Hvordan lage en tidsplan

Trenger jeg en arbeidsplan?

Du er kanskje den mest organiserte personen som finnes, men alle kan bruke en tidsplan. Den trenger ikke å være komplisert: en daglig tidsplan holder bare gjøremålene dine øverst i tankene. Å bli vant med å holde en ukeplan gir deg ikke bare en klar oversikt over hver dag. Det oppfordrer deg til å virkelig tenke på alle oppgavene du har, og hvordan du trenger å spre dem i løpet av uken. Du kan aldri være for godt forberedt.

Håndtering av tidsplanlegging og verktøy

Det er mange forskjellige måter du kan lage en tidsplan på som er fleksibel og kan tilpasses endringer gjennom uken. Det er tross alt veldig få planer som noen gang er hugget i stein.

Digital er et populært alternativ - det er lite sannsynlig at du glemmer telefonen mens du kanskje glemmer en notisblokk. Når det er sagt, halvveis i jobben føler du deg kanskje ikke i stand til å bruke telefonen din, eller være i stand til å gjøre det uten å fortape deg i vanlige distraksjoner som sosiale medier. Analoge metoder som journaler er også veldig populære, og det er ingen skade å føre både en journal og en digital tidsplan.

Dropbox Paper

Dropbox Paper er et brukervennlig planleggingsverktøy for deg og teamet ditt som fremmer bedre samarbeid. Samle gjøremålslister og tidsplaner på ett sted, koble til viktige dokumenter og la teammedlemmer legge igjen kommentarer i sanntid. Tidslinjemaler kan hjelpe deg med å enkelt lage strukturerte timeplaner for uken. Dropbox lager mer enn en timeplan, det skaper et arbeidsknutepunkt for alle teammedlemmene dine, enten de jobber hjemmefra eller med deg på kontoret.

Tavle

Å bruke en tavle er en spesielt god metode hvis du trenger å planlegge prosjektstyring. Du bør fortsatt bruke praktiske verktøy på nettet og sette opp et digitalt sporingsverktøy på Dropbox Paper, men en klar visuell visning av hva som må gjøres er alltid nyttig.

Start med å få ned de viktige oppgavene, enten du planlegger for en dag eller hele uken. Be teammedlemmene fylle opp den gjenværende ledige plassen med alt de trenger å få gjort, og du har den perfekte lanseringsplaten for idédugnad og innsjekking. Du kan sikre at alle har nok tid til å komme seg gjennom viktige oppgaver, finne tid til å samarbeide med andre teammedlemmer og generelt vite hva alle trenger å fokusere på.

Excel

Excel er en enkel løsning for å enkelt lage en timeplan. Du kan bruke en ferdiglaget mal eller lage din egen i programmet. Selv om du kan sikkerhetskopiere dette på nettet, har ikke dette alternativet like mange nyttige funksjoner som andre løsninger. Det sagt, hvis du vil holde ting enkelt og er fornøyd med å bare ha en timeplan du kan sjekke hver morgen, er dette en av de enkleste metodene.

Google Kalender

Tilgjengelig med hvilken som helst Gmail-konto og som en fin planleggingsapp, kobles Google Calendar til den generelle kontoen din. Det betyr at hvis du nettopp har gjort en hotellbestilling eller bestilt en flytur, vil Google Calendar overføre denne informasjonen fra e-posten til kalenderen din. Datoene vil til og med dukke opp på destinasjonen din på Google Maps. Det er enkelt å legge til andre hendelser via appen og få push-varslinger på telefonen din når ting forfaller. Alle innspillene dine sikkerhetskopieres også automatisk.

Punktjournaler

Punktjournaler, også kjent som bullet journals, er perfekte hvis du er utsatt for distraksjon, kjedsomhet eller begge deler. Bullet journals kan være så enkle eller så forseggjorte som du vil, med oppsett som lar deg kategorisere omtrent hva som helst. Du kan planlegge dagen, uken, måneden og til og med året, og opprette sporingsverktøy for arbeidstid, måltider, trening, humør eller hva du måtte ønske.

Punktjournalmetoden bruker "hurtig protokollføring" som lar deg merke oppgaver, hendelser og notater med forskjellige markører. Deretter kan du bruke “signifikatorer” som * og ! for å markere prioriteringer og inspirasjon på oppgavelisten din, eller "neste" forskjellige oppgaver under en hendelse eller lage en deloppgave. Du kan enkelt krysse av poster, legge til nye oppgaver i siste øyeblikk, og få et fullstendig glimt av hele dagen med ett blikk.

Enkelt sagt gir bullet journals deg samme organisering som Google-kalenderen eller PC-kalenderen din, men med den ekstra fordelen at du skriver dem for hånd. Angivelig hjelper dette med å feste ideene i minnet og inspirerer til større engasjement, spesielt når man tenker på hvor fjernt det kan føles å skrive inn i en digital kalender.

Hvordan organisere en tidsplan

Du kan organisere timeplanen din slik du ønsker. Ikke føl at du må følge den tradisjonelle måten og gå etter dager eller uker. Du kan dele det opp i tidsblokker, eller planlegge ved hjelp av en tidsstyringsteknikk som Pomodoro-teknikken. Eller du kan lage en timeplan som er sentrert rundt perioder med konsentrert arbeid for å minimere utsettelser og unngåelse.

Prøv å inkludere så mye informasjon som mulig når du setter opp timeplanen din, ikke bare arbeid. På den måten får du full oversikt over dagen som ligger foran deg. Tenk over:

• Arbeidsperioder

• Lunsjpauser

• Generelle pauser

• Forbruksvarer går i opp (trenger du mer blekk for å skrive ut rapporten?)

• Andre teammedlemmer, f.eks. ikke bare «send den e-posten», men «send rapporten til David via e-post»

• Oppvåkning/leggetid

• Nødvendige programmer og utstyr og oppsetttid

• Treningstid

• Planleggingstid for neste dag

Det kan virke overdrevent å planlegge så detaljert, men dette lar deg også forstå og tilpasse deg energinivåene dine. Hvis du for eksempel vet at du jobber bedre om ettermiddagen, så organiser pausene dine rundt den optimale arbeidsperioden, som å bruke en time om morgenen for å få litt trening.

Hva om tidsplanen min ikke fungerer for meg?

Endre det: Hvis det å holde seg til et bestemt tidsskjema føles unaturlig eller som slitsom kverning er det ikke riktig tidsplan for deg. Tidsplaner bør sees på som et nyttig verktøy, ikke bare som en annen oppgave på gjøremålslisten din. Prøvekjør timeplanen din i en uke, og du vil snart innse at teori og praksis er to forskjellige ting. Hvis det ikke fungerer, start neste uke med et nytt tidsskjema. Det kan utgjøre hele forskjellen til det bedre.