6 maneiras de simplificar os processos de RH

Os processos de RH não precisam ser complicados. Ao criar modelos, desenvolver listas de verificação e simplificar funções como o processo de integração e desligamento, os líderes de RH podem desenvolver fluxos de trabalho fáceis de seguir e eficientes. Com isso, eles e os colegas ficam livres para se concentrar nas atividades mais criativas e geradoras de receita. O segredo é reduzir os pormenores administrativos e enfatizar as melhores práticas.  

Mas como o RH pode realizar esses objetivos? Existem maneiras simples de criar e desenvolver esses processos? Confira seis aspectos do RH a serem considerados e o que é possível simplificar. Aproveite estas dicas e facilite a vida profissional de todos.

Crie listas de verificação para avaliações de desempenho

As avaliações de desempenho são, ao mesmo tempo, uma das partes mais importantes da estrutura de uma organização bem-sucedida e também uma das mais complexas. Embora seja fundamental avaliar o desempenho de forma eficaz e justa, pode ser difícil prescindir de padrões. O RH contemporâneo deve elaborar listas de verificação para cada tipo específico de funcionário, ajudando os avaliadores a criar um contexto em torno das avaliações individuais. Além disso, elaborar uma lista de verificação para a reunião de avaliação de desempenho pode ajudar os avaliadores a lembrar de incluir tudo enquanto mantêm padrões uniformes nas avaliações.

Use modelos para integração, contratação e outros documentos

Uma ótima maneira de simplificar os processos de RH é criar modelos para atividades repetidas. Por exemplo, o Dropbox oferece um modelo para ajudar na integração de pessoas recém-contratadas, que centraliza informações que as ajudam a começar a trabalhar, vinculando-as aos principais recursos, e cria uma lista de tarefas para os primeiros dias. (Listas de verificação!) Enquanto isso, o documento de contratação permite ao RH consolidar os dados dos candidatos, gerenciar os horários das entrevistas e editar em conjunto as perguntas que serão feitas. Outra opção é criar modelos de contratos de funcionários, enviando e pré-configurando os campos usados repetidamente. Dessa maneira, somente as informações principais, como nome, salário e detalhes sobre benefícios, precisam ser alteradas. O valor dos modelos é limitado exclusivamente pela imaginação do RH de uma organização. Transforme as necessidades do RH em modelos, facilitando a realização das atividades.

Envie, assine e armazene documentos de contratação, integração e desligamento

Dois dos períodos mais trabalhosos da carreira de um funcionário são quando ele é contratado e quando ele deixa o emprego. A integração e o desligamento exigem muita papelada e podem envolver muitas assinaturas. Uma ferramenta como o produto de assinatura eletrônica do Dropbox chamado Dropbox Sign pode ajudar a automatizar a papelada para contratação e desligamento de funcionários, facilitando a obtenção de assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas. E como o HelloSign se integra aos aplicativos e fluxos de trabalho existentes, é simples criar e manter um sistema para enviar e armazenar documentos que podem ser facilmente acessados no futuro. (Ou simplesmente use o Dropbox DocSend.)

Desenvolva materiais de integração

Uma pessoa recém-contratada não quer entrar em uma organização e enfrentar um processo caótico de integração. Ela prefere uma maneira simples e direta de se integrar, assinar os documentos e começar a trabalhar. Pensando nisso, o RH deve estabelecer materiais de integração padrão para que todos os funcionários tenham a mesma experiência inicial. Esse processo envolve documentos, mas também envolve vídeos. Trabalhando com diferentes departamentos e executivos, as equipes de RH podem criar gravações de tela e mensagens de vídeo para tópicos comuns de integração, eliminando a necessidade de se repetir toda vez que novas pessoas são contratadas. Assim, os novos funcionários reproduzem os vídeos quando for mais conveniente, respeitando seu próprio ritmo.

Facilite o preenchimento de formulários

Inserir informações em formulários não precisa ser algo tão monótono. Felizmente, com o HelloWorks não é mesmo. Use a ferramenta de fluxo de trabalho sem código do produto e transforme formulários complexos, como formulários de emprego ou papelada de inscrição para benefícios, em formulários compatíveis com dispositivos móveis que candidatos ou funcionários conseguem preencher e enviar de qualquer lugar. Melhor ainda: os dados inseridos são mapeados de volta aos sistemas existentes, o que acaba economizando o tempo do departamento de RH, ajudando a evitar a entediante transferência de dados. Criar e preencher aplicativos e outros formulários nunca foi tão fácil para todos os envolvidos.

Estabeleça um repositório centralizado para todos os documentos do RH para acesso simples entre departamentos

Os melhores documentos, vídeos e processos do RH não servem de nada se ninguém sabe onde ficam. Com a criação de um banco de dados central, que inclua tudo o que o RH precisa, esse problema acaba. Todos os modelos e documentos de contratação, integração, avaliação, pesquisa e desligamento em um só lugar, organizados de acordo com as necessidades dos líderes da organização. Ao usar o Dropbox para criar esse sistema, o RH também consegue controlar quem tem acesso a quais arquivos, bem como saber quem está visualizando e baixando os arquivos para garantir que somente os funcionários corretos os utilizem.

Crie sistemas de marcação para facilitar a pesquisa

E, por fim, depois que o sistema é instalado, os modelos são criados e o trabalho é realizado, o RH pode estabelecer um sistema de marcação que torna tudo pesquisável. As tags podem ser variadas: de #2022 ou #modelo a #integração ou #contrato. Como vários arquivos ou pastas podem ter várias tags, e todos os itens em uma pasta marcada recebem automaticamente essa mesma tag, o sistema de marcação pode ser tão robusto e flexível quanto a necessidade do RH. Vá agora mesmo procurar excelentes funcionários e contratá-los.