Co to jest DMAIC?
Czasami w świecie biznesu słyszymy żargon, który wchodzi jednym uchem, a wychodzi drugim. Dobrym przykładem jest „DMAIC” (wym. „duh-may-ik”). Zwłaszcza ze względu na potencjał DMAIC w zakresie poprawy efektywności Twojej pracy.
Krótko mówiąc, „DMAIC” to podejście do rozwiązywania problemów oparte na danych, obejmujące stopniowe udoskonalanie i optymalizację produktów, projektów i procesów.
Co oznacza DMAIC?
Mówiąc najprościej, akronim ten oznacza „Definiuj, Mierz, Analizuj, Ulepszaj i Kontroluj”.
Koncepcję DMAIC opracował inżynier Motoroli Bill Smith w latach 80. ubiegłego wieku w ramach metodyki Six Sigma, która pozwala maksymalnie zwiększyć wydajność operacji na podstawie pomiarów i analiz. Jaki cel ma ta koncepcja? Usprawnienie procesów.
Jakie są poszczególne fazy procesu DMAIC?
Smith opracował metodę DMAIC składającą się z pięciu powiązanych ze sobą kroków lub „faz”, które mają kumulatywny efekt: opieraj się na informacjach i danych wygenerowanych na poprzednich etapach i powtarzaj swoje odkrycia.
Definiuj
Faza „Definiowania” DMAIC ustala, na czym polega problem i co jest potrzebne do jego rozwiązania. Może to brzmieć oczywisto, ale ta część procesu — określenie problemu, celu i zakresu niezbędnego do jego osiągnięcia — jest kluczowa.
Definiując je, dowiesz się, które elementy są krytyczne dla jakości, czyli „CTQ”. Liderzy zespołów i kierownicy projektów zwykle opracowują diagram SIPOC (SIPOC to skrót od „Dostawcy; Nakłady; Proces; Wyniki; Klienci”) na potrzeby dokumentu karty zespołu lub projektu.
Mierzyć
Rozumiesz problem? Świetnie! Naszkicujmy, w jaki sposób będziesz mierzyć i obserwować zmiany, jakie wprowadzisz. Celem fazy „Pomiaru” DMAIC jest:
- ustal wydajność swojego istniejącego procesu
- określ, które dane będziesz analizować
Na tej podstawie możesz skorzystać z planu gromadzenia danych, aby monitorować skuteczność wprowadzanych zmian i porównywać wyniki na koniec projektu.
Analizować
Teraz powinieneś mieć bazę danych, na podstawie której możesz zacząć podejmować decyzje związane z procesami. Gratulacje! Witamy w fazie analizy procesu DMAIC, w której analizujemy dane.
Ty i Twój zespół opracujecie aktualną mapę procesów, wykorzystując dane, aby zrozumieć, gdzie zaczęły się pojawiać problemy w istniejącym procesie.
Nie ma potrzeby korzystania ze skomplikowanych narzędzi Six Sigma – diagramy Fishbone i wykresy Pareto są w zupełności wystarczające i stanowią powszechnie stosowane metody przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych.
Po określeniu kilku przyczyn należy zaangażować swój zespół, aby zdecydował, na czym powinien się koncentrować proces DMAIC.
Poprawić
Czas zacząć wprowadzać rzeczywiste usprawnienia procesów. W fazie „Ulepszania” metody DMAIC współpracuj ze swoim zespołem, aby znaleźć kreatywne rozwiązania do wdrożenia i pomiaru. Burza mózgów i efektywne spotkania mają kluczowe znaczenie. Gdy już masz jakieś rozwiązania na myśli, musisz je przetestować, upewnić się, że są niezawodne, i wdrożyć. Powszechnie stosowaną metodą są cykle „Plan-Do-Check-Act” (PDCA), a także analiza trybów i skutków awarii (FMEA) służąca przewidywaniu możliwych problemów. Na koniec przygotuj szczegółowy plan wdrożenia, który wskaże sposób rozwiązania bieżących problemów w procesie.
Kontrola
Ostatni krok w DMAIC powinien pomóc Ci zweryfikować i utrzymać sukces Twojego rozwiązania. W fazie kontroli DMAIC Twój zespół tworzy — jak się można było spodziewać — plan kontroli. Pomaga to Twojemu zespołowi na bieżąco oceniać wpływ wprowadzanych zmian w procesach.
Opracuj również plan reagowania na wypadek ponownego spadku wydajności. Możliwość spojrzenia wstecz na to, w jaki sposób wprowadzono ulepszenia i jakie rozwiązania wdrożono, może okazać się nieoceniona. W takich momentach posiadanie odpowiedniej dokumentacji i kontroli wersji w procesie udoskonalania ma kluczowe znaczenie.
Rada dla mądrych: Jeśli słyszałeś już o DMAIC, być może słyszałeś o innym początkowym kroku, znanym jako faza rozpoznania. To drobna różnica semantyczna – te dwa pojęcia są w zasadzie identyczne.
PDCA vs DMAIC vs DMADV: jaka jest różnica?
DMAIC i DMADV to metodologie Six Sigma — podejścia opartego na danych, mającego na celu usprawnianie procesów.
DMADV to skrót od Definiuj, Mierz, Analizuj, Projektuj i Weryfikuj. Podczas gdy DMAIC służy do udoskonalania istniejących procesów, DMADV służy do opracowywania nowych procesów.
Tymczasem PDCA (Planuj, Wykonuj, Sprawdzaj, Działaj) jest bardziej ogólnym podejściem do zarządzania, skoncentrowanym na ciągłym doskonaleniu.
Jakie są zalety i wady podejścia DMAIC?
W przemyśle wdrożenie metodologii Six Sigma i DMAIC pomogło wdrożyć podejście oparte na szczupłej produkcji, którego celem jest wyeliminowanie marnotrawstwa, usterek i nadprodukcji.
Producenci odkryli, że im większa różnica między średnią a dopuszczalną wartością jakości, tym mniejsze prawdopodobieństwo przekroczenia tych wartości. W ten sposób Six Sigma — czyli sześć odchyleń standardowych — stała się złotym standardem w definiowaniu limitów produkcji. Jak? Pomagając ograniczyć liczbę defektów i udoskonalić procesy.
To statystyczne podejście do identyfikowania i rozwiązywania podstawowych przyczyn problemów okazało się kluczowe dla udoskonalenia produkcji w latach 90. i 2000. Inne metodologie, np. Kaizen, również odegrały dużą rolę.
Zalety DMAIC
Niezależnie od tego, czy pracujesz w branży produkcyjnej, czy nie, podstawowa zaleta metodyki DMAIC to fakt, że jest ona niezwykle rygorystyczna. Eksperymentalne rozwiązywanie problemów z nowymi procesami często nie przynosi ostatecznych odpowiedzi na pytanie, co się właściwie zmieniło. Stosując metodykę DMAIC, możesz skuteczniej oceniać i mierzyć postęp na podstawie danych.
Znormalizowana pięcioetapowa metodyka DMAIC pozwala wszystkim być na bieżąco na każdym etapie procesu. Ponieważ wszystkie decyzje i poczynione postępy są dokumentowane, można płynnie przechodzić do kolejnych kroków. Dysponując precyzyjnie opracowanym procesem, możesz ukierunkować pracę zespołów na ich aktualne cele.
Fani metody DMAIC cenią ją za iteracyjny i ciągły charakter: faza kontroli procesu wymaga, aby właściciele procesów stale monitorowali wpływ optymalizacji. Po wdrożeniu planu monitorowania danych nowe dane procesowe stanowią podstawę dla nowej fazy pomiaru. Metodologia DMAIC umożliwia ciągłą identyfikację problemów lub czynników wpływających na procesy biznesowe, a także natychmiastowe rozwiązywanie tych problemów.
Wady DMAIC
Ustrukturalizowana i kompleksowa struktura metody DMAIC stanowi część jej atrakcyjności. Oznacza to jednak, że przestrzeganie tych zasad może być procesem długotrwałym, czasochłonnym i wymagającym dużych zasobów. Nie jest to najlepsze rozwiązanie dla małych zespołów marketingowych realizujących wiele projektów ani dla startupów, które muszą działać szybko, aby wykonać pracę.
To jest część problemu z metodą DMAIC jako taką — nie sprawdza się ona dobrze w sytuacjach wymagających elastyczności i dynamiki. I nie ma takiego zamiaru: DMAIC to sztywny proces, którego celem jest stopniowe udoskonalanie procesów, a nie szybkie dokonywanie przełomów. Może to oznaczać, że innowacja jest tłumiona, ponieważ nie „pasuje” do podejścia przyrostowego.
Ostatnią wadą metody DMAIC jest jej zależność od danych. Aby proces ten zakończył się sukcesem, kluczowe znaczenie ma zbieranie i analiza danych. Nieumyślne zbieranie danych o niskiej jakości może prowadzić do błędnych wniosków i nieskutecznych rozwiązań. Żadna firma nie chce tracić czasu, pieniędzy i znacznego wysiłku na znalezienie nieświadomego rozwiązania.
Kiedy należy korzystać z DMAIC?
Zrozumienie metodyki DMAIC wymaga czasu i zgrania zespołu. Pytanie, które powinien zadawać kierownik, brzmi: „Który proces lub zespół może najbardziej skorzystać z metodyki DMAIC?”.
Należy pamiętać, że niekoniecznie będzie to właściwe rozwiązanie w kontekście danego problemu, branży lub kultury organizacyjnej. Łatwe do zidentyfikowania problemy procesowe, dla których istnieją potencjalne proste rozwiązania poparte przekonującymi danymi, oznaczają, że pełny proces DMAIC może nie być konieczny.
Gdy jednak problem w procesie jest bardziej złożony lub obarczony wysokim ryzykiem, np. gdy nie można sobie pozwolić na spadek wydajności, być może warto jednak wybrać metodykę DMAIC. Nawet jeśli wymaga to budżetu większego, niżby się chciało, właściwie realizowany proces powinien przynieść oczekiwane rezultaty.
Jak wspierać proces DMAIC
Podjęcie się projektu DMAIC po raz pierwszy może być onieśmielające — zwłaszcza jeśli Twoja organizacja zmaga się z poważnymi problemami. Jaki jest klucz do sukcesu? Współpraca i jasna komunikacja. Tu właśnie pojawia się Dropbox.
W jaki sposób Dropbox może wspierać metodologię DMAIC
Zacznij od utworzenia dokumentu Dropbox Paper, w którym będzie można szczegółowo opisać pomysły i wnioski zespołu – wszystko w jednym miejscu.
Zdefiniuj problem, ustal sposób jego pomiaru i poproś każdego członka zespołu o umieszczenie swoich ustaleń w dokumencie, aby wspólnie je przeanalizować. Wspólnie możecie pracować nad tym żywym, dynamicznym dokumentem i wspólnie wymyślać sposoby stopniowego usprawniania procesu rozwiązywania problemów.
Możesz nawet zakończyć projekt, szczegółowo opracowując zbiorczy plan kontroli i plan reagowania na wypadek, gdyby proces w przyszłości znów się załamał.
Dropbox Paper umożliwia zebranie całego projektu DMAIC w jednym wspólnym dokumencie. Ponadto można go udostępnić każdemu, kto tego potrzebuje, w chmurze, dzięki czemu jest on dostępny z dowolnego miejsca.
A co najważniejsze, to dopiero początek możliwości Dropbox, które pomogą Ci współpracować z zespołem, łatwo udostępniać pliki i wykonywać zadania. Poznaj nasze taryfy i dowiedz się więcej.
