Wartość elektronicznego systemu zarządzania dokumentami

Biorąc pod uwagę, że pracownicy biurowi marnują do 30% swojego czasu na szukanie plików, a firmy wydają setki dolarów na papierowe materiały biurowe, koszty nieefektywnych systemów zarządzania dokumentami mogą łatwo wzrosnąć. Na szczęście można całkowicie uniknąć utraty dochodów w wyniku procesów opartych na dokumentach papierowych dzięki elektronicznemu systemowi zarządzania dokumentacją.

Dowiedz się, jak przejście na cyfrowe, scentralizowane rozwiązanie do przechowywania plików może przywrócić pracownikom ich czas, pomóc zaoszczędzić pieniądze i zapewnić zgodność z przepisami oraz zagwarantować ochronę przed utratą danych.

Czym jest elektroniczny system zarządzania dokumentami?

Elektroniczny system zarządzania dokumentami (ang. electronic document management system, EDMS) to oprogramowanie umożliwiające tworzenie, przechowywanie i śledzenie dokumentów i plików elektronicznych oraz zarządzanie nimi. System EDMS zwykle obejmuje funkcje takie jak elektroniczne nazywanie plików, przechowywanie, skanowanie dokumentów, kontrola wersji na potrzeby śledzenia zmian w dokumentach oraz optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) służące do przetwarzania tekstu w dokumentach.

Dlaczego elektroniczny system zarządzania dokumentami jest ważny?

Ile czasu można by zaoszczędzić, gdyby każdy potrzebny dokument dało się znaleźć w kilka sekund? O ile łatwiejsze byłoby zarządzanie plikami, gdyby można było przechowywać dokumenty i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego miejsca na świecie? 

Dzięki elektronicznemu systemowi zarządzania dokumentami (EDMS) możesz śledzić i monitorować pliki oraz zarządzać nimi z jednej centralnej lokalizacji, co pozwala skuteczniej prowadzić interesy z partnerami z całego świata. Ponadto Twoje dokumenty będą uporządkowane i zabezpieczone, co pomoże Tobie i Twoim pracownikom zaoszczędzić czas, jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo danych.

 

Jakie są zalety scentralizowanego przechowywania plików w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami?

Większe bezpieczeństwo

Elektroniczny system zarządzania dokumentami pozwala zapewnić większe bezpieczeństwo plików niż w przypadku przechowywania ich na jednym komputerze lub w znajdującej się w biurze szafce.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami oferuje możliwość ustawienia uprawnień w taki sposób, aby tylko określone osoby mogły przeglądać lub edytować określone pliki, co daje pewność, że do najbardziej poufnych dokumentów mają dostęp tylko te osoby, które powinny je zobaczyć. Posiadanie bezpiecznego systemu zarządzania plikami jest również ważne ze względu na konieczność zachowania zgodności z przepisami.

Korzystając z Dropbox, administratorzy kont mogą określać dostęp do plików, a dokumenty publiczne mogą być przeglądane tylko przez osoby dysponujące linkami do plików. Jeśli włączysz weryfikację dwuetapową, będziesz otrzymywać kody bezpieczeństwa również za pośrednictwem wiadomości SMS lub aplikacji uwierzytelniającej.

Co więcej, wszelkie dokumenty podpisane za pomocą aplikacji Dropbox Sign, która jest dostępna w ramach wszystkich taryf Dropbox, są odporne na manipulację i zawierają ścieżki kontrolne zapewniające pełną, obejmującą sygnatury czasowe historię wszystkich działań i edycji.

Wydajniejsze przepływy pracy

Gdy wszystkie dokumenty są przechowywane w centralnej lokalizacji cyfrowej, zespołom łatwiej jest znaleźć potrzebne pliki. Co więcej, wszyscy pozostają na bieżąco, co jest szczególnie pomocne, gdy wiele osób pracuje nad tym samym projektem, ponieważ zmniejsza to prawdopodobieństwo pojawienia się duplikatów plików lub różnych wersji tego samego pliku w wielu miejscach.

Na przykład VivaReal, największa brazylijska platforma obrotu nieruchomościami online, potrzebowała łatwiejszego sposobu przechowywania danych i uproszczenia współpracy między pracownikami. Po przejściu na Dropbox w swojej firmie VivaReal może teraz automatycznie synchronizować nowe pliki, dzięki czemu wszystko jest w jednym miejscu, a udostępnianie dokumentów pomiędzy różnymi urządzeniami stało się o wiele prostsze.

Ponadto gdy korzystasz z Dropbox Sign, każdy dokument, który wysyłasz do podpisu, może być również automatycznie zapisywany w wybranym folderze Dropbox.

Mniej utraconych danych

Elektroniczny system zarządzania dokumentami zmniejsza również ilość danych utraconych w wyniku błędów ludzkich lub niewystarczającej komunikacji między zespołami.

Gdy wszystkie dokumenty są przechowywane w centralnym miejscu, gdzie tworzone są kopie zapasowe i kontrolowana jest ich wersja, o wiele łatwiej jest odnaleźć zgubiony dokument. A jeśli coś zostanie zgubione, można to odzyskać przy minimalnym wysiłku.

W przypadku najważniejszych dokumentów, takich jak umowy o świadczenie usług, umowy z pracownikami lub umowy o zachowaniu poufności, przechowywanie i śledzenie plików jest kluczowe dla skutecznego prowadzenia działalności. System zarządzania dokumentami – taki jak Dropbox – umożliwia bezpieczne przechowywanie podpisanych elektronicznie dokumentów w chmurze, dzięki czemu nie trafią one w nieodpowiednie miejsce, a Ty zyskasz większy spokój ducha.

Ekonomiczność

Brak elektronicznego, scentralizowanego systemu przechowywania danych może negatywnie wpływać na przychody ze względu na czas poświęcony na poszukiwanie plików i zarządzanie nimi, regularne przedrukowywanie dokumentów lub odtwarzanie utraconych danych.

Aby zobrazować to bardziej szczegółowo, przeciętnie złożenie pojedynczego dokumentu kosztuje 20 dolarów, znalezienie każdego zagubionego dokumentu 120 dolarów, a ponowne utworzenie każdego dokumentu 220 dolarów. Natomiast subskrypcja systemu do zarządzania dokumentami, np. Dropbox Business, zaczyna się już od 15 dolarów miesięcznie.

Zamiast marnować tysiące arkuszy papieru na drukowanie dokumentów, które powinny pozostać cyfrowe, możesz zaoszczędzić, szybko wysyłając e-mailem łącze do swoich dokumentów, dzięki czemu odbiorcy będą mogli uzyskać dostęp do plików ze swoich komputerów lub telefonów. A gdy nadejdzie czas wprowadzenia zmian lub ponownego uzyskania dostępu do dokumentów, nie tylko będziesz mieć możliwość dokonania zmian cyfrowo, bez konieczności drukowania lub ponownego skanowania, ale także będziesz mieć każdą wersję dokumentu w swoim systemie, aby mieć do niej bezpieczny i łatwy dostęp.

Prostsze zarządzanie dokumentami dzięki Dropbox

Skuteczne oprogramowanie do zarządzania plikami może sprawić, że Twoja firma stanie się zorganizowana, bezpieczna i wydajna. Gdy połączysz to z systemem zarządzania dokumentami obsługującym szybkie podpisywanie umów za pomocą podpisów elektronicznych, możesz poprawić wskaźniki realizacji umów o 26% – wszystko dzięki Dropbox Sign.

Jeśli chcesz jeszcze bardziej rozbudować swój system zarządzania dokumentami, możesz też zintegrować Dropbox z Dropbox Sign API, aby wysyłać prośby o podpis bezpośrednio z poziomu systemu CRM, oraz z Dropbox Fax, aby łatwo wysyłać faksy online.