Tło

W rozwijającej się agencji największym spowolnieniem nie zawsze jest sama praca. Chodzi o te momenty pomiędzy: link wrzucony na niewłaściwy czat, talię, której nikt nie może znaleźć i pytanie, na które odpowiedź uzyskano już pięć razy w tym tygodniu. Kiedy wszystko dzieje się szybko, te drobne opóźnienia kumulują się i po cichu Cię spowalniają.

W takim świecie działają Kaitlyn Miner, liderka ds. ludzi i kultury, oraz Kim Siercks, analityczka ds. udoskonalania procesów w Pathfinders Advertising. Agencja zatrudnia 50 osób i specjalizuje się w strategiach marek, projektach kreatywnych, mediach i realizacji działań cyfrowych dla klientów z rynku regionalnego i krajowego.

Miner odpowiada za dział kadr i kultury organizacyjnej agencji, gdzie przejrzystość i spójność bezpośrednio wpływają na doświadczenia pracowników w miarę rozwoju firmy. Siercks zajmuje się stroną operacyjną, interweniując w celu zidentyfikowania wąskich gardeł i pomagając w wznowieniu pracy, gdy projekty utkną w martwym punkcie.

Wspólnie mieli jasny obraz tego, gdzie agencja działała (a gdzie nie).

Wyzwanie: szybki wzrost, utrata poczucia tego, co ważne

Począwszy od przyjmowania nowych pracowników, aż po dostarczanie usług klientom, problem był ten sam. Zespoły spędzały zbyt dużo czasu na zbieraniu informacji.

Miner usłyszał tę opinię bezpośrednio. „Cały czas zadawano mi pytania. I wielu pracowników zadawałoby te same pytania”.

Członkowie Pathfinderów od lat korzystali z Dropboxa, aby zachować porządek w swoich plikach i mieć do nich łatwy dostęp. Od materiałów kreatywnych po pakiety powitalne, wszystko miało swoje miejsce. Jednak wraz z rozwojem agencji, Dropbox nie był jedynym miejscem, w którym można było pracować. Rozmowy odbywały się na platformie Teams. Opinie przesyłano pocztą elektroniczną. Do pokładów przymocowano notatki. I nikt nie mógł znaleźć tego, czego potrzebował, kiedy tego potrzebował.

Informacji nie brakowało. Było rozdrobnione.

Rozwiązanie: jedno miejsce do szybkiego wyszukiwania i zrozumienia

Kadra zarządzająca zaczęła szukać sposobów na ułatwienie wyszukiwania informacji w firmie bez konieczności zmiany sposobu jej funkcjonowania. Gdy dowiedzieli się o Dropbox Dash, dostrzegli rozwiązanie. Dash będzie współpracować z narzędziami, z których zespoły już korzystają, gromadząc treści, rozmowy i kontekst w jednym, możliwym do przeszukiwania miejscu.

„Już teraz korzystamy z Dropboxa do przechowywania wszystkiego, co robimy. „Dash [pomaga nam] znaleźć wszystkie potrzebne nam dane wyjściowe” – mówi Siercks.

Łącząc narzędzia takie jak Dropbox, Microsoft Teams i inne aplikacje służbowe, Dash tworzy scentralizowaną, wspomaganą sztuczną inteligencją funkcję wyszukiwania w całym ekosystemie Pathfinders. Zamiast zapamiętywać, gdzie coś się znajduje, pracownicy mogą wyszukać je raz i otrzymać wyniki ze wszystkich plików, wątków i dokumentów. A każde żądanie jest świadome uprawnień, więc widzą tylko te informacje, do których mają dostęp.

Dla Minera oznacza to mniej powtarzających się żądań. „[Teraz] pytam: 'Czy już to zrobiłeś?'” – mówi. „Pomaga to ludziom samodzielnie szukać [odpowiedzi], a jednocześnie sprawia, że ​​pracownicy czują się wspierani”.

Dash podsumowuje także dokumenty i szybko wyświetla najważniejsze szczegóły, pomagając zespołom zorientować się w nich bez konieczności otwierania i skanowania wielu plików. Zamiast przeszukiwać wątki i foldery, w ciągu kilku sekund znajdują potrzebną treść.

Wyniki: odzyskano 750 godzin — i każdy może znaleźć to, czego potrzebuje

Siercks dostrzegł wartość Dash podczas sesji „zanurzenia” nowego klienta. „Zwykle zajęłoby nam około tygodnia, aby przekształcić ten dzień w coś, co będzie gotowe do pobrania przez zespół” – mówi. Razem z Dashem zespół zebrał najważniejsze wnioski w ciągu godzinnego spotkania i rozpoczął realizację planu następnego dnia.

Miner zaobserwował podobne korzyści w zarządzaniu wydajnością. Ucząc pracowników, jak przeprowadzać ocenę efektywności pracy (PMR), wykorzystała funkcję czatu w aplikacji Dash, aby pomóc im pisać oceny własnym głosem. „W ciągu sześciomiesięcznego cyklu [zespół] może zapisać rozmowę i dodawać zwycięstwa w miarę ich pojawiania się” – mówi Miner. „Na koniec otrzymasz w pełni zintegrowany system PMR gotowy do wdrożenia”.

W obu przypadkach Dash pozwolił poświęcić mniej czasu na przetwarzanie kontekstu i więcej czasu na jego stosowanie.

Miner obliczył wpływ na całą firmę. Przedstawiciele branży kreatywnej twierdzą, że oszczędzają od pięciu do sześciu godzin tygodniowo. Liderzy operacyjni zyskują więcej czasu na szybsze rozwiązywanie problemów. Dział HR otrzymuje mniej powtarzających się pytań, nie rezygnując przy tym ze wsparcia. „Dzięki Dash zaoszczędziłam prawdopodobnie od dwóch do trzech godzin tygodniowo” – mówi. „Jeśli wykonasz obliczenia, wyjdzie 750 godzin rocznie na osobę”.

A gdy zespoły przestaną szukać powiązań i odpowiedzi, będą mogły poświęcić ten czas na to, co Pathfinders nazywa „pracą inwestycyjną”: uczenie się, doskonalenie procesów i wzmacnianie kultury.

„Dash daje nam więcej czasu, który możemy spędzić razem” – mówi Siercks – „oraz inwestować w firmę i w siebie”.