Onde começar a usar assinaturas eletrônicas na sua organização

Uma plataforma inteligente de assinatura eletrônica ajuda a integrar novos contratados incríveis, fechar mais vendas e poupar tempo de trabalho jurídico. Tudo isso com muito mais rapidez do que o tempo que você leva para dizer: "a papelada é um estorvo"!

Achamos que está na hora de abandonar a palavra "necessário" que as pessoas usam quando se trata de descrever o "mal necessário" que é a papelada. Em 2025, isso é simplesmente maldade. Felizmente, está ficando cada vez mais fácil eliminar a papelada do ambiente de trabalho.

Aqui estão algumas áreas em que as organizações devem começar a usar software de assinatura eletrônica. Essas medidas permitirão a contratação eficaz de excelentes profissionais e o fechamento rápido de novos negócios, tudo isso mantendo a legalidade e a segurança.

As assinaturas eletrônicas ajudam a escalar a integração dos funcionários

Redigir documentos, imprimir, enviar fax, digitalizar, arquivar ou corrigir erros tem sido considerado um mal necessário para a maioria dos departamentos comerciais. E ninguém entende esse horror melhor do que os profissionais de RH que lidam com a contratação e integração de novos funcionários.

Mas na era da transformação digital, quando você pode literalmente consultar seu médico on-line, não passou da hora de banirmos a obscura arte da papelada de RH?

Achamos que sim.

Os benefícios das assinaturas eletrônicas na integração de funcionários

Integrar uma plataforma de assinatura eletrônica que não usa papel ao processo de integração de funcionários traz muitos benefícios ao departamento de RH.

Integração otimizada para todos

A Dropbox Sign API permite ao RH utilizar os dados fornecidos durante o processo de inscrição do candidato para:

• Preencher automaticamente toda a documentação necessária.
• Gerar um conjunto de PDFs personalizados (e fáceis de ler)
• Enviar os documentos finalizados para assinatura eletrônica, diretamente do computador ou dispositivo móvel.

Além de eliminar a redundância da equipe de RH, reduz algumas das complicações que podem provocar a desistência de candidatos - o que é vital para empresas que precisam contratar com rapidez.

Terceiros para lidar com os problemas técnicos

Será muito difícil alcançar uma transformação digital se você tiver que contratar uma equipe administrativa totalmente nova apenas para configurar e gerenciar todas as ferramentas. Essa é uma das principais razões pelas quais os departamentos de RH adoram o modelo do Dropbox Sign. A plataforma de assinatura eletrônica do Dropbox Sign vem com uma equipe de suporte liderada por desenvolvedores que irá configurá-la em menos de uma semana e gerenciar todos os aspectos técnicos.

Como a Instacart cresceu rapidamente graças ao software de assinatura eletrônica

O Dropbox Sign e o Dropbox Forms permitiram que o serviço de entrega de supermercado sob demanda Instacart melhorasse a taxa de conclusão de inscrições de compradores terceirizados em 270% e economizasse mais de 50 horas por semana em tarefas de integração.

A qualquer momento, a Instacart contrata mais de dez mil "Compradores" que selecionam, embalam e entregam as compras aos clientes.

Com esse volume, o processo de papel e caneta estava causando complicações consideráveis. O pessoal do escritório tinha que gerenciar fisicamente a papelada e a integração de cada um dos Compradores. Embora a empresa buscasse ampliar seu alcance para 80% dos lares dos EUA, esse processo demorado não era suficiente para atender a equipe interna, nem para integrar e reter novos talentos qualificados.

Com a ajuda da nossa equipe de atendimento de API liderada por desenvolvedor, a Instacart integrou assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas para criação e gerenciamento de documentos por Compradores e pelo RH, diretamente nos respectivos aplicativos. Isso mesmo, a empresa não parou na digitalização, eles se tornaram totalmente móveis para atender sua equipe em trânsito onde vivem. 

Agora os Compradores recebem toda documentação essencial referente ao emprego e à integração, e se comprometem assinando diretamente pelo celular.

Além disso, com o recurso de modelos do Dropbox Sign, a equipe de RH da Instacart pode criar, formatar e armazenar importantes modelos de integração para evitar tarefas repetitivas.

As assinaturas eletrônicas simplificam as vendas

É fácil ver por que o processo tradicional de enviar uma tonelada de documentos importantes por e-mail e solicitar ao cliente que os recebe imprimir, assinar e devolver não faz sentido no mundo moderno.

Um fluxo de trabalho digitalizado de envio e assinatura não apenas simplifica as vendas, como também possibilita para a empresa uma receita mais rápida e uma redução dos custos indiretos!

Os benefícios do uso de assinaturas eletrônicas para as vendas

Se o seu departamento de vendas está realmente tentando ganhar dinheiro para a sua empresa, em vez de gastar tudo isso em processos manuais demorados, achamos que você realmente vai gostar dos seguintes benefícios proporcionados pelas assinaturas eletrônicas.

Obtenha receitas mais rapidamente

Com funcionalidades inteligentes de nível empresarial, como cópia oculta, modelos e notificações de status, as equipes de vendas nunca ficam esperando que alguém note aquela pilha de documentos em sua mesa ou em sua caixa de entrada, aguardando para ser assinada e devolvida para que o negócio possa finalmente começar.

Duas maneiras de economizar

Além da significativa redução nos custos operacionais proporcionada por uma plataforma de assinatura eletrônica, o Dropbox Sign também oferece economia financeira na forma de pacotes anuais e mensais acessíveis. Com um período de teste gratuito, preços transparentes e sem taxas ocultas, as equipes de vendas de startups e grandes empresas têm a possibilidade de encontrar o plano que se encaixa no seu orçamento.

Para as equipes que desejam o poder e a personalização da nossa Dropbox Sign API, nossa política de preços para API é igualmente simples e você não precisa passar por uma longa espera no suporte ao cliente para começar (embora eles sejam pessoas incríveis, se podemos dizer).

Como a Vendini usou as assinaturas eletrônicas para fechar vendas em tempo recorde

A Vendini precisava agilizar o processo de vendas para garantir uma experiência mais tranquila tanto para sua equipe quanto para clientes com ritmo de trabalho acelerado.

Com toda honestidade, a solução para os atrasos nas vendas da Vendini foi bastante simples, e pensamos que poderia ser também para seu departamento de vendas.

Surpresa: foram as assinaturas eletrônicas!

Mais especificamente, foi uma plataforma inteligente de assinatura eletrônica que melhora o fluxo de trabalho sem custar caro demais para configurar nem horas de trabalho para gerenciar.

A Vendini utilizou a integração do Dropbox Sign com o Google Drive para criar e formatar seus MSAs antes de enviá-los aos clientes, que puderam assinar e devolver os documentos com apenas alguns cliques. Os documentos e assinaturas permaneceram seguros durante todo o processo e foram armazenados tanto no Drive quanto na conta Dropbox Sign da Vendini para fácil recuperação.

Graças a essa integração única, a equipe de vendas da Vendini enviou contratos na velocidade da luz, algumas vezes fechando negócios enquanto o representante de vendas ainda estava ao telefone com o cliente potencial.

Os representantes de vendas também usaram o recurso "CC" do Dropbox Sign para garantir que o diretor financeiro, os gerentes e qualquer outra pessoa que precisasse estar envolvida recebessem alertas por e-mail sobre o andamento de documentos de vendas importantes. Vendini até soube aproveitar bem a integração do Dropbox Sign com o Slack. Os vendedores conseguiam ver em tempo real quando um documento era assinado, podendo assim comemorar em tempo real.

Assinaturas eletrônicas capacitam o departamento jurídico

Embora seu departamento jurídico não precise se envolver em uma ação judicial agora, é provável que ele enfrente vários dos mesmos pontos problemáticos administrativos que todas as organizações jurídicas enfrentam: preocupações de segurança e legalidade, fluxos de trabalho onerosos e custos indiretos altos.

Como qualquer departamento jurídico se beneficia com as assinaturas eletrônicas

A seguir, apresentamos algumas das maneiras pelas quais os departamentos jurídicos podem se beneficiar ao adotar um serviço de assinatura eletrônica simples e eficiente, sem perder as salvaguardas que são tão importantes.

Obtenha documentação precisa e segura

Ao lidar com documentos confidenciais e clientes de alto nível ou executivos de poderosos, os departamentos jurídicos precisam de uma solução de assinatura eletrônica que além de ser precisa, seja extremamente segura.

É por isso que o Dropbox Sign vem com múltiplas camadas de segurança, como criptografia SSL durante o trânsito de arquivos e infraestrutura de servidor segura hospedada em um centro de processamento de dados certificado SSAE-16, Tier III de última geração, com certificação ISO 27001.

Simplificar a integração e a automação de tecnologias

Com uma API que é constantemente atualizada e oferecida por nossa equipe interna de engenharia, o Dropbox Sign se integra de modo bastante tranquilo à maioria dos fluxos de trabalho existentes.

Esteja você usando o Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive ou praticamente qualquer um dos melhores aplicativos empresariais atuais, pode apostar que o Dropbox Sign vai funcionar bem.

Aumento da eficiência e do serviço

Há muito tempo o problema da papelada controla a velocidade e o custo das situações legais. Em vez de reduzir as despesas sacrificando o serviço, os departamentos jurídicos podem usar tecnologia moderna como assinaturas eletrônicas para cortar custos indiretos.

Os recursos do Dropbox Sign voltados para empresas ajudam a digitalizar seus documentos jurídicos mais importantes para criar um fluxo de trabalho de compartilhamento e assinatura rápido e seguro, independentemente de haver 2 ou 20 partes envolvidas.

Mantenha registros de auditoria com facilidade

A partir do momento em que você solicita uma assinatura, o Dropbox Sign anexa uma página de registro de auditoria ao próprio documento. O registro de auditoria não editável resultante garante que as ações em seus documentos sejam minuciosamente rastreadas e registradas com data e hora, fornecendo comprovação de acesso, revisão e assinatura.

Dropbox Sign: a solução de assinatura eletrônica número um

A G2 Crowd classificou o HelloSign (atual Dropbox Sign) a solução de assinatura eletrônica número um para pequenas empresas. Também ficamos em terceiro lugar como o melhor produto geral de software para pequenas empresas. Nada mal!

Se você é uma pequena empresa que não tem fundos para empregar um exército de administradores de papelada ou uma empresa que não tem tempo para isso, uma plataforma inteligente de assinaturas eletrônicas como o Dropbox Sign economiza muito tempo em termos legais, ajuda sua equipe de vendas a fechar mais negócios e integra novos contratados em sua equipe mais rápido do que o tempo que você leva para dizer "a papelada é chatíssima"! Se estiver trabalhando com documentos digitais ou em papel, o Dropbox Sign cuida de tudo para você.

Vá em frente e comece hoje mesmo com sua versão de avaliação gratuita. Mas cuidado, depois de conhecer as maravilhas digitais, você nunca mais vai querer lidar com documentos em papel.