Como priorizar tarefas no trabalho e turbinar a produtividade

Quando precisamos realizar tarefas diante de prazos apertados e cargas de trabalho acumuladas, o gerenciamento de projetos costuma ser a última coisa em que pensamos. Mas não priorizar tarefas de trabalho pode ser prejudicial à sua eficiência e pode até inviabilizar todo o seu projeto.

Para evitar isso, é necessário desenvolver um sistema de gerenciamento de tempo e priorização de tarefas. Uma estratégia sólida para priorizar tarefas de trabalho pode ajudar você a manter o foco e evitar o ruído das constantes distrações. 

Antes de examinarmos algumas maneiras práticas de priorizar tarefas, vamos primeiro lembrar por que isso é tão importante.

Por que é importante priorizar tarefas de trabalho?

No mundo agitado de hoje, pode ser tentador lidar com vários itens da sua lista de tarefas ao mesmo tempo. Mas isso pode ser exaustivo, por onde começar?

Quando você não prioriza tarefas, pode parecer mais fácil lidar primeiro com as tarefas fáceis ou não urgentes. Mas, na verdade, concluir as vitórias rápidas primeiro pode dar uma falsa sensação de progresso. E quando chega a hora de realizar as tarefas de alto risco ou urgentes, você fica exausto.

Manter o controle do seu volume de trabalho não é fácil quando você trabalha nas coisas erradas na hora errada. Pode parecer que você está tendo uma ótima produtividade ao realizar muitas tarefas pequenas, mas isso pode acabar tendo um efeito negativo na sua eficiência. Pode demorar mais para você concluir um projeto por não ter priorizado suas tarefas corretamente.

5 dicas sobre como priorizar tarefas no trabalho

Ninguém gosta de perder prazos. É por isso que priorizar tarefas de trabalho é crucial, ajuda você a manter o foco, gerenciar seu tempo com eficiência e, em última análise, fazer seu melhor trabalho.

Vejamos cinco métodos práticos de priorização de tarefas.

1. Identifique o que é importante, e o que é urgente

Tarefas importantes são aquelas que devem estar na sua lista de tarefas porque atendem aos objetivos ou à estratégia de longo prazo do seu projeto, mas não são sensíveis ao tempo. Podem ser tarefas diárias necessárias ou com prazos mais para frente na linha do tempo do projeto.

Já as tarefas urgentes são aquelas que necessitam de atenção imediata. Você não pode se dar ao luxo de ignorá-las, pois não lidar com elas neste momento pode trazer consequências negativas imediatas para o projeto ou para sua equipe.

Distinguir as tarefas importantes das urgentes é o primeiro passo para priorizar seu trabalho. Depois de saber quais tarefas você deve fazer primeiro, você pode começar a implementar as ferramentas e os métodos certos para manter o foco.

2. Não se comprometa com multitarefas

Sobrecarregar sua agenda com muitas prioridades concorrentes e tarefas complexas é uma ótima receita para desenvolver burnout. Concentre-se em uma tarefa por vez para que você possa dar toda a atenção a ela. Você vai se agradecer mais tarde quando conferir seu trabalho e tiver menos alterações para fazer!

Este é um método simples e eficaz para melhorar a eficiência. Quando temos prioridades conflitantes no trabalho, muitos de nós sentimos a necessidade de manter centenas de abas abertas nos navegadores para garantir que temos tudo o que precisamos à mão, apenas por precaução.

Em vez disso, considere consolidar os arquivos do projeto, links, e-mails e outros conteúdos em grupos aos quais você pode retornar quando precisar deles.

No Dropbox Dash, chamamos isso de “acervos”, que usam a IA para manter você e seu conteúdo, de todos os seus aplicativos e seu navegador, em um só lugar. Os acervos, então, usam a IA para manter você e seu conteúdo organizados, para que você possa se concentrar mais em “o quê” e “como” você completa seu trabalho importante, e menos em “onde”.

3. Crie um cronograma e cumpra-o à risca

Um cronograma claro pode ajudar você a planejar, gerenciar e alocar seu tempo de maneira eficaz. Serve como um roteiro, especificando quais tarefas precisam ser feitas até o final do dia, semana ou mês. 

Uma ferramenta centralizada com tecnologia de IA, como o Dropbox Dash, pode ajudar você a manter seu dia de trabalho em uma página central. Você encontra tudo em uma aba distinta: desde quais reuniões participar, quais arquivos você vai precisar e quais projetos priorizar.

Aproveitar o poder da IA elimina o processo manual monótono de fazer pesquisas em vários calendários, listas de tarefas e lembretes para definir seu cronograma. Tudo perfeitamente integrado em uma plataforma central que fornece recomendações personalizadas para se adequar ao seu fluxo de trabalho.

4. Estabeleça um sistema de priorização para toda a equipe

Seu trabalho não acontece de forma compartimentada. Se sua equipe valoriza a colaboração, adotar um sistema de priorização claro vai ajudar a evitar problemas de falta de comunicação sobre prazos, declarações de trabalho e tarefas atribuídas.

Ao priorizar o trabalho do projeto como uma equipe, você pode atribuir tarefas entre os membros da equipe de acordo com quem tem tempo, contexto e experiência adequados. Dessa forma, você pode focar sua atenção naquelas tarefas urgentes e importantes que precisam de ação imediata.

5. Gerencie suas distrações

Às vezes, parece que para encontrar um simples arquivo ou informação é necessário percorrer todo seu desktop ou navegador, verificando os vários aplicativos, abas e ferramentas. Mas ter tantas coisas abertas ao mesmo tempo pode desviar sua atenção das tarefas principais. E o que dizer de responder aquela solicitação rápida de um colega ou verificar seu e-mail pessoal?

Em vez de ficar alternando entre aplicativos e caindo na armadilha da procrastinação, economize tempo e elimine as distrações com uma ferramenta de busca universal que ajuda você a encontrar qualquer coisa em uma única barra de busca.

Não basta economizar tempo, é preciso usá-lo com eficiência

O Dropbox interage com as ferramentas que você usa todos os dias para ajudar você a se concentrar menos nas tarefas monótonas e mais nas grandes ideias.

Minimize o tempo gasto em tarefas administrativas maçantes e atividades rotineiras, concentre sua energia e criatividade no que importa para trabalhar da maneira mais inteligente, não da mais difícil.