał dostęp do pliku, edytował go lub usunął. Alerty systemowe — takie jak powiadomienia o przesyłaniu dużych plików — pomagają zespołowi IT wykrywać nietypowe działania i szybko na nie reagować.

Dzięki mniejszej liczbie opóźnień i prostszym procesom pracy Darakwon może teraz rozwijać swoje globalne działania wydawnicze z większą pewnością i łatwością.