Trabalhar como freelancer é um sonho para muitas pessoas, mas convenhamos, administrar faturas pode ser um pesadelo. Tentar encaixar esses números e prazos parece muito com uma montagem interminável de um quebra-cabeça. Sem contar com a inconveniência de ficar no pé de clientes que atrasam pagamentos.
No entanto, com as ferramentas e estratégias certas, você pode agilizar o processo e receber os pagamentos mais rapidamente. Neste artigo, compartilhamos cinco dicas de gerenciamento de faturas que ajuda você a manter a organização e retornar ao que faz de melhor: impressionar clientes e expandir os negócios.
Por que é importante administrar faturas?
Um processo eficaz de gerenciamento de faturas ajuda você e seus clientes a evitar erros dispendiosos no processamento e pagamento das faturas. Assim, você evita atrasos no recebimento de pagamentos dos seus produtos ou serviços causados na entrada de dados por erro humano. Como resultado, sua experiência de faturamento descomplicada e sem estresse pode impulsionar o estreitamento do relacionamento com os clientes.
Com as ferramentas adequadas, o gerenciamento de faturas também pode ajudar você a administrar seu fluxo de caixa e estoque, além de prever suas finanças e seu crescimento.
Como administrar faturas com eficácia
Confira cinco dicas para ajudar você a administrar faturas de forma eficaz:
1. Escolha o melhor software para você
O primeiro passo para um gerenciamento eficaz de faturas é escolher o melhor software. Alguns clientes podem preferir que as faturas sejam enviadas como documentos Word, Google Doc ou PDF para que possam carregá-las diretamente no sistema de gerenciamento de faturas deles para serem processadas.
No entanto, para tornar o processo mais simples para todos, procure um software que permita criar, gerenciar e enviar suas faturas de um só lugar.
O Dropbox oferece um local centralizado para armazenar todas as faturas, facilitando o acesso, o gerenciamento e o compartilhamento delas de qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Assim, não há necessidade de armazenamento físico, como arquivos de papel ou armazenamento local em computador, que podem estar sujeitos a perdas ou danos.
E se você está procurando uma maneira de conectar seus arquivos ao seu software de faturamento ou gerenciamento de projetos, o Dropbox se integra a uma série de ferramentas como ActiveCollab e Xero Tax.
2. Facilite para seu clientes a realização de pagamentos
Não há nada pior do que surpreender um cliente com uma fatura. É importante discutir as condições de pagamento com o cliente o quanto antes, de preferência antes de iniciar qualquer trabalho. Dessa forma, você deixa claro como prefere que seja o pagamento, facilitando o procedimento do cliente quando chegar a hora.
Com um processo de pagamento simples, todo mundo sai ganhando. Os clientes conseguem otimizar algumas das tarefas demoradas envolvidas no processamento de faturas e você consegue melhorar seu fluxo de caixa recebendo pagamentos mais rapidamente.
Os métodos de pagamento eletrônico como Stripe e PayPal são mais seguros do que os pagamentos tradicionais em dinheiro. Também são muito mais rápidos do que as transferências bancárias via serviços bancários on-line.
3. Automatize o processo
Uma ferramenta de gerenciamento de faturas digitais pode ajudar você a evitar muitos dos erros mais comuns das faturas em papel. As faturas podem ser enviadas diretamente da sua ferramenta de faturamento para o cliente, sem que se percam no caminho.
Para coletar assinaturas para as faturas, uma ferramenta como o Dropbox Sign ajuda você a agilizar esse processo, automatizando grande parte dele. É possível criar modelos reutilizáveis e formulários pré-preenchidos que podem ser personalizados e enviados ao cliente para assinatura eletrônica. Você receberá notificações por e-mail quando o cliente visualizar, abrir ou assinar a fatura.
4. Poupe tempo com modelos personalizados
Se você precisa faturar pagamentos recorrentes ou trabalho de projetos regulares para clientes, um modelo pode economizar muito tempo e esforço.
Dessa forma, as mesmas informações que seriam inseridas manualmente repetidas vezes são pré-preenchidas. Adicionar o logo da sua marca e personalizar o estilo dos seus modelos também garante que os clientes reconheçam facilmente suas faturas.
Se você não precisa de assinatura nas faturas, o Dropbox permite editar documentos PDF facilmente, para que você possa criar novas faturas a partir de um modelo com alguns cliques. O controle de versões permite rastrear alterações nas faturas, o que pode ser útil para auditoria. Você pode então compartilhar esses arquivos com um simples link, e clientes, fornecedores ou outras partes interessadas podem acessar esses arquivos mesmo que não tenham uma conta do Dropbox.
5. Tenha um plano para faturas não pagas
Muitos freelancers confirmam que faturas em atraso e não pagas são, infelizmente, comuns. Há uma infinidade de fatores que podem causar essa situação, desde faturas não entregues às pessoas ou aos departamentos apropriados, até o cliente simplesmente estar ocupado demais para processá-las.
Por isso, é importante se preparar com um processo específico para os casos de não pagamento. O texto pode incluir:
- Estipular tarifas para atrasos ou cobranças de juros no contrato com o cliente
- Solicitar o pagamento mediante recebimento, ou seja, o cliente deve pagar assim que recebe a fatura
- Configurar um prazo de pagamento razoável para que o cliente consiga se organizar
- Agendamento de lembretes para serem enviados ao cliente por e-mail quando ele perde a fatura em sua caixa de entrada
- Por exemplo, sete dias antes do vencimento do pagamento, na data de vencimento e sete dias depois
Como administrar faturas com o Dropbox
Se você não está usando um software de faturamento, mas está criando faturas manualmente como documentos, o Dropbox pode ser uma maneira útil de armazenar, organizar e compartilhar as faturas.
Envie as faturas à sua conta do Dropbox para que sejam sincronizadas instantaneamente com seus dispositivos. Depois, basta compartilhar os documentos diretamente da nuvem com apenas alguns cliques.
Gerenciamento de faturas facilitado
Agilize o processo de criação, personalização e envio de faturas com o Dropbox.
O Dropbox serve como um hub centralizado para armazenar, editar e compartilhar suas faturas para que você possa manter a organização e o controle de suas finanças.
