Korzystanie z podpisów elektronicznych w Twojej organizacji – od czego zacząć

Bezpieczna platforma podpisów elektronicznych może pomóc Ci w zatrudnianiu nowych, atrakcyjnych pracowników, zamykaniu większej liczby transakcji i oszczędzaniu czasu poświęcanego na czynności prawne. Wszystko szybciej, niż zdążysz powiedzieć: „papierkowa robota jest do bani!”

Sądzimy, że nadszedł czas, aby porzucić słowo „konieczne”, którego ludzie używają, opisując „konieczne zło”, jakim jest papierkowa robota. W roku 2025 jest to po prostu czyste zło. Na szczęście coraz łatwiej jest pozbyć się papierkowej roboty z miejsca pracy.

Oto kilka obszarów, w których organizacje powinny zacząć korzystać z oprogramowania do podpisów elektronicznych. Dzięki temu skutecznie zatrudnisz utalentowanych pracowników i szybko sfinalizujesz nowe transakcje — a wszystko to przy zachowaniu bezpieczeństwa i legalności.

Podpisy elektroniczne pomagają skalować proces wdrażania nowych pracowników

Sporządzanie, drukowanie, faksowanie, skanowanie, składanie dokumentów i korygowanie błędów jest uważane za konieczne zło w większości działów przedsiębiorstwa. I nikt nie rozumie tego horroru lepiej niż pracownicy działów HR, którzy zajmują się zatrudnianiem i wdrażaniem nowych pracowników.

Obecnie żyjemy w dobie cyfrowej transformacji – możemy nawet odwiedzić lekarza, nie ruszając się sprzed komputera. Czy nie jest to najwyższy czas, aby wyeliminować tradycyjną papierkową robotę?

My uważamy, że tak.

Korzyści z zastosowania podpisu elektronicznego w procesie wdrażania pracowników

Istnieje wiele korzyści dla działu kadr, który zintegruje platformę podpisów elektronicznych z procesem przyjmowania pracowników.

Zoptymalizowane wdrażanie dla każdego

Dropbox Sign API pozwala HR na pobieranie danych podanych podczas procesu rejestracji kandydata i wykorzystywanie ich do:

• Automatyczne wypełnianie wszystkich niezbędnych dokumentów
• Wygeneruj zestaw spersonalizowanych (i łatwych do odczytania) plików PDF
• Wyślij gotowe dokumenty do podpisu elektronicznego bezpośrednio z komputera stacjonarnego lub urządzenia mobilnego.

Nie tylko eliminuje to redundancję w zespole HR, ale także zmniejsza pewne tarcia, które mogą powodować odpływ kandydatów, co jest kluczowe, jeśli Twoja firma musi szybko zwiększyć skalę rekrutacji.

Zewnętrzny zespół zajmujący się problemami technicznymi

Transformacja cyfrowa jest mało osiągalna, jeśli trzeba zatrudnić nowy personel administracyjny tylko po to, aby skonfigurować wszystkie narzędzia i nimi zarządzać! To główny powód, dla którego działy HR uwielbiają model Dropbox Sign. Platforma do składania ePodpisów Dropbox Sign jest obsługiwana przez zespół pomocy technicznej prowadzony przez programistów, który w niespełna tydzień przygotuje Cię do rozpoczęcia pracy i będzie zarządzał wszystkimi sprawami technicznymi.

Jak firma Instacart błyskawicznie się rozwinęła dzięki oprogramowaniu do składania podpisów elektronicznych

Dzięki Dropbox Sign i Dropbox Forms firma Instacart, która zajmuje się dostarczaniem produktów spożywczych na żądanie, uzyskała o 270% wyższy współczynnik wypełniania zgłoszeń przez wykonawców („kupujących”) i oszczędza ponad 50 godzin tygodniowo na zadaniach związanych z wdrażaniem do pracy.

W każdej chwili Instacart korzysta z usług ponad dziesięciu tysięcy kupujących, którzy wybierają, pakują i dostarczają artykuły spożywcze do klientów.

Przy takiej objętości, ich papierowy proces wywoływał spore tarcia. Pracownicy biurowi musieli fizycznie zajmować się dokumentacją i rejestracją każdego Klienta. Gdy firma chciała objąć zasięgiem 80% amerykańskich gospodarstw domowych, ten czasochłonny proces nie spełniał oczekiwań wewnętrznego personelu ani wykwalifikowanych osób, których rekrutacja i utrzymanie sprawiały trudności.

Dzięki pomocy naszego zespołu wsparcia API kierowanego przez deweloperów firma Instacart wbudowała w swoją aplikację prawnie wiążące podpisy elektroniczne dla kupujących oraz funkcje tworzenia i zarządzania dokumentami HR. Zgadza się, nie poprzestali na digitalizacji — postawili na pełną mobilność, aby sprostać wymaganiom mobilnych pracowników w miejscu ich zamieszkania. 

Teraz klienci mogą odbierać wszystkie niezbędne dokumenty dotyczące zatrudnienia i wdrożenia — i podpisywać je zgodnie z prawem — bezpośrednio ze swoich telefonów.

Ponadto dzięki funkcji szablonów Dropbox Sign zespół kadrowy Instacart może tworzyć, formatować i przechowywać ważne szablony związane z procesem wdrażania do pracy, co pozwala uniknąć powtarzających się czynności po jego stronie.

Podpisy elektroniczne ułatwiają sprzedaż

Jak nietrudno się domyśleć, tradycyjny proces polegający na wysłaniu ważnych dokumentów pocztą elektroniczną i poproszeniu klienta o ich wydrukowanie, podpisanie i odesłanie nie sprawdza się we współczesnych realiach.

Cyfrowy system wysyłania i podpisywania dokumentów nie tylko upraszcza sprzedaż – dzięki niemu Twoja firma szybciej osiąga przychody, jednocześnie zmniejszając koszty ogólne!

Korzyści wynikające z używania podpisów elektronicznych przy sprzedaży

Jeśli Twój dział sprzedaży faktycznie stara się zarabiać pieniądze dla Twojej firmy, zamiast marnować je na ręczne, czasochłonne procesy, to uważamy, że docenisz korzyści, jakie oferują podpisy elektroniczne.

Szybsze osiąganie przychodów

Dzięki przemyślanym funkcjom klasy biznesowej, takim jak DW, szablony i powiadomienia o statusie, zespoły sprzedaży już nie będą musiały czekać, aż ktoś zauważy leżące na biurku dokumenty lub pliki znajdujące się w skrzynce odbiorczej, które należy podpisać i odesłać, tak aby można było w końcu przejść do etapu realizacji.

Dwa sposoby na oszczędzanie

Duże oszczędności kosztów operacyjnych, które przynosi platforma do składania ePodpisów, to nie wszystko; Dropbox Sign oferuje również oszczędności finansowe w postaci przystępnych pakietów rocznych i miesięcznych. Dzięki bezpłatnemu okresowi próbnemu, przejrzystemu cennikowi i brakowi ukrytych opłat zespoły sprzedaży – zarówno w startupach, jak i dużych przedsiębiorstwach – mogą znaleźć taryfę, który odpowiada ich budżetowi.

Nasz cennik API jest równie prosty, dzięki czemu nie trzeba korzystać z pomocy obsługi klienta, aby rozpocząć pracę (choć jej pracownicy to doskonali specjaliści) – to idealne rozwiązanie dla zespołów, którym zależy na zaawansowanych funkcjach i możliwościach dostosowania zapewnianych przez interfejs API Dropbox Sign.

Jak firma Vendini wykorzystała podpisy elektroniczne do zamknięcia sprzedaży w rekordowym czasie

Firma Vendini musiała przyspieszyć proces sprzedaży, aby zapewnić płynniejsze działanie zarówno swojemu zespołowi, jak i wymagającym klientom.

Prawdę mówiąc, rozwiązanie problemu opóźnień w sprzedaży, z którym borykała się firma Vendini, było całkiem proste – sądzimy, że ten sam sposób może sprawdzić się również w przypadku Twojego działu sprzedaży.

Niespodzianka, chodzi o podpisy elektroniczne!

Dokładniej rzecz ujmując, jest to inteligentna platforma podpisów elektronicznych, która usprawni Twój obieg pracy, nie wymagając przy tym dużych nakładów finansowych na konfigurację ani godzin pracy przy zarządzaniu.

Firma Vendini wykorzystała integrację Dropbox Sign z usługą Dysk Google, aby stworzyć i sformatować ramowe umowy o świadczenie usług przed wysłaniem ich do klientów, którzy następnie mogli podpisać i zwrócić dokumenty za kilkoma kliknięciami. Dokumenty i podpisy pozostawały bezpieczne przez cały proces i były przechowywane zarówno na Dysku Google, jak i na koncie Dropbox Sign firmy Vendini, co ułatwiało ich odtworzenie.

Dzięki tej pojedynczej integracji zespół sprzedaży Vendini mógł nagle wysyłać umowy z prędkością błyskawicy — czasami zamykając transakcje, gdy przedstawiciel handlowy wciąż rozmawiał przez telefon z potencjalnym klientem!

Przedstawiciele handlowi zaczęli również korzystać z dostępnej w Dropbox Sign funkcji „DW”, dzięki której dyrektor finansowy, menedżerowie i wszystkie inne osoby, które należy poinformować, otrzymują powiadomienia e-mail o statusie ważnych dokumentów sprzedażowych. Firma Vendini wykorzystała nawet integrację Dropbox Sign for Slack. Dzięki niej pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż mogli w czasie rzeczywistym zobaczyć, kiedy dokument został podpisany, i rozpocząć świętowanie.

Podpisy elektroniczne zapewniają działowi prawnemu większe możliwości

Być może Twój dział prawny nie będzie w najbliższym czasie toczył sprawy sądowej, ale prawdopodobnie ma kilka takich samych problemów administracyjnych, z jakimi borykają się wszystkie organizacje prawne – obawy dotyczące bezpieczeństwa i legalności, uciążliwe przepływy pracy czy wysokie koszty ogólne.

Jak każdy dział prawny może zyskać na wykorzystaniu podpisów elektronicznych

Oto kilka sposobów, w jakie działy prawne mogą skorzystać na przyjęciu prostej, wydajnej usługi ePodpisów – bez utraty zabezpieczeń, które są tak ważne.

Uzyskaj dokładną i bezpieczną dokumentację

Zajmując się poufnymi dokumentami i obsługując ważnych klientów lub członków kadry kierowniczej, działy prawne potrzebują rozwiązania do składania podpisów elektronicznych, które jest nie tylko dokładne, ale i wyjątkowo bezpieczne.

Właśnie dlatego wyposażyliśmy Dropbox Sign w wiele warstw zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie SSL podczas przesyłania plików i bezpieczną infrastrukturę serwerową hostowaną w najnowocześniejszym centrum danych klasy Tier III, SSAE-16 z certyfikatem ISO 27001.

Uprość integrację i automatyzację technologii

Dzięki interfejsowi API, który jest stale aktualizowany i wspierany przez nasz wewnętrzny zespół inżynierów, Dropbox Sign można łatwo zintegrować z większością istniejących przepływów pracy.

Kolejną zaletą jest to, że Dropbox Sign współpracuje z Dyskiem Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive i zdecydowaną większością najpopularniejszych obecnie aplikacji biznesowych.

Zwiększ wydajność i obsługę

Papierkowa robota od dawna ma zbyt duży wpływ na tempo przebiegu działań prawnych i ich koszty. Zamiast ograniczać wydatki na usługi, działy prawne mogą korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak podpisy elektroniczne, aby obniżyć koszty ogólne.

Biznesowe funkcje Dropbox Sign pomagają w cyfryzacji najważniejszych dokumentów prawnych w celu stworzenia przepływu pracy obejmującego udostępnianie i podpisywanie, który jest szybki i bezpieczny – niezależnie od tego, czy bierze w nim udział 2 czy 20 użytkowników.

Łatwe utrzymywanie śladów audytu

W momencie przesłania prośby o podpis Dropbox Sign dołącza do dokumentu stronę ścieżki kontrolnej. Powstała w ten sposób nieedytowalna ścieżka kontrolna zapewnia, że działania wykonywane na dokumentach są dokładnie śledzone i oznaczane sygnaturami czasowymi, aby zapewnić dowód uzyskania dostępu, przejrzenia i podpisania.

Dropbox Sign — najlepsze rozwiązanie do podpisów elektronicznych

Serwis G2 Crowd uznał HelloSign (obecnie Dropbox Sign) za najlepsze rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych dla małych firm. Zajęliśmy również trzecie miejsce w kategorii najlepszego oprogramowania dla małych firm. Całkiem nieźle!

Inteligentna platforma do składania ePodpisów taka jak Dropbox Sign sprawdza się zarówno w małych firmach, które nie mają funduszy na zatrudnienie całej armii administratorów, jak i w korporacjach, które nie mają na to czasu. Dzięki niej możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu poświęcanego na kwestie prawne, pomóc swojemu zespołowi sprzedaży zamykać więcej transakcji i błyskawicznie zatrudniać nowych pracowników – to najwyższa pora, aby ułatwić sobie papierkową robotę! Jeśli pracujesz z dokumentami cyfrowymi lub papierowymi, rozwiązanie Dropbox Sign będzie odpowiedzią na wszystkie Twoje potrzeby.

Już dziś rozpocznij bezpłatny okres próbny. Pamiętaj jednak, że gdy raz przejdziesz na jasną stronę, już nigdy nie zechcesz wrócić do wykonywania papierkowej roboty na prawdziwym papierze.