6 sposobów na uproszczenie procesów HR

Procesy HR nie muszą być uciążliwe. Tworząc szablony, opracowując listy kontrolne i usprawniając funkcje takie jak proces onboardingu i offboardingu, liderzy HR mogą wprowadzać funkcjonalne i wydajne strumienie pracy, które pozwolą im i ich współpracownikom skupić się na bardziej kreatywnych i generujących przychody działaniach. Kluczem do sukcesu jest, aby mniej było administracyjnych drobiazgów, a więcej sprawdzonych procedur.  

Jak jednak dział HR może osiągnąć te cele? Jakie są proste sposoby tworzenia i rozwijania tych procesów? Oto sześć aspektów operacji HR, które należy wziąć pod uwagę, oraz obszary, w których można je usprawnić. Skorzystaj z tych wskazówek, aby ułatwić życie wszystkim pracownikom.

Stwórz listy kontrolne na potrzeby oceny pracowników

Ocena pracowników jest jednym z najważniejszych elementów budowania skutecznej organizacji, a także jednym z najbardziej ryzykownych. Chociaż skuteczna i sprawiedliwa ocena pracowników ma kluczowe znaczenie, może być trudna do przeprowadzenia bez ustanowienia odpowiednich standardów. Myślący przyszłościowo dział HR powinien opracować listy kontrolne dostosowane do każdego konkretnego typu pracownika, aby pomóc oceniającym w nadaniu kontekstu. Warto również rozważyć opracowanie listy kontrolnej spotkania poświęconego ocenie pracownika, która pomoże osobie oceniającej uwzględnić wszystkie niezbędne elementy przy jednoczesnym zachowaniu jednolitych standardów.

Używaj szablonów na potrzeby dokumentów związanych z onboardingiem, zatrudnianiem i innymi aspektami

Świetnym sposobem na usprawnienie procesów HR jest opracowanie szablonów na potrzeby często powtarzających się zadań. Na przykład Dropbox oferuje szablon ułatwiający wdrażanie nowych pracowników, który centralizuje informacje pomagające nowym pracownikom rozpocząć pracę, wskazuje im kluczowe zasoby i tworzy listę kontrolną zadań do wykonania w ciągu pierwszych kilku dni. (Listy kontrolne!) Tymczasem dokument rekrutacyjny pozwala działowi HR konsolidować dane kandydatów, zarządzać harmonogramami rozmów kwalifikacyjnych i wspólnie edytować pytania. Może on też przygotować szablony umów z pracownikami, przesyłając i wstępnie ustawiając pola, które są używane wielokrotnie – wystarczy zmienić tylko kluczowe dane, takie jak imię i nazwisko, wynagrodzenie i szczegóły dotyczące świadczeń. Wartość szablonów jest ograniczona jedynie wyobraźnią działu HR. Zastosuj je, aby usprawnić funkcjonowanie działalności.

Wysyłaj, podpisuj i przechowuj dokumenty związane z zatrudnianiem, onboardingiem i offboardingiem

Dwa z najbardziej obfitujących w dokumenty okresów zatrudnienia pracownika to czas, w którym jest on zatrudniany, i ten, w którym odchodzi z pracy. Zarówno onboarding, jak i offboarding wiążą się z wieloma formalnościami i mogą wymagać wielu podpisów. Narzędzie takie jak Dropbox Sign – czyli produkt do składania ePodpisów – może pomóc zautomatyzować formalności związane z zatrudnianiem i odchodzeniem pracowników, ułatwiając składanie prawnie wiążących podpisów elektronicznych. Dzięki temu, że HelloSign integruje się z istniejącymi aplikacjami i przepływami pracy, można łatwo zbudować i utrzymywać system służący do wysyłania i przechowywania dokumentów, które będą łatwo dostępne w przyszłości. (Lub po prostu użyj Dropbox DocSend).

Stwórz materiały onboardingowe

Nowy pracownik nie chce przychodzić do firmy i mierzyć się z chaotycznym procesem wdrażania. Chcą mieć prosty sposób na zatrudnienie, uzyskanie podpisów pod dokumentami i rozpoczęcie pracy. Mając to na uwadze, dział HR powinien opracować standardowe materiały wdrożeniowe, aby wszyscy pracownicy mieli takie samo pierwsze doświadczenie. Chodzi tu nie tylko o dokumenty, ale także o materiały wideo. Współpracując z różnymi działami i kadrą kierowniczą, zespoły HR mogą tworzyć nagrania ekranowe i wiadomości wideo dotyczące typowych tematów wdrażania — eliminując potrzebę powtarzania się za każdym razem, gdy zatrudniane są nowe osoby. Zamiast tego nowi pracownicy będą mogli odtwarzać filmy w dogodnym dla siebie czasie i we własnym tempie.

Spraw, by wypełnianie formularzy stało się dziecinnie proste

A gdyby wprowadzanie informacji do formularzy nie było tak uciążliwe? Dzięki HelloWorks nie musi takie być. Skorzystaj z narzędzia typu no-code, aby przekształcić złożone formularze, takie jak podania o pracę lub dokumenty rekrutacyjne, w przyjazne dla urządzeń mobilnych formularze, które kandydaci lub pracownicy mogą wypełnić i przesłać z dowolnego miejsca. Co więcej, wprowadzone dane będą mapowane z powrotem do obecnych systemów, oszczędzając czas działu HR i pomagając mu uniknąć żmudnego transferu danych. Tworzenie i wypełnianie wniosków oraz innych formularzy nigdy nie było łatwiejsze.

Stwórz scentralizowane repozytorium wszystkich dokumentów HR zapewniające łatwy dostęp wszystkim działom

Najlepsze dokumenty, filmy i procesy HR na nic się zdadzą, jeśli nikt nie będzie wiedział, gdzie je znaleźć. Problem ten można wyeliminować, tworząc centralną bazę danych, która zawiera wszystko, czego potrzebuje dział HR. Wszystkie szablony i dokumenty związane z zatrudnianiem, onboardingiem, oceną, ankietami i offboardingiem będą znajdować się w jednym miejscu, zorganizowane w optymalny sposób dla liderów organizacji. Tworząc ten system za pomocą Dropbox, dział HR może również kontrolować, kto ma dostęp do jakich plików, a także kto je przegląda i pobiera, co pozwala upewnić się, że korzystają z nich tylko właściwi pracownicy.

Stwórz systemy tagowania ułatwiające wyszukiwanie

Po wdrożeniu systemu i utworzeniu szablonów dział HR może wprowadzić system tagowania, dzięki któremu będzie można wyszukiwać wszystkie materiały. Tagi mogą być różnorodne – np. #2022, #szablon, #onboarding czy #umowa. Ponieważ wiele plików lub folderów można oznaczyć wieloma tagami, a wszystkie elementy znajdujące się w otagowanym folderze zostaną automatycznie oznaczone dodanym do niego tagiem, system tagowania jest tak solidny i elastyczny, jak tylko wymaga tego dział HR. Teraz wystarczy znaleźć wyjątkowych pracowników i ich zatrudnić.