Space Machines Company obniża koszty ogólne związane z pracą o znaczeniu krytycznym

Tło

Podobnie jak samochody, satelity również muszą być konserwowane, aby mogły pozostawać w przestrzeni kosmicznej. W kosmosie satelity te mogą być serwisowane przez Space Machines Company. Firma ta, założona w Australii w 2019 roku, buduje flotę pojazdów serwisowych, które mogą naprawiać satelity krążące na orbicie. Jej motto? Uczynienie podboju kosmosu bardziej zrównoważonym poprzez wydłużenie żywotności naszej kosmicznej infrastruktury.

Wyzwanie: proste i bezpieczne miejsce do przechowywania danych

W Space Machines Company dane i zawartość wymieniane są między trzema biurami w dwóch krajach. Firma współpracuje też z globalną siecią partnerów. W przeszłości zmagała się z bałaganem związanym z folderami udostępnionymi, zduplikowanymi plikami i niejasną kontrolą dostępu. Potrzebowała scentralizowanego rozwiązania umożliwiającego łatwą współpracę.

Jednymi z najważniejszych kwestii były bezpieczeństwo i integralność danych. Kluczowe znaczenie miało hostowanie danych w australijskich centrach danych wymuszane przez lokalne przepisy. „Pracujemy z klientami wrażliwymi. Dlatego bezpieczeństwo i integralność danych są kluczowe” – mówi Sharmila Fernando, dyrektor ds. marketingu w Space Machines Company.

Firma Space Machines Company potrzebowała również przyjaznego dla użytkownika rozwiązania, które oferowałoby wysoką dostępność, dużą szybkość przesyłania i możliwość centralnego kontrolowania hierarchii plików. „Nasi inżynierowie pracują na dużych plikach projektowych i udostępniają je biurom globalnym w Indiach i Australii. Aby system działał sprawnie, ważna jest możliwość jak najszybszego uzyskiwania do nich dostępu” – dodaje Fernando. 

Zespół ds. operacji biznesowych w Space Machines Company poszukiwał natomiast rozwiązania z wbudowaną obsługą podpisów. „Wcześniej pliki PDF do podpisywania były przesyłane pocztą e-mail. Często wracały w złym formacie, a powtarzanie całego procesu było bardzo uciążliwe” – mówi Ben Spoor, szef personelu i kierownik ds. operacji biznesowych w Space Machines Company. „Gdy szukaliśmy rozwiązania, tylko Dropbox spełniał wszystkie nasze wymagania”.

Rozwiązanie: przejrzysta hierarchia plików i wcześniej ustalone prawa dostępu

Pierwszym zadaniem było opracowanie przejrzystej architektury plików i kontroli dostępu. Następnie nadszedł czas na migrację danych z poprzedniego rozwiązania. „Konsola administratora Dropbox jest bardzo łatwa w obsłudze, więc migracja przebiegła bezproblemowo” – wspomina Spoor. „Zespół Dropbox upewnił się, że nasze dane dotarły bezpiecznie, z nienaruszoną strukturą plików i prawami dostępu”.

Następnie zespół zaczął używać Dropbox Sign do przygotowywania dokumentów. Dokument klika się prawym przyciskiem myszki, umieszcza go w przepływie pracy podpisywania, ustala kolejność składania podpisów i wysyła. Zespół otrzymuje powiadomienia o podpisaniu dokumentu przez kolejne osoby, a gotowa wersja jest zapisywana w oryginalnym folderze Dropbox. „Potrzebujemy takich narzędzi, aby zoptymalizować poświęcany czas i nakład pracy, co w przypadku startupu jest ważne do osiągnięcia sukcesu” – mówi Fernando.

Na koniec zespół zintegrował Dropbox z Microsoft Word i Google Suite. W ten sposób pracownicy mogą tworzyć dokumenty Microsoft lub Google w Dropbox lub przechowywać linki do elementów zewnętrznych w wewnętrznym systemie plików. „Dropbox oferuje milion innych integracji, ale dla nas najważniejsze jest połączenie narzędzia do magazynowania danych z narzędziami biurowymi” – dodaje Spoor.

Efekty: oszczędność czasu i łatwa konserwacja oraz bezpieczeństwo danych

Dzięki przejrzystej i łatwej w obsłudze strukturze plików pracownicy rzadziej pytają, gdzie znaleźć lub zapisać informacje. Podczas gdy jedni pracownicy porządkują swoje zasoby w folderach, inni wolą używać funkcji wyszukiwania w Dropbox do lokalizowania elementów.

Mając odpowiednie prawa dostępu, każdy może łatwo wykonywać swoją pracę. Nowo zatrudniony członek zespołu zostaje przypisany do wcześniej utworzonej grupy i otrzymuje wszystkie niezbędne prawa dostępu, co sprawia, że wdrożenie go do pracy jest niezwykle proste.

W rezultacie firma Space Machines Company obserwuje większą oszczędność czasu i zwiększoną produktywność.

Jej nowe, bardziej produktywne środowisko jest również łatwiejsze w utrzymaniu. „Dla startupu, który zawsze martwi się o wynik finansowy, Dropbox to strzał w dziesiątkę. Nie mamy środków pozwalających na zatrudnienie dużej liczby osób do obsługi rozwiązania do zarządzania dokumentacją. W tym przypadku jedna osoba jest w stanie skonfigurować całość i upewnić się, że wszystko działa sprawnie, dzięki czemu oszczędzamy na kosztach ogólnych” – dodaje Fernando. Oznacza to, że firma nie musi inwestować w sesje szkoleniowe – kilka stron Wiki to dość, aby wdrożyć cały zespół.

Kolejną dużą zaletą jest przejrzysta ścieżka kontrolna dla każdego dokumentu. Ten dziennik jest szczególnie ważny, gdy w udostępnionych folderach współpracuje kilku zewnętrznych interesariuszy. Automatyczne alerty sygnalizują również, gdy ktoś przypadkowo przeniesie dane, co zapewnia ich integralność. „Dropbox daje mi centralny nadzór przy minimalnym wysiłku” – dodaje Spoor.

Partnerzy firmy Space Machines Company, w szczególności agencje rządowe, również muszą mieć pewność, że ich dane są bezpieczne. To właśnie tutaj rezydencja danych odgrywa kluczową rolę. Przestrzegając australijskich przepisów, firma obniża ryzyko nieautoryzowanego dostępu. „W przypadku tak wrażliwych projektów niektórzy klienci wolą pracować w Dropbox ze względu na jego bezpieczeństwo i rezydencję danych” – mówi Fernando.

Dropbox został już wystawiony na próbę podczas startu orbitalnego pojazdu serwisowego Optimus. Firma Space Machines Company używała Dropbox do udostępniania plików i konfigurowania uprawnień dla różnych interesariuszy. Kolejnym krokiem jest misja Space MAITRI. Firma będzie współpracować z indyjską agencją kosmiczną w celu wystrzelenia kolejnego pojazdu na indyjskiej rakiecie, co będzie wiązało się z wieloma testami przed zatwierdzeniem statku kosmicznego. Kluczowe znaczenie będzie miało sprawne zarządzanie i wymiana danych testowych pomiędzy zespołami w Australii i w Indiach. „Współpraca z Dropbox układała się pomyślnie, więc jestem pewien, że wszystko pójdzie gładko. Nie martwię się” – dodaje Spoor.

Setki nowych satelitów w kosmosie powodują, że obiekty będą się ze sobą zderzać, a liczba kosmicznych śmieci będzie rosnąć. Firma Space Machines Company dokłada wszelkich starań, aby podbój kosmosu przebiegał w sposób zrównoważony. Dzięki bezpiecznemu i intuicyjnemu rozwiązaniu do przechowywania danych firma jest gotowa na rozwój i stawienie czoła wyzwaniom.