Como a Darakwon acelerou a publicação, reduziu custos e ampliou o controle das operações

Histórico

Darakwon publica materiais de aprendizagem de idiomas para estudantes de todo o mundo. Com sede na Coreia do Sul, eles colaboram com 86 parceiros em 27 países. Dos primeiros rascunhos aos arquivos finais para impressão, o conteúdo muda constantemente, cruzando fronteiras, equipes e fusos horários.

Desafio: demora na entrega de arquivos e grande sobrecarga de TI

Durante anos a Darakwon compartilhou arquivos à moda antida: gravando-os em pen-drives, discos rígidos ou Blu-rays e enviando-os ao exterior. Cada transferência podia levar cerca de um mês, às vezes até dois. E nem sempre funcionava: dispositivos eram danificados, os downloads falhavam e arquivos desapareciam.

A Darakwon armazenava os arquivos em servidores locais, mas o sistema era difícil de gerenciar:

• O hardware precisava de atualizações constantes.
• Panes eram comuns e muitas vezes atrasavam o trabalho.
• Os custos de manutenção não paravam de subir.
• Os backups eram complicados e nem sempre garantidos.

Algumas equipes tentaram usar suas próprias ferramentas de nuvem, mas isso só criou novos problemas: dados dispersos, riscos de segurança e nenhuma maneira clara de gerenciar tudo isso. A Darakwon precisava de uma plataforma que pudesse reunir tudo em uma só ferramenta.

Solução: um só lugar para armazenar, enviar e gerenciar os arquivos

A Darakwon escolheu o Dropbox pela simplicidade, confiabilidade e atendimento. Na época, o que se destacou foi o suporte local ao idioma coreano, o forte desempenho global e o melhor valor geral em comparação com outras plataformas.

Agora, todo o conteúdo da Darakwon encontra-se em um só lugar. Toda a equipe tem fácil acesso aos arquivos, mas controles de permissão detalhada garantem que cada pessoa veja apenas o que precisa. A equipe usa o Dropbox Transfer para enviar itens grandes - como layouts de livros, arquivos de áudio e trabalhos de design - dentro da Coreia do Sul e para o exterior.

Nos projetos de e-learning, eles costumam usar o Dropbox Replay para deixar comentários em quadros específicos dos arquivos de áudio e vídeo, facilitando a edição quando a revisão remota é necessária.

Eles também usam o Dropbox Sign para gerenciar contratos digitalmente, sem sair da plataforma do Dropbox.

Resultados: entrega mais rápida, custos mais baixos, mais confiança

Agora, a Darakwon compartilha arquivos em segundos, sem falhas e sem atrasos.

Com compartilhamentos mais rápidos e menos gargalos, os projetos passam mais rápido do rascunho à entrega. “Desde que mudamos do nosso sistema anterior, a eficiência geral do trabalho melhorou de 5 a 10%”, acrescenta Shin Kyung-chul, gerente geral da Darakwon.

O Dropbox também ajudou a reduzir os custos em todos os níveis:

• Os custos de envio caíram de cerca de US$ 30.000 em 2021 para US$ 15.000 em 2024, com a maioria dos arquivos agora sendo enviados digitalmente.
• A equipe gasta menos tempo imprimindo, embalando e enviando materiais.
• A desativação do sistema local reduziu custos de hardware e cerca de US$ 7.500 por ano em equipe de TI.

A nova configuração trouxe paz de espírito. "O controle de versões do Dropbox foi uma benção", afirmou Shin. "Ele nos salvou mais de uma vez quando arquivos foram perdidos ou corrompidos". A empresa também tem mais segurança e controle sobre a propriedade intelectual.

Por fim, a seção de administração ajuda a equipe a integrar/desligar funcionários rapidamente, enquanto registros de atividades detalhados mostram exatamente quem acessou, editou ou excluiu cada item. Alertas de sistema - como notificações para transferências de arquivos grandes - ajudam a equipe de TI a identificar atividades incomuns e agir rapidamente.

Com menos atrasos e fluxos de trabalho mais simples, a Darakwon expandiu seus esforços globais de publicação com mais confiança e facilidade.