A The Digitale simplifica a criptografia de ponta a ponta com o Dropbox, economizando 30% em tempo e esforço

Histórico

Precisa comercializar um produto ou serviço difícil de explicar? A The Digitale, uma agência de marketing digital alemã, pode ajudar você nisso. “Empresas que têm aspectos como jornadas longas de clientes, perfis complexos de compradores ou públicos-alvo nichados são o projeto perfeito para nós”, afirma Dominique Korschinek, CEO/sócia-gerente da The Digitale. A empresa oferece serviços como análise, inteligência de negócios, estratégia, criação de conteúdo, design, experiência do usuário e otimização de conversão. “Nossa missão é fazer com que o marketing digital amplie os negócios dos clientes. Não basta criar vídeos engraçados. É preciso entregar resultados que façam a diferença”, acrescenta Korschinek. A The Digitale prefere trabalhar com clientes e empresas com uma visão parecida com a dela e que lideram a transformação digital na Europa, como Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom e Microsoft.  

O desafio: simplificar a criptografia de ponta a ponta

A The Digitale, uma agência alemã que também trabalha com empresas líderes do mercado internacional, precisa proteger dados confidenciais para manter a confiança e a conformidade com as leis de privacidade da União Europeia (UE). “Precisamos usar a criptografia de ponta a ponta (E2EE) em alguns arquivos e tudo o que contém dados de leads, documentos de recursos humanos ou arquivos estratégicos e financeiros. Com essa tecnologia, só você e sua pessoa parceira têm a chave da criptografia, e nem mesmo o governo ou o Dropbox, que é quem armazena os arquivos, consegue acessar esses dados”, explica Peter Bilz-Wohlgemuth, COO/sócio-gerente da The Digitale.

Inicialmente, a The Digitale usava um serviço de E2EE mais complicado de usar, chamado Boxcryptor. “Tínhamos que oferecer treinamentos específicos para a equipe sobre como criptografar arquivos. Se o software não fosse usado da maneira correta, só a pessoa que tivesse feito a criptografia conseguiria descriptografá-lo. E, se esse funcionário não fizesse mais parte da empresa, seria impossível acessar o arquivo. Além disso, os arquivos também travavam completamente às vezes. No fim das contas, a tecnologia era ótima, mas usá-la gerava muita confusão” afirma Bilz-Wohlgemuth.

A The Digitale usa o Dropbox para compartilhar arquivos desde o começo. “Trabalhamos com profissionais autônomos e outros parceiros. Assim, precisamos de um software que simplifique a colaboração entre as equipes híbridas. Quando começamos, o Dropbox era, de longe, a melhor solução que encontramos. Por isso, quando o Dropbox adquiriu a tecnologia do Boxcryptor e passou a usar a criptografia de ponta a ponta na plataforma, aproveitamos a chance de ser uma das primeiras empresas a adotá-la”, lembra Bilz-Wohlgemuth. 

Solução 2 em 1: E2EE e compartilhamento de arquivos no Dropbox 

A The Digitale decidiu usar os serviços de criptografia de ponta a ponta do Dropbox. Os arquivos que tinham sido criptografados com o Boxcryptor foram migrados para o Dropbox e criptografados nele. Primeiro, a empresa descriptografou os arquivos com o software legado. Depois, transferiu os arquivos, mantendo a estrutura da pasta, e configurou os direitos de acesso.

Com a migração, agora a The Digitale consegue criptografar os arquivos e as subpastas, ou até mesmo pastas inteiras, só com um clique. Dessa forma, ela armazena todos os arquivos, de conteúdos de marketing a simulações de sites e dados de leads, em um único ecossistema. Além disso, a empresa usa o Dropbox Transfer para compartilhar os arquivos com sua rede de parceiros globais ou seus clientes, mesmo que alguns deles não tenham uma conta do Dropbox. A The Digitale também consegue definir prazos de validade para os links e saber quando eles são abertos ou quando os arquivos são baixados.

Por fim, a The Digitale disponibilizou a criptografia para outros funcionários. “Antes, tínhamos que limitar o número de licenças, porque elas tinham um custo adicional. Agora, tudo ficou mais simples. Como todos os funcionários já usam o Dropbox, eles também conseguem usar a criptografia”, explica Bilz-Wohlgemuth.

Resultados: criptografia de arquivos descomplicada 

Hoje, a The Digitale criptografa arquivos dentro do próprio Dropbox em vez de usar dois serviços. “O processo é cinco vezes mais tranquilo, e gastamos cerca de 30% menos tempo gerenciando a criptografia e a descriptografia. Assim, a equipe da The Digitale pode se concentrar em entregar um trabalho de qualidade para os clientes. Nosso foco é fazer o trabalho para os clientes, elaborar estratégias com eles, criar conteúdo e entregar ótimos resultados. Todo o resto deve funcionar com tranquilidade e não tomar nosso tempo. Esse recurso mudou tudo para nós e melhorou a segurança e a facilidade de uso de uma vez só”, afirma Bilz-Wohlgemuth.

Ele também permitiu que a The Digitale simplificasse a abordagem de treinamento e a integração de funcionários. “Antes, levávamos cerca de uma hora para ensinar um funcionário novo a usar a solução E2EE antiga. Agora, esse treinamento é uma conversa de apenas 5 minutos sobre onde as ferramentas estão e por que são organizadas dessa maneira”, diz Bilz-Wohlgemuth.

Com isso, a equipe da The Digitale tem uma experiência de compartilhamento de arquivos mais tranquila, mesmo lidando com dados confidenciais regularmente. Os processos dos consultores fiscais também ficaram mais fáceis. “Antes, nossa empresa fiscal precisava instalar o software de criptografia no computador dela para trabalhar conosco. Agora, a equipe pode simplesmente acessar o Dropbox pelo navegador”, diz Bilz-Wohlgemuth.

A migração também trouxe mais segurança para a The Digitale. Com uma criptografia mais simples, a equipe é incentivada a proteger mais arquivos. “Agora que ficou fácil criptografar dados, conseguimos criptografar o dobro da quantidade de arquivos”, diz Bilz-Wohlgemuth. Como o Dropbox atende aos regulamentos da UE e da Alemanha, fica mais fácil para a The Digitale provar a conformidade com os padrões ISO e com outras certificações, facilitando o relacionamento com provedores de segurança cibernética e clientes importantes.

Hoje, a The Digitale procura outras formas de simplificar ainda mais o compartilhamento de arquivos. Para começar, ela está considerando usar serviços como o Dropbox Sign para integrar assinaturas eletrônicas no mesmo ecossistema. “Ter um processo de compartilhamento de arquivos confiável, fácil de usar e rápido é fundamental, principalmente para empresas como a nossa, que produzem muito conteúdo”, afirma Bilz-Wohlgemuth. Aliás, este é o conselho dele para quem ainda está procurando soluções de compartilhamento de arquivos: pesquise bem e invista em segurança e recursos de criptografia de ponta a ponta. “Quanto melhor o software, o armazenamento ou as soluções de compartilhamento funcionarem, mais tempo poderemos gastar em atividades que geram receita”, acrescenta.