O que é DMAIC?
Às vezes, no mundo empresarial, ouvimos jargões que entram por um ouvido e saem pelo outro. “DMAIC", sigla em inglês, é um bom exemplo disso. Principalmente devido ao potencial que o DMAIC tem de melhorar seus esforços de trabalho.
Em resumo, “DMAIC” é uma abordagem de resolução de problemas orientada por dados, que envolve refinamentos e otimizações incrementais em produtos, projetos e processos.
O que significa DMAIC?
De forma bem simples, essa sigla adaptada para o português significa "Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar".
O engenheiro da Motorola, Bill Smith, criou a abordagem DMAIC na década de 1980 como parte da metodologia Six Sigma, que se baseia em medições e análises para tornar as operações o mais eficientes possível. O objetivo? Melhorar processos.
Quais são as diferentes etapas do processo DMAIC?
Smith projetou as cinco etapas ou "fases" interconectadas da abordagem DMAIC para um efeito cumulativo: desenvolver com base em informações e dados gerados em estágios anteriores e repetir suas descobertas.
Definir
A fase "Definir" do DMAIC estabelece qual é o problema e o que é necessário para resolvê-lo. Parece óbvio, mas esta parte do processo — definir o problema, o objetivo e o escopo necessário para alcançá-lo — é fundamental.
Ao fazer isso, você saberá quais elementos são críticos para a qualidade (ou “CTQs”, do inglês). Líderes de equipe e gerentes de projeto geralmente desenvolvem um diagrama SIPOC (“Fornecedores, Entradas, Processo, Saídas e Clientes”, na sigla em inglês) para sua equipe ou documento de abertura do projeto.
Medir
Compreende o problema? Ótimo! Vamos descrever como você vai medir e observar as mudanças feitas. O objetivo da fase “Medir” do DMAIC é:
- determinar o desempenho do processo atual
- determinar quais dados você analisará
A partir daí, você pode usar um plano de coleta de dados para monitorar seu desempenho à medida que faz alterações e comparar os resultados no final do projeto.
Analisar
Agora você deve ter uma linha de referência de dados que pode usar para começar a tomar decisões sobre seu processo. Parabéns! Bem-vindo à fase Analisar do processo DMAIC, onde você estuda esses dados.
Você e sua equipe vão criar um mapa do processo atual usando seus dados para entender onde os problemas começam em seu processo.
Não há necessidade de usar nenhuma das ferramentas complexas do Six Sigma: diagramas de Espinha de peixe e Gráficos de Pareto são métodos perfeitamente suficientes e comumente usados para conduzir análises de causa raiz.
Depois de identificar várias causas raiz, envolva sua equipe para ajudar a determinar o foco do processo DMAIC no futuro.
Melhorar
Chegou a hora de começar a implementar melhorias reais nos processos. Durante a fase "Melhorar" do DMAIC, trabalhe com sua equipe para encontrar soluções criativas para implementar e medir. Fazer brainstorming e realizar reuniões eficazes são essenciais. Depois de ter as soluções em mente, você precisará testá-las, garantir sua eficácia e implementá-las. O ciclo Planejar, fazer, checar, agir ou “PDCA”, do inglês, é um método comum para isso, assim como a Análise de modo e efeito de falha, ou “FMEA”, para antecipar possíveis problemas. Por fim, crie um plano de implementação detalhado para orientar a correção dos problemas de processo existentes.
Controle
A última etapa do DMAIC deve ajudar você a verificar e sustentar o sucesso da sua solução. Na fase Controlar do DMAIC, sua equipe cria, como você já deve ter imaginado, um plano de controle. Isso ajuda sua equipe a reavaliar continuamente os impactos das mudanças de processo implementadas.
Você também deve criar um plano de resposta para agir caso o desempenho comece a cair novamente. Poder analisar como você implementou as melhorias e quais soluções encontrou pode ser extremamente valioso. Nesses momentos, ter documentação adequada e controle de versão no processo de melhoria é vital.
Dica: se você já ouviu falar da abordagem DMAIC, pode ter ouvido falar de uma etapa inicial diferente, conhecida como a fase Reconhecer. É uma distinção semântica mínima, pois as duas são essencialmente idênticas.
PDCA vs DMAIC vs DMADV: qual a diferença?
DMAIC e DMADV são metodologias do Six Sigma: uma abordagem orientada por dados para aprimorar processos.
DMADV significa Definir, Medir, Analisar, Projetar e Verificar. Enquanto o DMAIC é usado para melhorar processos existentes, o DMADV é usado para desenvolver novos processos.
Entretanto, o PDCA (Planejar, Desenvolver, Conferir, Agir) é uma abordagem mais geral de gestão, focada na melhoria contínua.
Quais são as vantagens e desvantagens da abordagem DMAIC?
Na indústria, a adoção de Six Sigma e DMAIC ajudou na condução de uma abordagem de manufatura enxuta visando a eliminação de desperdícios, defeitos e excesso de produção.
Os fabricantes constataram que quanto mais desvios padrão existissem entre os seus limites de qualidade média e aceitável, menor seria a probabilidade de ultrapassarem esses limites. Assim, o Six Sigma — ou seis desvios padrão — tornou-se o modelo ouro na definição dos limites de produção. Como? Ajudando a reduzir o número de defeitos e aprimorando os processos.
Essa abordagem estatística para identificar e solucionar as causas principais dos problemas foi vital para melhorar a produção industrial nos anos 90 e 2000. Outras metodologias, como o Kaizen, também desempenharam um papel importante.
Vantagens do DMAIC
Quer você trabalhe ou não em manufatura, o principal benefício da abordagem DMAIC é que ela é incrivelmente rigorosa. Muitas vezes, experimentos de resolução de problemas com novos processos podem acabar não gerando respostas definitivas sobre o que foi alterado. Ao usar a abordagem DMAIC, você fica em uma posição melhor para avaliar e medir o progresso usando dados.
A estrutura padronizada de cinco etapas da abordagem DMAIC mantém todos a par de todas as etapas do processo. Ao produzir uma documentação para resumir todas as decisões e o progresso feito, você pode passar pelas etapas continuamente. E ao ter um processo definitivo, você pode ajudar a orientar as equipes de acordo com os objetivos atuais.
Os fãs adoram o fato de a abordagem DMAIC ser iterativa e contínua. A fase Controlar do processo requer que os proprietários do processo continuem a monitorar os impactos da otimização. Com um plano de monitoramento de dados já em vigor, seus novos dados de processo formam naturalmente a linha de referência para uma nova fase Medir. A metodologia DMAIC é capaz de identificar continuamente problemas ou impactos nos processos empresariais, além de um meio para abordar esses problemas imediatamente.
Desvantagens do DMAIC
Os aspectos estruturados e minuciosos do DMAIC são parte do seu atrativo. No entanto, isso significa que segui-los pode ser uma tarefa longa, demorada e que exige muitos recursos. Não é o ideal se você for uma pequena equipe de marketing gerenciando vários projetos ou uma startup que precisa agir rapidamente para concluir os trabalhos.
Esse é um dos problemas do DMAIC como um todo: ele não funciona bem em situações que exigem flexibilidade ou dinamismo. E não é essa a intenção: o DMAIC é um processo rígido, projetado para melhorar processos de modo incremental, e não para gerar avanços rápidos. Isso pode significar que a inovação é sufocada porque não se "encaixa" na abordagem incremental.
Uma última desvantagem do DMAIC é sua dependência de dados. Para que o processo seja bem-sucedido, a coleta e a análise de dados são cruciais. A coleta involuntária de dados de baixa qualidade pode levar a conclusões incorretas e soluções ineficazes. E nenhuma empresa quer ter gasto tempo, dinheiro e esforço considerável para chegar a uma solução mal informada.
Quando você deve usar DMAIC?
A abordagem DMAIC requer alinhamento da equipe e tempo para compreensão. Como gerente, vale a pena perguntar: "Qual processo ou equipe se beneficiará mais com a metodologia DMAIC?"
Lembre-se de que esta talvez não seja necessariamente a opção certa para o seu problema, setor ou cultura organizacional. Problemas de processo que são facilmente identificáveis e que têm soluções simples e prospectivas, respaldadas por dados convincentes, podem não exigir um processo DMAIC completo.
Quando o problema do processo é mais complexo ou de alto risco, como quando você não pode arcar com uma redução de desempenho, o processo DMAIC pode ser uma estratégia inteligente. Mesmo que implique um orçamento maior do que o desejado, o processo, quando devidamente implementado, deve produzir resultados.
Como dar suporte ao processo DMAIC
Tentar um projeto DMAIC pela primeira vez pode ser intimidante, especialmente se a sua organização tiver problemas graves. Qual é a chave para fazer isso funcionar? Colaboração e comunicação clara. É aí que entra o Dropbox.
Como o Dropbox pode apoiar a metodologia DMAIC
Comece criando um documento no Dropbox Paper para detalhar ideias e descobertas da equipe, tudo em um só lugar.
Defina o problema, especifique como irá medi-lo e peça a cada membro da equipe que insira suas descobertas no documento para que sejam analisadas em grupo. Juntos, vocês podem colaborar neste documento vivo e dinâmico e encontrar maneiras de melhorar gradualmente o processo de resolução de problemas.
Você pode até finalizar o projeto detalhando um plano de controle coletivo e um plano de resposta caso o processo volte a falhar no futuro.
Do início ao fim, o Dropbox Paper permite que você reúna todo o projeto DMAIC em um único documento colaborativo. Além disso, pode ser compartilhado com qualquer pessoa que precise vê-lo, estando pronto para acesso de qualquer lugar, graças à nuvem.
O melhor de tudo é que isso é apenas o começo de como o Dropbox pode ajudar você a colaborar com sua equipe, compartilhar arquivos sem esforço e realizar o trabalho. Explore nossos planos para saber mais.
