In cosa consistono il processo e la metodologia DMAIC?

Cosa si intende per DMAIC?

A volte, nel mondo del business, sentiamo termini settoriali che ci entrano da un orecchio e ci escono dall’altro. “DMAIC” (pronunciato “demeic”) ne è un ottimo esempio, soprattutto se si considera quanto possa essere potente nel migliorare il modo in cui lavoriamo.

In breve, “DMAIC” è un approccio alla risoluzione dei problemi basato sui dati che prevede perfezionamenti e ottimizzazioni incrementali di prodotti, progetti e processi.

Qual è il significato dell’acronimo DMAIC?

Molto semplicemente, in inglese questo acronimo sta per “Define, Measure, Analyze, Improve, and Control” (Definire, Misurare, Analizzare, Migliorare e Controllare).

Bill Smith, ingegnere Motorola, ha creato il modello DMAIC negli anni ’80 nell’ambito della metodologia Six Sigma, che utilizza la misurazione e l’analisi per rendere le operazioni il più efficienti possibile. Il suo obiettivo? Migliorare i processi.

Quali sono le fasi del processo DMAIC?

Smith ha progettato le cinque fasi interconnesse del metodo DMAIC in modo che avessero un effetto cumulativo: le analisi vengono condotte assumendo ogni volta come punto di partenza i dati e le informazioni generati nella fase precedente.

Definire

La fase di definizione serve per stabilire il problema e le misure necessarie per risolverlo. Per quanto possa sembrare banale, questa parte del processo, in cui si definiscono il problema, l’obiettivo e le azioni necessarie per raggiungerlo, è fondamentale. 

Attraverso la definizione, è possibile comprendere quali sono gli elementi critici per la qualità, o “CTQ” (dall’inglese “critical to quality”). I team leader e i project manager solitamente sviluppano un diagramma SIPOC, che sta per “Suppliers; Inputs; Process; Outputs; Customers” (ovvero Fornitori; Input; Processo; Output; Clienti) per il loro team o un documento di statuto del progetto.

Misurare

Hai capito qual è il problema? Ottimo. Ora è necessario misurare e osservare le modifiche che desideri apportare. Lo scopo della fase di misurazione del DMAIC è quello di:

• Stabilire le prestazioni del processo esistente.
• Determinare quali dati analizzare.

A questo punto, è possibile usare un piano di raccolta dati per monitorare le prestazioni man mano che vengono apportate le modifiche e fare un confronto a fine progetto.

Analizzare

Ora dovresti avere una base di dati che puoi utilizzare per iniziare a prendere decisioni relative ai processi. Congratulazioni! Ti diamo il benvenuto nella fase di analisi del processo DMAIC, in cui potrai studiare i dati. 

Insieme al tuo team, dovrai creare una mappa del processo corrente usando i dati a disposizione per comprendere l’origine dei problemi.

Non è necessario utilizzare uno dei complicati strumenti Six Sigma: i diagrammi a spina di pesce e i grafici di Pareto sono metodi più che sufficienti e comunemente utilizzati per condurre un’analisi delle cause principali.

Una volta identificate più cause principali, è il momento di coinvolgere tutti i membri del team per stabilire dove deve concentrarsi maggiormente il processo DMAIC d’ora in avanti.

Migliorare

È tempo di iniziare ad apportare miglioramenti concreti ai processi. Durante la fase di “Miglioramento” del DMAIC, collabora con il tuo team per trovare soluzioni creative da implementare e misurare. Il brainstorming e lo svolgimento di riunioni efficaci sono elementi essenziali. Una volta trovate le soluzioni, sarà necessario testarle, assicurarsi che non contengano errori, e implementarle. Al tale proposito, viene comunemente usato il ciclo Pianificare-Fare-Verificare-Agire o ciclo “PDCA” (Plan-Do-Check-Act), che, insieme all’Analisi dei modi e degli effetti dei guasti, o “FMEA” (Failure Mode and Effects Analysis), consente di prevedere eventuali problematiche. Infine, crea un piano di implementazione dettagliato che ti guidi nella risoluzione dei problemi esistenti nel processo.

Controllo

L’ultima fase del DMAIC dovrebbe aiutarti a verificare e mantenere il successo della tua soluzione. Nella fase di controllo del DMAIC, il tuo team crea, come avrai intuito, un piano di controllo. Ciò aiuta il tuo team a rivalutare continuamente l’impatto delle modifiche apportate al processo. 

Dovresti anche creare un piano di risposta da seguire nel caso in cui le prestazioni dovessero nuovamente calare. Poter ripensare a come hai apportato miglioramenti e alle soluzioni che hai adottato può essere prezioso. In casi come questo, è fondamentale poter disporre di una documentazione appropriata e del controllo delle versioni relativi al progetto.

Un consiglio: se hai già familiarità con il metodo DMAIC, è possibile che tu abbia sentito parlare di una fase iniziale diversa, nota come fase di riconoscimento (“Recognize”). Si tratta di una differenza semantica di poco conto, in quanto le due fasi sono sostanzialmente identiche.

PDCA, DMAIC e DMADV a confronto: qual è la differenza?

DMAIC e DMADV sono entrambe metodologie di Six Sigma, un approccio basato sui dati per migliorare i processi.

DMADV è l’acronimo di “Define, Measure, Analyze, Design, and Verify” (ovvero Definire, Misurare, Analizzare, Progettare e Verificare). Mentre il metodo DMAIC viene utilizzato per migliorare i processi esistenti, il metodo DMADV viene utilizzato per sviluppare un nuovo processo.

Il metodo PDCA (Plan, Do, Check, Act) è invece un approccio più generale alla gestione, incentrato sul miglioramento continuo.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell’approccio DMAIC?

Nel suo settore di origine, l’adozione di Six Sigma e della metodologia DMAIC ha contribuito a promuovere un approccio alla produzione snello che ha lo scopo di eliminare sprechi, difetti e sovrapproduzione.

I produttori hanno scoperto che maggiore era la deviazione standard tra la loro media e i limiti di qualità accettabili, minore era la probabilità di superare tali limiti. Pertanto, il metodo Six Sigma, ovvero sei deviazioni standard, è diventato lo standard di riferimento nella definizione dei limiti di produzione. Ma come? Contribuendo a ridurre il numero di difetti e a migliorare i processi.

Questo approccio statistico volto all’individuazione delle cause principali dei problemi ha svolto un ruolo primario nel miglioramento della produzione negli anni ’90 e 2000. Anche altre metodologie, come il Kaizen, hanno svolto un ruolo importante.

Vantaggi del metodo DMAIC

Anche se non lavori nel settore della produzione, il vantaggio principale del modello DMAIC è che è incredibilmente rigoroso. Gli esperimenti di risoluzione dei problemi con nuovi processi spesso finiscono per non dare risposte su cosa sia cambiato. Utilizzando il metodo DMAIC, sei in una posizione migliore per valutare e misurare i progressi attraverso i dati.

La struttura standardizzata in cinque fasi del modello DMAIC consente a tutti di rimanere aggiornati su ogni fase del processo. Producendo una documentazione che riassume tutte le decisioni intraprese e i progressi compiuti, è possibile passare agilmente da una fase all’altra. E il fatto di poter disporre di un processo definitivo ti consente di guidare i team in base ai loro obiettivi attuali.

I sostenitori della metodologia DMAIC apprezzano il fatto che sia un processo continuativo e ripetibile: la fase di controllo richiede che i responsabili del processo continuino a monitorare gli effetti dell’ottimizzazione. Con il piano di monitoraggio dei dati già in essere, i nuovi dati di processo costituiscono naturalmente la base di riferimento per una nuova fase di misurazione. La metodologia DMAIC è in grado di identificare continuamente i problemi o gli impatti sui processi aziendali, oltre a fornire un modo per affrontare immediatamente tali questioni.

Svantaggi del metodo DMAIC

Gli aspetti strutturati e approfonditi del DMAIC sono parte del suo fascino. Tuttavia, ciò significa che seguirlo può rivelarsi un processo lungo, dispendioso in termini di tempo e risorse. Non è l’ideale se si tratta di un piccolo team di marketing che deve gestire più progetti o di una startup che deve muoversi velocemente per portare a termine il lavoro.

Questo è parte del problema del DMAIC nel suo complesso: non funziona bene in situazioni che richiedono flessibilità o dinamismo. E in realtà non dovrebbe farlo perché il DMAIC è un processo rigido, progettato per migliorare i processi in modo incrementale piuttosto che per ottenere rapidi progressi. Ciò può significare che l’innovazione viene soffocata perché non si “adatta” all’approccio incrementale.

Un ultimo svantaggio del DMAIC è la sua dipendenza dai dati. Affinché il processo abbia successo, la raccolta e l’analisi dei dati sono passaggi fondamentali. La raccolta involontaria di dati di scarsa qualità può portare a conclusioni errate e soluzioni poco efficaci. E nessuna azienda vorrebbe sprecare tempo, denaro e sforzi considerevoli per giungere a una soluzione mal informata.

Quando è opportuno usare la metodologia DMAIC?

Il metodo DMAIC richiede l’allineamento del team e tempo per essere compreso. In qualità di manager, vale la pena chiedersi: “Quale processo o team trarrà il massimo vantaggio dal DMAIC?”

Tieni presente che questo sistema potrebbe anche non essere l’opzione giusta per il tuo problema, il tuo settore o la cultura della tua organizzazione. Nel caso in cui il problema del processo fosse chiaramente identificabile e fosse disponibile una soluzione supportata da dati convincenti, potrebbe non essere necessario eseguire tutto il processo DMAIC.

Quando il problema del processo è più complesso o ad alto rischio, ad esempio quando non ci si possono permettere cali di prestazioni, il metodo DMAIC può rivelarsi una tattica intelligente. Anche se comporta un budget superiore a quello preventivato, se correttamente implementato, questo processo produce dei buoni risultati.

Come supportare il processo DMAIC

Cimentarsi per la prima volta in un progetto DMAIC può essere scoraggiante, soprattutto se la tua organizzazione ha problemi importanti da risolvere. La chiave per far funzionare tutto? Collaborazione e comunicazione chiara. Ed è proprio qui che entra in gioco Dropbox.

Come Dropbox può supportare la metodologia DMAIC

Inizia creando un documento Dropbox Paper per raccogliere in un unico posto le idee e le scoperte del tuo team. 

Definisci il problema, stabilisci come misurarlo e chiedi a ciascun membro del team di inserire le proprie conclusioni nel documento per analizzarle insieme. Insieme potrete collaborare al documento e trovare modi per migliorare gradualmente il processo di risoluzione del problema.

Puoi anche concludere il progetto elaborando un piano di controllo collettivo e un piano di risposta nel caso in cui il processo dovesse interrompersi nuovamente in futuro.

Dalle fasi iniziali a quelle finali, Dropbox Paper ti consente di archiviare l’intero progetto DMAIC in un unico documento collaborativo. Inoltre, può essere condiviso con chiunque abbia bisogno di consultarlo, pronto per essere visualizzato da qualsiasi luogo, grazie al cloud.

E soprattutto, questo è solo l’inizio di ciò che Dropbox può fare per aiutarti a collaborare con il tuo team, condividere file in modo semplice e lavorare in modo più efficace. Esplora i nostri piani per saperne di più.