Table of contents
- Dlaczego ważne jest podejmowanie działań po spotkaniach?
- Kiedy należy kontynuować komunikację po spotkaniu?
- Jak napisać e-mail kontynuacyjny po spotkaniu
- Wskazówki dotyczące pisania kontynuacyjnych wiadomości e-mail, które ludzie faktycznie otworzą i przeczytają
- Szablon kontynuacyjnej wiadomości e-mail po spotkaniu
- Poznaj swoich klientów dzięki Dropbox
W dzisiejszym świecie biznesu skuteczna komunikacja jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu. Kontaktowanie się ze sobą po spotkaniach stanowi kluczowy aspekt utrzymywania dobrych relacji z klientami i powoduje, że ważne dyskusje i kolejne kroki nie zgubią się w natłoku innych spraw.
W tym artykule sprawdzimy, dlaczego kontynuacja komunikacji po spotkaniu jest tak ważna, kiedy wysłać wiadomość e-mail i jak napisać ją w atrakcyjny sposób. Przedstawimy również kilka wskazówek, dzięki którym Twoje e-maile zostaną zauważone, otwarte i podjęte zostaną odpowiednie działania.
Dlaczego ważne jest podejmowanie działań po spotkaniach?
Wiadomości e-mail z przypomnieniem pomogą uczestnikom poznać najważniejsze punkty dyskusji i pomogą upewnić się, że ważne informacje nie zostaną pominięte. Dobrze napisany e-mail z odpowiedzią może wzmocnić relacje, zbudować zaufanie i pozostawić trwałe pozytywne wrażenie.
Kontaktując się z klientami po spotkaniach, pokazujesz, że doceniasz czas i wysiłek, jaki poświęcili na te spotkania. W końcu znaleźli dla ciebie czas w swoim napiętym grafiku, żeby z tobą porozmawiać!

Kiedy należy kontynuować komunikację po spotkaniu?
Nie wszystkie spotkania wymagają dalszej komunikacji, ale istnieje kilka sytuacji, w których wysłanie kontynuacyjnych wiadomości e-mail jest szczególnie ważne. Oto one:
Po aktualizacji projektu lub spotkaniu kontrolnym z klientem – jako podsumowanie kluczowych punktów dyskusji, przypisanych elementów działań i kolejnych kroków do podjęcia.
Po spotkaniu sprzedażowym lub z potencjalnym z klientem, aby podziękować za poświęcony czas, powtórzyć zalety produktu lub usługi oraz odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości.
Po wydarzeniu networkingowym lub konferencji, aby pomoc w utrwaleniu nowych kontaktów i otwarciu nowych możliwości współpracy lub partnerstwa.
Po rozmowie kwalifikacyjnej – wyrażenie kandydatowi wdzięczności za poświęcony czas i podsumowanie kolejnych kroków lub ścieżki kariery.
Kiedy dokumenty muszą zostać udostępnione lub uzupełnione— pomagając w rozwijaniu relacji dzięki przydatnym linkom Dropbox do dokumentów, podsumowaniom spotkań AI i innym zasobom
Aby poprosić o opinię na temat produktu – zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy z różnych perspektyw.
Zaplanowanie kolejnego spotkania – potwierdzenie dostępności, uzgodnienie harmonogramu i upewnienie się, że wszyscy, którzy muszą w nim uczestniczyć, mogą przygotować się na czas.
Jak napisać e-mail kontynuacyjny po spotkaniu
Skuteczny e-mail z prośbą o kontynuację powinien być jasny, zwięzły i sugerować podjęcie działania. Oto kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić:
1. Podziękuj uczestnikom za poświęcony czas
Okaż im swoją wdzięczność, wyrażając wdzięczność za poświęcony im czas. Pomaga to nadać pozytywny ton pozostałej części wiadomości e-mail i pokazuje, że zdajesz sobie sprawę, że spotkanie mogło odciągnąć ich od innego (być może ważniejszego!) spotkania. zadanie.
2. Podsumuj, co wydarzyło się na spotkaniu
Czasami spotkania mogą być długie i nudne. Często zakładamy, że każdy uczestnik spotkania poświęca mu całą swoją uwagę, ale nie zawsze tak jest.
Dołączenie podsumowania spotkania do e-maila kontynuacyjnego pomaga wszystkim uczestnikom być na bieżąco i gwarantuje, że będą oni zgodni co do kluczowych wniosków. Może on obejmować:
Punkty do dyskusji lub notatki ze spotkania
Kluczowe decyzje
Zadania i działania oraz osoby za nie odpowiedzialne
Zasoby lub materiały wykorzystywane jako punkt odniesienia do dyskusji
Pytania i odpowiedzi lub wyjaśnienia
Wszelkie dodatkowe żądania
Linki Dropbox do odpowiednich dokumentów, nagrań ze spotkań lub innych zasobów
3. Określ wezwania do działania lub kolejne kroki
Kolejne kroki pomagają rozliczyć uczestników spotkania – i siebie – z działań, które wspólnie uzgodniliście po spotkaniu.
Spisanie tych informacji sprawi, że każdy będzie mógł je łatwo znaleźć, gdy będzie ich potrzebował. Pozwala to również osobom, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu, mieć pewien nadzór nad tym, co się dalej dzieje w tym projekcie lub koncie.
Następne kroki powinny być tak jasne i wykonalne, jak to tylko możliwe — nikt nie lubi niejasności ani domysłów. Aby sprawdzić, czy Twoja wiadomość trafia w sedno, możesz użyć funkcji, takich jak Wysyłanie i śledzenie, aby monitorować, czy klienci korzystają z materiałów po spotkaniach.
4. Zaproponuj lub przypomnij datę następnego spotkania
W stosownych przypadkach zaproponuj uczestnikom możliwość ponownego spotkania. Możesz też mieć już zaplanowane inne spotkanie, o czym możesz poinformować w wiadomości e-mail. Podobnie, jeśli regularnie kontaktujesz się z klientem, przypomnij mu o następnym spotkaniu.
Pokazuje to, że angażujesz się w relację z klientem na głębszym poziomie niż bieżące zadanie lub projekt i chcesz kontynuować relację po zakończeniu spotkania.

Wskazówki dotyczące pisania kontynuacyjnych wiadomości e-mail, które ludzie faktycznie otworzą i przeczytają
Aby mieć pewność, że Twoje kolejne wiadomości e-mail zostaną zauważone i przeczytane, zastosuj się do poniższych wskazówek:
Wyślij swój e-mail w ciągu 24 godzin od spotkania
Terminowość ma duże znaczenie w przypadku kontynuacyjnych wiadomości e-mail, ponieważ gwarantuje, że dyskusja pozostanie świeża w pamięci uczestników.
W wielu branżach i sytuacjach biznesowych standardową praktyką jest wysyłanie wiadomości e-mail 24 godziny po spotkaniu. Jednakże dłuższy okres może okazać się bardziej odpowiedni, na przykład w przypadku prośby o kolejne spotkanie lub po wydarzeniu networkingowym czy konferencji.
Spersonalizuj swoją wiadomość
Dodanie osobistego akcentu pokazuje szczerość i zaangażowanie w relację. Nawiąż do czegoś, co zapamiętałeś ze spotkania lub wyraź swoje podekscytowanie możliwością współpracy.
Zakończ pozytywnym akcentem
Ton wiadomości e-mail jest równie ważny, jak jej treść. Negatywne podejście do wiadomości e-mail może być sygnałem dla klienta, że nie lubisz z nim pracować.
Nawet jeśli temat wiadomości e-mail jest trudny lub niewygodny, zakończenie jej pozytywnym akcentem, takim jak zapewnienie o przewidywanej poprawie wyników lub wydajności, pokaże, że zależy Ci na pielęgnowaniu relacji z klientem.
Szablon kontynuacyjnej wiadomości e-mail po spotkaniu
Udzieliliśmy ci wskazówek – teraz nadszedł czas, aby wykorzystać je w praktyce. Oto przykład wiadomości kontynuacyjnej do wysyłania po spotkaniu z klientem:
Temat: Kontynuacja naszego spotkania w dniu [Data]
Szanowny/a [Nazwa klienta],
Mam nadzieję, że u Pani/Pana wszystko w porządku. Chcę nawiązać do naszego wczorajszego spotkania i podziękować za poświęcony czas i cenne spostrzeżenia. To była przyjemność dyskutować na [konkretne tematy].
Podsumowując naszą dyskusję, poruszyliśmy następujące kluczowe punkty:
[Punkty dyskusji i plan działania]
[Kluczowe decyzje]
[Zadania i działania oraz osoby odpowiedzialne]
[Omówione zasoby lub rezultaty]
[Pytania i odpowiedzi lub wyjaśnienia]
[Wszelkie dodatkowe żądania]
– [Wiadomość prywatna]
Jak już wspomnieliśmy, kolejne kroki są następujące:
[Działanie 1] – Odpowiada: [Osoba] – Termin: [Data]
[Działanie 2] – Odpowiada: [Osoba] – Termin: [Data]
[Działanie 3] – Odpowiada: [Osoba] – Termin: [Data]
Oto kilka przydatnych źródeł, w których znajdziesz więcej szczegółów na temat omawianych zagadnień:
[Link do Dropboxa 1]
[Link do Dropboxa 2]
[Link do Dropboxa 3]
Z niecierpliwością czekam na kontynuację naszej współpracy i osiągnięcie wspólnych celów. Jeśli pojawią się jakieś pytania lub potrzeba dalszych wyjaśnień, proszę dać mi znać.
Jeszcze raz dziękuję za wspaniałe spotkanie. Cieszę się na możliwość współpracy i przyczynienia się do naszego wspólnego sukcesu.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe]

Poznaj swoich klientów dzięki Dropbox
Po wysłaniu podsumowania po spotkaniu chcesz mieć pewność, że nadal spełniasz potrzeby swoich klientów i rozwiązujesz ich problemy.
Analiza dokumentów za pośrednictwem Dropbox Wyślij i śledź ułatwia zrozumienie, w jaki sposób klienci korzystają z prezentacji, nagrań lub arkuszy kalkulacyjnych udostępnianych po spotkaniu.
Gdy udostępniasz plik za pomocą narzędzia Wyślij i śledź, będziesz otrzymywać codzienne powiadomienia e-mail zawierające informacje o tym, kto wyświetlał Twój plik, ile razy, jak długo i z jakiej lokalizacji geograficznej.
Dzięki temu możesz podejmować działania dostosowane do potrzeb, monitorować postępy, budować silniejsze relacje i napędzać rozwój swojego biznesu. Zrozumienie potrzeb i preferencji klientów pozwala ulepszyć strategie działań kontynuacyjnych i komunikację z klientami.
Poznaj powiązane zasoby

Korzystanie z podpisów elektronicznych w Twojej organizacji – od czego zacząć
Skorzystaj z platformy podpisów elektronicznych, aby wdrażać nowych pracowników, finalizować transakcje i oszczędzać czas poświęcany na czynności prawne. Dowiedz się, jak zacząć korzystać z podpisów elektronicznych w swojej organizacji.