Tło

Od ponad 100 lat Motion Picture & Television Fund (MPTF) zapewnia pomoc finansową, opiekę zdrowotną i mieszkania pracownikom przemysłu rozrywkowego. Niezależnie od tego, czy chodzi o wspieranie aktorów pomiędzy projektami, pomoc ekipom pracującym za kulisami w pokryciu wydatków, czy organizację corocznej telewizyjnej zbiórki pieniędzy, misja MPTF jest jasna: dostrzegać potrzeby i je zaspokajać.

Wyzwanie: chaotyczne i zawodne udostępnianie plików

Ale realizowanie tej misji wymaga szybkich działań. Mały, ale prężnie działający zespół marketingowy MPTF zajmuje się wszystkim: od akcji zbierania funduszy po zbieranie filmów od sławnych osób wspierających nasze działania. MPTF nieustannie udostępnia pliki – od materiałów filmowych z wydarzeń po grafiki do mediów społecznościowych – wewnętrznie, dostawcom i ważnym osobom wspierającym. Ale ich stary system nie był odpowiednio dostosowany do sposobu, w jaki pracowali. 

• Linki do plików często nie działały, co utrudniało partnerom dostęp do treści.
• Gromadzenie materiałów przebiegało chaotycznie, a uczestnicy wykorzystywali różne metody przesyłania plików.
• Proces zatwierdzania przeciągał się,co spowalniało kampanie i produkcję wydarzeń na żywo.

Kiedy nadeszła pora na największą imprezę charytatywną – coroczny telethon – kwestie te stały się jeszcze bardziej palące. MPTF potrzebowało rozwiązania umożliwiającego szybkie gromadzenie, udostępnianie i przeglądanie materiałów od różnych współpracowników, od redaktorów po gwiazdy.

Rozwiązanie: bezproblemowe gromadzenie, wysyłanie i przeglądanie plików

Aby uprościć udostępnianie plików i zwiększyć wydajność pracy, MPTF przeszło na Dropbox. „Zespół Dropbox był niesamowicie pomocny i chętny do zaspokojenia naszych potrzeb” – opowiada Clymer. „Wprowadzili różne rozwiązania, dali nam wcześniejszy dostęp do niektórych funkcji i upewnili się, że mamy wszystko, czego potrzebujemy. Czuliśmy się zaopiekowani”.

Niektórzy pracownicy byli również podekscytowani przejściem na Dropbox, mając już doświadczenie w łatwości korzystania z tej usługi. LaRosa dodaje: „Wiedziałam, jak sprawnie działa Dropbox, bo gdy wszystko jest online, można szybko i w każdej chwili uzyskać do tego dostęp, nawet jeśli nie otwierało się danego pliku przez ponad dwa lata”.

MPTF szybko wdrożyło nowy proces gromadzenia zasobów. Teraz pracownicy po prostu udostępniają łącze publiczne, dzięki czemu współpracownicy mogą przesyłać pliki bezpośrednio do odpowiednich folderów – nawet jeśli nie mają konta Dropbox.

LaRosa może teraz łatwiej współpracować przy projektach takich jak biuletyn MPTF. Wcześniej zarządzała opiniami na temat newslettera za pośrednictwem dokumentów i wiadomości e-mail, w których ewentualne zmiany mogły łatwo zostać utracone. Teraz śledzi edycje i komentarze bezpośrednio w Dropbox Paper, oznaczając redaktorów, aby mogli wprowadzić zmiany, i łącząc ich z odpowiednimi zasobami, a wszystko to przechowywane i uporządkowane w Dropbox.

Zespół MPTF korzysta również z Dropbox Replay w celu przeglądania nagrań.

Wcześniej Clymer oglądał filmy online, robił notatki i kody czasowe w dokumencie, a następnie wysyłał je e-mailem do redaktora. Nie mając dokładnych znaczników, redaktor musiał opierać się na domysłach. Dzięki Replay Clymer może po prostu kliknąć link, obejrzeć film i zostawić komentarze dotyczące poszczególnych klatek. „Czujemy się, jakbyśmy znów byli razem w studiu montażowym, nawet gdy pracujemy zdalnie” – dodaje Clymer.

Wyniki: prostsza i szybsza współpraca

Dropbox nie tylko usprawnił przepływ pracy w MPTF, ale także pozwolił organizacji skupić się na swojej misji.

• O 20% szybsze zatwierdzanie treści
• Więcej zasobów od celebrytów, którzy Cię wspierają, dzięki łatwemu przesyłaniu
• Płynniejsza produkcja wydarzeń dzięki natychmiastowemu dostępowi do kluczowych plików

Podczas ostatniego telethonu, pewna gwiazda wysłała nam nagranie wideo na chwilę przed rozpoczęciem emisji. Dzięki Dropboxowi zespół pobrał plik natychmiast, bezproblemowo integrując go z programem.

A jeśli chodzi o Instant Film Festival organizowany przez MPTF, Dropbox zadbał o to, aby zespoły mogły współpracować bez zakłóceń — utrzymując zasoby w porządku i umożliwiając realizację projektów w tempie produkcji.

Dla Clymera prawdziwym sukcesem jest to, że Dropbox ułatwia życie wszystkim — od zespołu MPTF po gwiazdy i partnerów, którzy ich wspierają. „Gwiazdy są ciągle proszone o przysługi, więc trzeba im jak najbardziej ułatwić powiedzenie „tak”. W Dropboxie mówimy po prostu: „Nagraj to telefonem, kliknij ten link,prześlij”. I to wszystko” – dodaje Clymer.

Dla Clymera największą korzyścią jest to, jak łatwo firma i współpracownicy mogą wysyłać i odbierać zasoby za pomocą linków. „Mam wiele współczucia dla ludzi, którzy chcą po prostu otworzyć plik, bez konieczności przechodzenia przez wiele kroków. Mówili: „Nie rozumiem”. Chcę tylko na to spojrzeć. Czemu to nie jest proste? Dzięki Dropboxowi w końcu jest” – mówi.