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Em uma agência em expansão, o maior obstáculo nem sempre é o trabalho, em si. São aquelas tarefas secundárias: o link colocado no chat errado, a apresentação que ninguém consegue encontrar, a pergunta que já foi respondida cinco vezes só esta semana. Quando tudo está acontecendo muito rápido, esses pequenos atrasos se somam em segundo plano e acabam atrasando o seu ritmo.

Esse é o universo em que Kaitlyn Miner, Líder de Pessoas e Cultura, e Kim Siercks, Analista de Melhoria de Processos, atuam na Pathfinders Advertising. A agência, composta por 50 pessoas, é especializada em estratégia de marca, criação, mídia e execução digital para clientes regionais e nacionais.

Miner lidera a área de Pessoas e Cultura da agência, onde clareza e consistência moldam diretamente a experiência do funcionário à medida que a empresa cresce. Siercks trabalha na área operacional, intervindo para identificar gargalos e ajudar a retomar o trabalho quando os projetos estão paralisados.

Entre elas, tinham uma visão clara de onde a agência funcionava (e onde não).

Desafio: rápido crescimento, perda da perspectiva sobre o que realmente importa

Desde a integração de novos funcionários até a entrega ao cliente, o problema era o mesmo: equipes gastando tempo demais buscando informações.

Miner ouviu esses comentários diretamente. “Eu recebia perguntas o tempo todo. E eram perguntas repetidas, feitas por diversos funcionários”.

A Pathfinders já usava o Dropbox há anos para manter os arquivos organizados e acessíveis. Desde materiais criativos até kits de boas-vindas, cada coisa ficava em seu devido lugar. Porem, à medida que a agência se expandiu, o Dropbox deixou de ser o único lugar em que as tarefas aconteciam. As conversas aconteciam no Teams. Os comentários eram feitos por e-mail. As anotações eram anexadas às apresentações. E ninguém conseguia encontrar nada quando precisava.

Não faltava informações. Elas só estavam fragmentadas.

Solução: um só lugar para pesquisar e entender tudo, e com agilidade

A liderança começou a buscar maneiras de tornar as informações mais fáceis de encontrar em toda a empresa, sem alterar o funcionamento das coisas. Quando conheceram o Dropbox Dash, logo enxergaram a solução ideal. O Dash funcionaria com as ferramentas que as equipes já utilizam, reunindo conteúdo, conversas e contexto em um só local de busca.

“Já usamos o Dropbox para armazenar tudo o que fazemos. O Dash encontra todos os resultados de que precisamos”, afirmou Siercks.

Ao conectar ferramentas como Dropbox, Microsoft Teams e outros aplicativos de trabalho, o Dash cria uma função de busca centralizada e com inteligência artificial em todo o ecossistema da Pathfinders. Em vez de terem que se lembrar de onde algo está armazenado, os funcionários podem pesquisar uma só vez e obter resultados de todos os seus arquivos, conversas e documentos. E cada solicitação leva em consideração as permissões, mostrando apenas os itens autorizados.

Para Miner, isso significa menos solicitações repetidas. “[Agora eu] indago: 'você já perguntou isso ao Dash?'”, disse ela. “Isso ajuda a capacitar as pessoas a buscarem [respostas] por conta própria, ao mesmo tempo que garante que os funcionários se sintam apoiados”.

O Dash também resume documentos e exibe rapidamente detalhes importantes, ajudando as equipes a se orientarem sem precisar abrir e analisar vários arquivos. Em vez de vasculharem tópicos e pastas, eles encontram o conteúdo certo em segundos.

Resultados: 750 horas recuperadas - e todos conseguem encontrar o que precisam

Siercks percebeu o valor do Dash durante uma sessão de "imersão" com um novo cliente. “Normalmente, levaríamos cerca de uma semana para transformar aquele dia em um download utilizável para a equipe”, disse ela. Com o Dash, a equipe sintetizou as principais informações em um briefing de uma hora e começou a aplicar já no dia seguinte.

A Miner observou ganhos semelhantes na gestão de desempenho. Ao ensinar os funcionários a fazer a Avaliação de Gestão de Desempenho (PMR), ela usou o recurso de chat do Dash para ajudá-los a escrever avaliações com suas próprias palavras. “Ao longo de um ciclo de seis meses, [a equipe] pode salvar o chat e adicionar as conquistas à medida que acontecem”, disse Miner. “No final, todos têm um PMR totalmente integrado e pronto para serem entregues”.

Em ambos os casos, o Dash possibilitou menos tempo processando contexto e mais tempo de ações práticas.

Miner calculou o impacto em toda a empresa. Os profissionais de criação afirmam que economizam de cinco a seis horas por semana. Os líderes de operações ganham tempo para resolver problemas mais rapidamente. O departamento de RH recebe menos perguntas repetidas sem deixar de oferecer suporte. “O Dash provavelmente me ajudou a poupar de duas a três horas por semana”, disse ela. “Se você fizer as contas, dá 750 horas por ano por pessoa”.

E quando as equipes param de buscar links e respostas, elas podem investir esse tempo no que a Pathfinders chama de "trabalho-investimento": aprendizado, aprimoramento de processos e fortalecimento da cultura.

“O Dash nos permite mais tempo para passarmos juntos”, disse Siercks, “e para investirmos de volta nos negócios e em nós mesmos”.