Histórico

Há mais de 100 anos, o Motion Picture & Television Fund (MPTF) fornece auxílio financeiro, assistência médica e moradia para trabalhadores da indústria do entretenimento. Seja apoiando atores entre projetos, ajudando equipes de bastidores a cobrir despesas ou organizando sua maratona televisiva anual, a missão da MPTF é clara: identificar uma necessidade e supri-la.

Desafio: compartilhamento de arquivos caótico e não confiável

Mas manter essa missão em andamento significa trabalhar rápido. A pequena, mas poderosa equipe de marketing da MPTF administra tudo, desde campanhas de arrecadação de fundos até a coleta de vídeos de celebridades que apoiam a causa. Desde filmagens de eventos até imagens para materiais gráficos para redes sociais, a MPTF compartilha arquivos constantemente - internamente, com fornecedores e com apoiadores de alto nível. Mas o sistema antigo deles não era adequado à forma como trabalhavam. 

• Os links para os arquivos frequentemente falhavam, dificultando o acesso dos parceiros ao conteúdo.
• A coleta de ativos foi caótica, com os colaboradores usando diferentes métodos para enviar os arquivos.
• Os processos de aprovação se arrastaram, atrasando as campanhas e a produção de eventos ao vivo.

Quando se tratava do seu maior evento de arrecadação de fundos - a maratona televisiva anual - essas questões se tornavam ainda mais urgentes. A MPTF precisava de uma maneira de coletar, compartilhar e revisar rapidamente ativos de diversos colaboradores, desde editores a celebridades.

Solução: reunir, enviar e revisar arquivos de maneira integrada.

Para simplificar o compartilhamento de arquivos e trabalhar com mais eficiência, a MPTF passou a usar o Dropbox. “A equipe do Dropbox foi incrivelmente prestativa e empenhada em atender às nossas necessidades”, compartilha Clymer. “Eles apresentaram várias soluções, nos deram acesso antecipado a alguns recursos e garantiram que tivéssemos tudo o que precisávamos. Nos sentimos muito bem cuidados”.

Alguns funcionários também ficaram entusiasmados com a mudança para o Dropbox, já que haviam experimentado sua facilidade de uso no passado. LaRosa acrescenta: “Eu sabia como era fácil trabalhar com o Dropbox, porque quando você tem tudo on-line, pode acessar rapidamente e a qualquer momento, mesmo que não tenha aberto aquele arquivo por mais de dois anos”.

A MPTF rapidamente estabeleceu um novo fluxo de trabalho para a coleta de ativos. Agora, os funcionários simplesmente compartilham um link público, permitindo que os colaboradores enviem arquivos diretamente às pastas corretas - mesmo sem uma conta do Dropbox.

Agora, LaRosa colabora com mais facilidade em projetos como o boletim informativo da MPTF. Anteriormente, ela gerenciava a opinião do boletim informativo por meio de documentos e e-mails, onde as edições podiam se perder facilmente. Agora, ela acompanha as edições e os comentários diretamente no Dropbox Paper, marcando os editores para contribuições e criando links para os ativos relevantes, tudo armazenado e organizado no Dropbox.

A equipe da MPTF também usa o Dropbox Replay para revisar as gravações.

Anteriormente, Clymer assistia a vídeos on-line, anotava observações e códigos de tempo em um documento e os enviava por e-mail ao editor. Sem marcadores exatos, o editor teve que fazer muita adivinhação. Com o Replay, o Clymer pode simplesmente clicar em um link, assistir ao vídeo e deixar comentários específicos de cada quadro. “É como estar de volta a uma sala de edição juntos, mesmo trabalhando remotamente”, acrescenta Clymer.

Resultados: colaboração mais simples e rápida

O Dropbox não apenas simplificou o fluxo de trabalho da MPTF, como também lhes devolveu o tempo para se concentrarem em sua missão.

• Aprovações de conteúdo 20% mais rápidas
• Mais ativos de apoiadores famosos, graças aos envios mais fáceis.
• Produção de eventos mais ágil, com acesso instantâneo a arquivos essenciais.

Na última maratona televisiva, uma celebridade enviou um vídeo de última hora, pouco antes de ir ao ar. Com o Dropbox, a equipe baixou o arquivo instantaneamente, integrando-o perfeitamente ao programa.

E quando se tratou do Festival de Cinema Instantâneo da MPTF, o Dropbox garantiu que as equipes pudessem colaborar sem interrupções, mantendo os ativos organizados e os projetos avançando na velocidade da produção.

Para Clymer, a verdadeira vitória está em como o Dropbox facilita a vida de todos - desde a equipe da MPTF até as celebridades e parceiros que os apoiam. “As celebridades são constantemente solicitadas a fazer favores, então você precisa tornar o mais fácil possível para elas dizerem sim. Com o Dropbox, basta dizer: 'Tire a foto com seu celular, clique neste link e faça o envio'. Simples assim”, acrescenta Clymer.

Para Clymer, a maior vantagem é a facilidade com que a empresa e os colaboradores podem enviar e receber ativos com links. “Tenho muita compaixão por pessoas que simplesmente querem abrir um arquivo sem ter que passar por várias etapas. Eles diziam: ‘Não entendo. Só quero dar uma olhada. Por que isso não é fácil?’ Com o Dropbox, finalmente é”, compartilha ela.