Przejdź do głównej zawartości

Wskazówki dotyczące wysyłania kontynuacyjnej wiadomości e-mail po spotkaniu w celu uzyskania najlepszych rezultatów

Czyta się w 6 min

16 marca 2025 r.

Dlaczego ważne jest podejmowanie działań po spotkaniach?

Wiadomości e-mail z przypomnieniem pomogą uczestnikom poznać najważniejsze punkty dyskusji i pomogą upewnić się, że ważne informacje nie zostaną pominięte. Dobrze napisany e-mail z odpowiedzią może wzmocnić relacje, zbudować zaufanie i pozostawić trwałe pozytywne wrażenie.

Kontaktując się z klientami po spotkaniach, pokazujesz, że doceniasz czas i wysiłek, jaki poświęcili na te spotkania. W końcu znaleźli dla ciebie czas w swoim napiętym grafiku, żeby z tobą porozmawiać!

Grupa ludzi w biurze radośnie siedzi przy stole i wspólnie pracuje

Kiedy należy kontynuować komunikację po spotkaniu?

Nie wszystkie spotkania wymagają dalszej komunikacji, ale istnieje kilka sytuacji, w których wysłanie kontynuacyjnych wiadomości e-mail jest szczególnie ważne. Oto one:

  • Po aktualizacji projektu lub spotkaniu kontrolnym z klientem – jako podsumowanie kluczowych punktów dyskusji, przypisanych elementów działań i kolejnych kroków do podjęcia.

  • Po spotkaniu sprzedażowym lub z potencjalnym z klientem, aby podziękować za poświęcony czas, powtórzyć zalety produktu lub usługi oraz odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości.

  • Po wydarzeniu networkingowym lub konferencji, aby pomoc w utrwaleniu nowych kontaktów i otwarciu nowych możliwości współpracy lub partnerstwa.

  • Po rozmowie kwalifikacyjnej – wyrażenie kandydatowi wdzięczności za poświęcony czas i podsumowanie kolejnych kroków lub ścieżki kariery.

  • Kiedy dokumenty muszą zostać udostępnione lub uzupełnione— pomagając w rozwijaniu relacji dzięki przydatnym linkom Dropbox do dokumentów, podsumowaniom spotkań AI i innym zasobom

  • Aby poprosić o opinię na temat produktu – zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy z różnych perspektyw.

  • Zaplanowanie kolejnego spotkania – potwierdzenie dostępności, uzgodnienie harmonogramu i upewnienie się, że wszyscy, którzy muszą w nim uczestniczyć, mogą przygotować się na czas.

Jak napisać e-mail kontynuacyjny po spotkaniu

Skuteczny e-mail z prośbą o kontynuację powinien być jasny, zwięzły i sugerować podjęcie działania. Oto kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić:

1. Podziękuj uczestnikom za poświęcony czas

Okaż im swoją wdzięczność, wyrażając wdzięczność za poświęcony im czas. Pomaga to nadać pozytywny ton pozostałej części wiadomości e-mail i pokazuje, że zdajesz sobie sprawę, że spotkanie mogło odciągnąć ich od innego (być może ważniejszego!) spotkania. zadanie.

2. Podsumuj, co wydarzyło się na spotkaniu

Czasami spotkania mogą być długie i nudne. Często zakładamy, że każdy uczestnik spotkania poświęca mu całą swoją uwagę, ale nie zawsze tak jest.

Dołączenie podsumowania spotkania do e-maila kontynuacyjnego pomaga wszystkim uczestnikom być na bieżąco i gwarantuje, że będą oni zgodni co do kluczowych wniosków. Może on obejmować:

  • Punkty do dyskusji lub notatki ze spotkania

  • Kluczowe decyzje

  • Zadania i działania oraz osoby za nie odpowiedzialne

  • Zasoby lub materiały wykorzystywane jako punkt odniesienia do dyskusji

  • Pytania i odpowiedzi lub wyjaśnienia

  • Wszelkie dodatkowe żądania

  • Linki Dropbox do odpowiednich dokumentów, nagrań ze spotkań lub innych zasobów

3. Określ wezwania do działania lub kolejne kroki

Kolejne kroki pomagają rozliczyć uczestników spotkania – i siebie – z działań, które wspólnie uzgodniliście po spotkaniu.

Spisanie tych informacji sprawi, że każdy będzie mógł je łatwo znaleźć, gdy będzie ich potrzebował. Pozwala to również osobom, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu, mieć pewien nadzór nad tym, co się dalej dzieje w tym projekcie lub koncie.

Następne kroki powinny być tak jasne i wykonalne, jak to tylko możliwe — nikt nie lubi niejasności ani domysłów. Aby sprawdzić, czy Twoja wiadomość trafia w sedno, możesz użyć funkcji, takich jak Wysyłanie i śledzenie, aby monitorować, czy klienci korzystają z materiałów po spotkaniach.

4. Zaproponuj lub przypomnij datę następnego spotkania

W stosownych przypadkach zaproponuj uczestnikom możliwość ponownego spotkania. Możesz też mieć już zaplanowane inne spotkanie, o czym możesz poinformować w wiadomości e-mail. Podobnie, jeśli regularnie kontaktujesz się z klientem, przypomnij mu o następnym spotkaniu.

Pokazuje to, że angażujesz się w relację z klientem na głębszym poziomie niż bieżące zadanie lub projekt i chcesz kontynuować relację po zakończeniu spotkania.

Kobieta siedzi przy stole i pisze notatki na swoim laptopie.

Wskazówki dotyczące pisania kontynuacyjnych wiadomości e-mail, które ludzie faktycznie otworzą i przeczytają

Aby mieć pewność, że Twoje kolejne wiadomości e-mail zostaną zauważone i przeczytane, zastosuj się do poniższych wskazówek:

Wyślij swój e-mail w ciągu 24 godzin od spotkania

Terminowość ma duże znaczenie w przypadku kontynuacyjnych wiadomości e-mail, ponieważ gwarantuje, że dyskusja pozostanie świeża w pamięci uczestników.

W wielu branżach i sytuacjach biznesowych standardową praktyką jest wysyłanie wiadomości e-mail 24 godziny po spotkaniu. Jednakże dłuższy okres może okazać się bardziej odpowiedni, na przykład w przypadku prośby o kolejne spotkanie lub po wydarzeniu networkingowym czy konferencji.

Spersonalizuj swoją wiadomość

Dodanie osobistego akcentu pokazuje szczerość i zaangażowanie w relację. Nawiąż do czegoś, co zapamiętałeś ze spotkania lub wyraź swoje podekscytowanie możliwością współpracy.

Zakończ pozytywnym akcentem

Ton wiadomości e-mail jest równie ważny, jak jej treść. Negatywne podejście do wiadomości e-mail może być sygnałem dla klienta, że nie lubisz z nim pracować.  

Nawet jeśli temat wiadomości e-mail jest trudny lub niewygodny, zakończenie jej pozytywnym akcentem, takim jak zapewnienie o przewidywanej poprawie wyników lub wydajności, pokaże, że zależy Ci na pielęgnowaniu relacji z klientem. 

Bezproblemowe wysyłanie dużych plików

Bezpiecznie udostępniaj pliki o rozmiarze do 250 GB za pomocą Dropbox Transfer. Dodawaj hasła, śledź pobieranie i dostosowuj markę.

Szablon kontynuacyjnej wiadomości e-mail po spotkaniu

Udzieliliśmy ci wskazówek – teraz nadszedł czas, aby wykorzystać je w praktyce. Oto przykład wiadomości kontynuacyjnej do wysyłania po spotkaniu z klientem:

Temat: Kontynuacja naszego spotkania w dniu [Data]

Szanowny/a [Nazwa klienta],

Mam nadzieję, że u Pani/Pana wszystko w porządku. Chcę nawiązać do naszego wczorajszego spotkania i podziękować za poświęcony czas i cenne spostrzeżenia. To była przyjemność dyskutować na [konkretne tematy].

Podsumowując naszą dyskusję, poruszyliśmy następujące kluczowe punkty:

  • [Punkty dyskusji i plan działania]

  • [Kluczowe decyzje]

  • [Zadania i działania oraz osoby odpowiedzialne]

  • [Omówione zasoby lub rezultaty]

  • [Pytania i odpowiedzi lub wyjaśnienia]

  • [Wszelkie dodatkowe żądania]

– [Wiadomość prywatna]

Jak już wspomnieliśmy, kolejne kroki są następujące:

  • [Działanie 1] – Odpowiada: [Osoba] – Termin: [Data]

  • [Działanie 2] – Odpowiada: [Osoba] – Termin: [Data]

  • [Działanie 3] – Odpowiada: [Osoba] – Termin: [Data]

Oto kilka przydatnych źródeł, w których znajdziesz więcej szczegółów na temat omawianych zagadnień:

  • [Link do Dropboxa 1]

  • [Link do Dropboxa 2]

  • [Link do Dropboxa 3]

Z niecierpliwością czekam na kontynuację naszej współpracy i osiągnięcie wspólnych celów. Jeśli pojawią się jakieś pytania lub potrzeba dalszych wyjaśnień, proszę dać mi znać.

Jeszcze raz dziękuję za wspaniałe spotkanie. Cieszę się na możliwość współpracy i przyczynienia się do naszego wspólnego sukcesu.

Z poważaniem,

[Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe]

Interfejs udostępniania uprawnień Docsend

Poznaj swoich klientów dzięki Dropbox

Po wysłaniu podsumowania po spotkaniu chcesz mieć pewność, że nadal spełniasz potrzeby swoich klientów i rozwiązujesz ich problemy.

Analiza dokumentów za pośrednictwem Dropbox Wyślij i śledź ułatwia zrozumienie, w jaki sposób klienci korzystają z prezentacji, nagrań lub arkuszy kalkulacyjnych udostępnianych po spotkaniu. 

Gdy udostępniasz plik za pomocą narzędzia Wyślij i śledź, będziesz otrzymywać codzienne powiadomienia e-mail zawierające informacje o tym, kto wyświetlał Twój plik, ile razy, jak długo i z jakiej lokalizacji geograficznej.

Dzięki temu możesz podejmować działania dostosowane do potrzeb, monitorować postępy, budować silniejsze relacje i napędzać rozwój swojego biznesu. Zrozumienie potrzeb i preferencji klientów pozwala ulepszyć strategie działań kontynuacyjnych i komunikację z klientami.

Poznaj powiązane zasoby

Osoba siedząca w samochodzie podpisuje dokument PDF na tablecie za pomocą podpisu elektronicznego.

Jak podpisać dokument PDF i uzyskać podpisy elektroniczne online

Nie musisz już mieć fizycznego papieru, aby uzyskać prawnie wiążący podpis. Odkryj, w jaki sposób Dropbox Sign usprawnia proces podpisywania umów dla Ciebie i Twoich klientów — wszystko dzięki podpisom elektronicznym.

Jedna osoba trzyma tablet, na którym wyświetlany jest dokument, podczas gdy druga trzyma rysik, aby dodać podpis elektroniczny do dokumentu.

Korzystanie z podpisów elektronicznych w Twojej organizacji – od czego zacząć

Skorzystaj z platformy podpisów elektronicznych, aby wdrażać nowych pracowników, finalizować transakcje i oszczędzać czas poświęcany na czynności prawne. Dowiedz się, jak zacząć korzystać z podpisów elektronicznych w swojej organizacji.

Osoba pracuje w domu przy biurku, uśmiecha się do laptopa przed sobą, pisząc i udostępniając pliki swojemu zespołowi.

Najlepszy sposób udostępniania dokumentów zespołowi podczas pracy zdalnej

Współpracuj bez wysiłku z dowolnego miejsca. Poznaj bezpieczne i efektywne sposoby udostępniania plików zespołowi podczas pracy zdalnej, korzystając z najlepszych narzędzi i strategii.