Com o parceiro certo, redimensionar as operações é fácil: BlackMatter Creative aumenta a largura de banda com o Dropbox Dash.

Histórico

Se alguém entende o valor de uma boa parceria, esse alguém é a BlackMatter Creative. “Em vez de trabalharmos com uma lista de itens pendentes, nós nos associamos a você para descobrir seu objetivo final e, em seguida, o conduzimos em uma jornada para entender o que precisa”, diz a gerente de contas Jessica Lytle.

Essa abordagem autêntica ajudou a BlackMatter a construir uma reputação impressionante e a atrair clientes globais de dezenas de setores. Mas, como são uma pequena empresa, precisam tirar o máximo proveito dos recursos internos. Eles contam com ferramentas para poupar tempo, melhorar a produtividade e facilitar a comunicação entre membros da equipe e clientes.

“Somos uma agência pequena. Colaboramos com clientes e profissionais de criação externos, sejam eles redatores, publicitários, fotógrafos ou cinegrafistas. Garantir que todos tenham as ferramentas necessárias para iniciarmos um projeto com eficiência é fundamental”, afirmou Paul Woodard, presidente e diretor criativo da BlackMatter Creative.

Desafio: uma agência pequena com muitas partes em movimento

Antes de termos essas ferramentas disponíveis, iniciar um novo projeto costumava envolver inúmeros obstáculos.

"Um dos maiores desafios foi organizar tudo: desde os elementos e peças necessários até os membros da equipe que participariam do projeto".

Para gerentes de contas como Lytle, o próximo grande obstáculo era o fluxo do projeto.

“Acompanhar o ritmo de trabalho já pode ser um desafio”, diz ela. “Temos muitos projetos em andamento e queremos garantir que todas as prioridades e prazos de nossos clientes sejam atendidos. Isso significa que devemos trabalhar da forma mais eficiente possível”.

Além disso, a BlackMatter precisava de uma maneira confiável de interagir, dar suporte e gerenciar clientes de qualquer lugar. A possibilidade de trabalhar tanto em âmbito nacional quanto internacional era especialmente importante para membros da equipe como o designer sênior Ben Gennetay.

“Eu trabalho na França e meus colegas estão em Oklahoma, então precisamos compartilhar tudo constantemente. Já trabalhei em agências criativas que não tinham software de armazenamento em nuvem, e isso torna tudo mais difícil e gera mais complicações”.

Solução: dedicar menos tempo à pesquisa e mais tempo à criação.

A BlackMatter estabeleceu contato com o Dropbox, cuja plataforma em nuvem inicialmente ajudou a equipe a armazenar e organizar grandes volumes de arquivos fornecidos pelos clientes.

“Como agência de criação, temos um enorme banco de dados de trabalhos artísticos, fontes e projetos de vários clientes distintos, então o Dropbox poupa muito tempo”, disse Woodard.

A equipe organiza os arquivos por cliente no Dropbox, permitindo aos membros da equipe navegar pelos itens do projeto e localizar qualquer coisa que alguém possa precisar. “O Dropbox facilita muito a transição entre projetos e entre clientes”, disse Lytle.

Com o crescimento da BlackMatter, o mesmo aconteceu com o relacionamento da empresa com o Dropbox. Eles se tornaram membros do programa Design Partner e também adotaram o Dropbox Dash para que os membros da equipe pudessem encontrar arquivos, imagens, vídeos e muito mais em diversas plataformas de trabalho. Com esses recursos adicionais, a equipe da BlackMatter consegue localizar materiais mais rapidamente, organizar projetos com mais eficiência e se comunicar com mais eficácia, tudo o que a equipe precisa para crescer de forma mais inteligente e entregar o trabalho dentro de prazos apertados.

Eles foram além, criando materiais de apoio mais rapidamente com ferramentas de análise, resumo e redação baseadas em IA. Recentemente, a Gennetay utilizou o Dash para começar a criar slides para redes sociais, fornecendo ao software parâmetros sobre o número de slides e os tópicos de cada um. Isso impulsionou o processo de pensamento criativo para que ele pudesse começar a aperfeiçoá-lo.

Eles também estão usando os recursos de IA do Dash para destacar detalhes importantes por meio de um chat personalizado. Durante a reunião, alguns clientes perguntaram a Woodard sobre detalhes específicos do projeto. Ele sabia que a reposta estava em algum e-mail, mas normalmente levaria muito tempo para encontrar usando apenas a busca. "Então, entrei no Dash, digitei uma palavra-chave na barra de pesquisa e ela me trouxe uma resposta precisa imediatamente. Adoro poder usar o Dash instantaneamente em reuniões de negócios para dar aos clientes uma ótima resposta com os detalhes de que precisam”.

Esses momentos são importantes, não apenas para construir a confiança junto ao cliente, mas também para acompanhar os prazos que mudam rapidamente.

“Em nosso negócio, tudo é regido por prazos, e qualquer segundo extra que conseguirmos aproveitar durante o dia ajuda”, afirmou Lytle. “Ter um local central que possa pesquisar em todos os nossos arquivos criativos e extrair o que precisamos é muito eficiente, e estamos muito animados para expandir isso”.

Resultado: conseguir lidar com cargas de trabalho maiores, com menos esforço.

A carga de trabalho da BlackMatter não para de aumentar. O aumento do trabalho pode significar aumento do estresse, mas a equipe não está preocupada.

“O Dash nos fornece as ferramentas necessárias para sermos mais eficientes e conseguirmos lidar com as novas cargas de trabalho mais volumosas que estão surgindo”, disse Woodard.

Designers como Gennetay não conseguem imaginar um dia sem o software. “O Dropbox mudou minha vida, honestamente. Se não fosse o Dropbox, eu não estaria trabalhando para uma agência nos EUA”.

Como a equipe esperava, um dos maiores impactos foi na capacidade de expansão. Antes do Dropbox, a equipe estava ocupada com as tarefas cotidianas de administração dos negócios. Agora que não precisam mais se preocupar em organizar, armazenar ou compartilhar conteúdo, eles podem focar nos clientes e ter conversas que inspiram seus melhores trabalhos de criação.

Eles também têm mais espaço para tarefas como atualizações do site e ajustes na mensagem do produto. Na batalha constante para conquistar mais clientes, iniciativas criativas e parcerias, a equipe sabe que o Dropbox está sempre disponível para dar suporte.

“Passar por esse processo com o Dash e atuando em conjunto com a equipe do Dropbox realmente nos fez sentir valorizados como clientes. Tem sido uma parceria maravilhosa”, disse Woodard.