Um upgrade de segurança traz benefícios extras para Aquamarine Capital

Desafio: sistemas de armazenamento e compartilhamento desatualizados

A Aquamarine é uma parceria de investimento inspirada nas parcerias originais de Buffett dos anos 1950, dirigida por Guy Spier, que segue uma replicação fiel das regras originais das parcerias de Buffett. Gerenciando milhões de dólares em ativos, o fundo de investimento está crescendo constantemente e conta com o DocSend para gerenciar com segurança suas comunicações com clientes potenciais e outras partes externas.

Antes do Dropbox e do DocSend, David Jud, gerente financeiro da Aquamarine, contou que a organização dependia de sistemas desatualizados para armazenar e compartilhar arquivos internamente entre a equipe global.Além disso, a equipe procurava uma maneira mais segura de compartilhar e rastrear whitepapers externamente com investidores, clientes potenciais e outras partes externas.

Como parte de uma equipe ágil e distribuída globalmente que gerencia um fundo de investimento, David constantemente colabora com colegas de equipe e se comunica com investidores, clientes potenciais e outras partes externas. Inicialmente, a Aquamarine usava um software legado para salvar e fazer backup de arquivos. “Tínhamos muitos problemas com nosso sistema legado de armazenamento de arquivos. Não conseguíamos compartilhar arquivos com pessoas de fora da empresa nem exibir documentos abertos em um navegador”, relata David. Sem uma plataforma segura de compartilhamento de documentos, acrescenta David, era “desafiador nos comunicarmos com pessoas de fora da organização”. A equipe da Aquamarine precisava de um sistema baseado em nuvem para sincronizar e armazenar arquivos de qualquer lugar.

Solução: Uma maneira mais descomplicada de sincronizar e compartilhar arquivos com o Dropbox

David recorreu à solução de sincronização de arquivos do Dropbox e à plataforma de compartilhamento seguro de documentos do DocSend para unificar o armazenamento de conteúdo da organização, e distribuir com segurança as comunicações com clientes potenciais e outras partes externas.

Quando a organização migrou para o Dropbox há vários anos, as pessoas sentiram imediatamente os benefícios de um sistema específico que fazia o backup automático de todos os documentos e pesquisas de investimento importantes. “Uma pessoa da equipe que está nos Estados Unidos pode trabalhar em uma pesquisa de investidores enquanto uma outra que está na Suíça faz comentários sobre a pesquisa simultaneamente”, exemplifica David. O Dropbox se tornou a plataforma de armazenamento de arquivos preferida da equipe, facilitando o trabalho em conjunto, independentemente da localização de cada um. “Estamos verdadeiramente felizes com o Dropbox”, acrescenta David.

David consegue fazer o envio de documentos para o DocSend e criar links protegidos para que pessoas de fora da organização acessem whitepapers, relatórios e fichas técnicas do setor. Os arquivos no DocSend são protegidos por uma lista de permissões de e-mail, prazos de validade e proteção adicional por senha, limitando o acesso a pessoas credenciadas. Esses documentos, originalmente armazenados no Dropbox para colaboração interna, são compartilhados externamente pelo DocSend. Antes de um destinatário abrir um documento, ele assina um acordo de confidencialidade com um único clique no DocSend. Em vez de gerenciar vários documentos e links, o acordo de confidencialidade da Aquamarine é personalizado e integrado à experiência de visualização de documentos no DocSend. Toda essa proteção, além de proporcionar tranquilidade à Aquamarine, permite uma experiência de usuário descomplicada.

Durante a pandemia da COVID-19, Guy Spier, sócio-gerente da Aquamarine, lançou um podcast chamado Education of a Value Investor. Inspirado pelo título de seu livro de mesmo nome, Guy mantém conversas com líderes de pensamento influentes, debatendo tudo, desde estratégias de investimento, atenção plena, aprendizado de máquina e muito mais. O podcast se tornou a base fundamental de como a empresa constrói conscientização e expande sua rede. Embora Guy e sua equipe produzissem conteúdos valiosos, não era fácil acompanhar o engajamento do usuário individual entre os ouvintes que acessavam o material em um host terceirizado.

Uma maneira inovadora de David resolver esse desafio foi incluir transcrições do podcast no DocSend na descrição de cada episódio. “O DocSend é bastante conveniente. Enviamos as transcrições de nosso podcast em links exclusivos do DocSend e cada visualizador insere seu e-mail para poder lê-las”, conta David. Ouvintes novos que se engajam com as transcrições geralmente se tornam membros ativos da rede da Aquamarine. Com o DocSend, David pode acompanhar esses usuários potenciais e suas jornadas ao longo do tempo, além de enriquecer a experiência geral do ouvinte ao permitir o acesso ao podcast em um formato alternativo. “Posso receber notificações se determinados episódios ganham força e posso ver quem está interagindo com nosso conteúdo”, explica David. O DocSend torna o processo de restringir o acesso ao conteúdo intuitivo, permitindo que qualquer pessoa na empresa crie conteúdo restrito e acompanhe o engajamento do ouvinte ao longo do tempo, independentemente do conhecimento técnico em marketing.

A integração intuitiva do DocSend com o Salesforce e as salas de dados virtuais aprimoram as conferências de investidores.

A integração do DocSend com o Salesforce simplifica o modo como David acompanha o engajamento do usuário com o conteúdo. Como alguém que passa muito tempo no Salesforce, David está satisfeito porque todas as interações do visualizador com a pesquisa de investidores guardada no DocSend também são refletidas nas informações em nível de conta no Salesforce. “Economizo muito tempo quando não preciso alternar entre os dois softwares. Vemos no Salesforce como as pessoas estão interagindo com os documentos que enviamos.” Para David, o Salesforce é sua única fonte de verdade. O DocSend enriquece as informações básicas que recebe do Salesforce, fornecendo “dados mais detalhados sobre como os contatos estão interagindo com nosso conteúdo”, relata David.

Guy realiza uma conferência anual com colegas para compartilhar atualizações sobre suas pesquisas de investimento. Os participantes apresentam suas descobertas e essas apresentações são confidenciais, portanto, precisam ser guardadas em um ambiente virtual seguro.

David conta com as salas de dados virtuais do DocSend para guardar materiais de conferência e apresentações que são compartilhadas com os participantes. “É muito mais fácil para nós usar uma sala de dados virtual do DocSend para armazenar todas as apresentações da conferência, em vez de enviar vinte links exclusivos para cada participante”, exemplifica David. Somente uma lista aprovada de pessoas pode acessar as apresentações, antes da conferência, em uma sala de dados de fácil acesso.

Através do poder combinado do Dropbox e do DocSend, a Aquamarine tem uma maneira otimizada de atualizar, gerenciar e compartilhar conteúdo, seja com um funcionário interno ou pessoa externa.