Como uma melhor segurança e acesso a arquivos simplificou a colaboração do cliente

Desafio: uma violação de dados revela a necessidade de segurança extra para os arquivos

Fundado em 1984, o TSCG, The Shopping Center Group, é a maior empresa imobiliária comercial privada com foco específico em varejo e restaurantes. Ao permanecer fiel ao varejo, o grupo desenvolveu relacionamentos sólidos e duradouros com varejistas conhecidos. O foco exclusivo no varejo e o compromisso de permanecer aprendiz do setor varejista permitem evitar distrações ao mesmo tempo que trazem perspicácia aos desafios que os seus clientes enfrentam.

Para o TSCG, a segurança e a proteção das informações do cliente são de vital importância. Para além de proteger os dados financeiros, as informações estratégicas podem significar um desastre se caírem em mãos erradas. Por exemplo, se uma grande varejista estiver interessada em entrar em determinado mercado, muitas pessoas vão querer saber essa informação com antecedência.

Após um incidente de segurança ocorrido com um dos parceiros de longa data do TSCG, a equipe reconheceu a importância de fazer a transição para um novo provedor de serviços e realizou uma revisão detalhada das práticas de armazenamento de arquivos.”

Devido à natureza do trabalho do TSCG, nem tudo é mantido internamente. Embora o TSCG crie muitas informações internamente, elas precisam ser compartilhadas com o cliente. O processo de compartilhamento era complexo, a equipe precisava entrar em contato com o parceiro de TI, que então configurava uma pasta de compartilhamento, e essa pasta era centralizada em um sistema de armazenamento de arquivos tradicional.
A intenção era aprimorar, por isso o grupo levou esse desafio a vários provedores de serviços gerenciados para ver quem tinha a melhor solução.

Solução: Armazenamento seguro baseado na nuvem que permite fácil compartilhamento e acessibilidade

Durante as conversas do TSCG com potenciais provedores de serviços gerenciados, foram debatidos os desafios e as preocupações com segurança, armazenamento e compartilhamento de arquivos. Ao longo dessas conversas, o Dropbox se destacou por entender o valor da segurança e ter sistemas implementados que protegem as informações e, ao mesmo tempo, permitir acesso fácil às pessoas apropriadas. Para Bryan Chandler, vice-presidente sênior e diretor administrativo de inovação e tecnologia do TSCG, também seria importante poder aproveitar a experiência do Dropbox no trabalho com outros clientes e receber a garantia de que as informações estariam seguras. Quando o cliente pergunta: "O que você está fazendo para nos proteger?" O TSGC pode compartilhar as medidas implementadas pelo Dropbox. “Isso ajuda a construir confiança nesses relacionamentos”, afirma Bryan.

O Dropbox se tornou o mecanismo central de compartilhamento de arquivos do TSCG, e todos os 300 funcionários do grupo têm acesso ao Dropbox. A plataforma vem instalada no laptop de todos os novos usuários para que documentos, downloads e fotos sejam todos guardados no Dropbox. Os agentes do TSCG também podem entrar no Dropbox pelo dispositivo móvel quando estiverem em trânsito. E como o Dropbox sincroniza arquivos em todos os dispositivos, cada funcionário trabalha com a versão mais atualizada dos arquivos. “Ele remove aquela carga mental sobre onde estão os documentos. Basta salvá-los e, não importa onde você esteja, eles estarão acessíveis,” explica Bryan. Os agentes trabalham em negociações complexas com documentos complexos, mas agora, desde que tenham acesso à internet, têm acesso aos arquivos necessários. Este tipo de mobilidade e flexibilidade também permitiu ao TSCG adotar um modelo de trabalho híbrido.

Além de fornecer armazenamento seguro de arquivos, os recursos do Dropbox facilitam a colaboração tanto para os agentes do TSCG quanto para os clientes dele. O compartilhamento de arquivos, por exemplo, permite que o TSCG crie espaços virtuais para os clientes com todas as informações deles e, depois, basta enviar um link ao cliente para que ele tenha acesso e garantir que todos estejam operando com os mesmos dados. “Isso foi muito bem recebido, não só pelos nossos agentes, mas também pelos nossos clientes”, conta Bryan. Há muita due diligence necessária em uma aquisição, e uma transação recente envolveu muitos acordos relacionados a várias assinaturas e contratos que uma empresa tinha com diferentes fornecedores. Lidar com esse tipo de negociação requer muita comunicação, geralmente por e-mail. Bryan usou o recurso de solicitação de arquivo no Dropbox, que permitiu que a outra parte compartilhasse materiais no espaço que ele havia criado.

“Isso economiza muitas idas e vindas de e-mails”, afirma Bryan. “Em vez da bagunça na minha caixa de entrada, o cliente pode simplesmente enviar o item para onde ambos temos acesso. O processo é muito mais otimizado. Quando você transfere tantos arquivos, isso ajuda a reduzir aquele conhecido problema: "Achei que já tinha enviado”." O TSCG também depende da capacidade de seguir determinadas pastas. Os usuários podem receber uma notificação sempre que alguém adiciona algo novo a um espaço. “O recurso de seguir pastas é uma preciosidade do Dropbox, e tem um poder imenso”, revela Bryan. “Envio informativos, artigos e outros recursos úteis para a pasta. Quem achar esses recursos úteis pode seguir a pasta e receber uma notificação quando eu adicionar conteúdo novo.”

O Dropbox também funciona bem com o restante do acervo tecnológico do TSCG, que inclui aplicativos como a ferramenta de gerenciamento de projetos monday.com e o gerenciador de rastreamento de arquivos e rastreamento de conteúdo Airtable. “Posso simplesmente clicar em dois botões e transferir qualquer arquivo do Dropbox para esses aplicativos, e tudo funciona perfeitamente”, comemora Bryan. Os recursos de integração do Dropbox também oferecem escalabilidade, que o TSCG espera poder aproveitar em um futuro bem próximo. “Certamente, existe uma oportunidade melhor para promovermos cada vez mais a colaboração entre os aplicativos que utilizamos diariamente e o Dropbox.”