Freiberuflich zu arbeiten, ist für viele Menschen ein Traum. Doch seien wir ehrlich: Die Verwaltung von Rechnungen kann ein Albtraum sein. Ständig versucht man, all diese Zahlen und Fälligkeitstermine zusammenzubringen – es ist wie ein nie enden wollendes Finanzen-Tetris. Von dem Vergnügen, das es bereitet, Kunden wegen verspäteter Zahlungen hinterherzurennen, ganz abgesehen.
Mit den richtigen Tools und Strategien können Sie diesen Prozess jedoch optimieren und schneller bezahlt werden. In diesem Artikel geben wir Ihnen fünf Tipps zum Rechnungsmanagement, die Ihnen helfen, stets strukturiert zu bleiben und sich darauf zu konzentrieren, was Sie am besten können – Kunden beeindrucken und Ihr Unternehmen ausbauen.
Warum ist Rechnungsmanagement wichtig?
Mit einem effektiven Rechnungsmanagementprozess können Sie – und Ihre Kunden – kostspielige Fehler bei der Verarbeitung und Bezahlung Ihrer Rechnungen vermeiden. Auf diese Weise können Sie Verzögerungen bei der Bezahlung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen vermeiden, die von menschlichen Fehlern bei der Dateneingabe verursacht werden. Ein reibungsloser und stressfreier Rechnungsablauf kann in der Folge zu einem positiven Verhältnis zu Ihren Kunden beitragen.
Ausgestattet mit den entsprechenden Tools kann das Rechnungsmanagement Sie auch dabei unterstützen, Ihren Cashflow und Ihr Inventar zu verwalten und Ihre Finanzen und Ihr Wachstum vorherzusagen.
So verwalten Sie Rechnungen effektiv
Hier sind fünf Tipps, wie Sie Ihre Rechnungen effektiv verwalten:
1. Wählen Sie die für Sie beste Software aus
Der erste Schritt für ein effektives Rechnungsmanagement besteht darin, die beste Software auszuwählen. Manche Kunden möchten ihre Rechnungen lieber als Word-, Google Docs- oder PDF-Dokument erhalten, damit sie es zur Bearbeitung direkt in ihr eigenes Rechnungsmanagementsystem hochladen können.
Um den Ablauf jedoch für alle zu vereinfachen, sollten Sie eine Software suchen, mit der Sie Ihre Rechnungen an einem Ort erstellen, verwalten und von dort aus versenden können.
Dropbox stellt einen zentralen Ort zum Speichern aller Rechnungen bereit und erleichtert so den Zugriff, die Verwaltung und die Freigabe von Rechnungen von jedem Gerät und von überall aus. Dadurch wird kein physischer Speicherplatz mehr benötigt, wie etwa ein Papierdokument, das verloren gehen, oder lokaler Speicherplatz auf dem Computer, der beschädigt werden kann.
Und wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Dateien mit Ihrer Rechnungsstellungs- oder Projektverwaltungssoftware zu verknüpfen: Dropbox ermöglicht die Integration einer Reihe von Tools wie ActiveCollab und Xero Tax.
2. Machen Sie es Ihren Kunden leicht, Sie zu bezahlen
Es gibt nichts Schlimmeres, als Kunden mit einer Rechnung zu überraschen. Es ist wichtig, die Zahlungsbedingungen so früh wie möglich mit Ihren Kunden zu besprechen – idealerweise, bevor Sie überhaupt mit der Arbeit beginnen. So können Sie deutlich machen, wie Sie bezahlt werden möchten, sodass es für die Kunden so einfach wie möglich ist, wenn dann die Zahlung fällig ist.
Ein einfacher, unkomplizierter Zahlungsvorgang ist für alle von Vorteil: Kunden werden von einigen der zeitaufwendigen Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung entlastet und Sie können Ihren Cashflow verbessern, indem Sie Zahlungen schneller erhalten.
Elektronische Zahlungsmethoden wie Stripe und PayPal sind sicherer als herkömmliche Barzahlungen. Sie sind außerdem viel schneller als die Durchführung einer Banküberweisung per Online-Banking.
3. Automatisieren Sie den Prozess
Mithilfe eines digitalen Rechnungsmanagementtools können Sie viele der potenziellen Fehler vermeiden, die bei Papierrechnungen häufig vorkommen. Ihre Rechnungen können direkt von Ihrem Rechnungsstellungstool aus an Ihre Kunden versendet werden, ohne in der Post verloren zu gehen.
Wenn Sie Unterschriften für Ihre Rechnungen einholen müssen, können Sie mit einem Tool wie Dropbox Sign den Vorgang beschleunigen, indem ein Großteil des Prozesses automatisiert wird. Sie können wiederverwendbare Vorlagen und vorab ausgefüllte Formulare erstellen, die Sie anpassen und zur elektronischen Signatur an Kunden senden können. Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Ihre Kunden Ihre Rechnung ansehen, öffnen oder unterzeichnen.
4. Sparen Sie mit individuellen Vorlagen Zeit
Wenn Sie wiederkehrende Zahlungen oder regelmäßige Projektarbeiten für Kunden in Rechnung stellen müssen, dann sparen Sie mit einer Vorlage jede Menge Zeit und Mühe.
Auf diese Weise werden dieselben Informationen, die Sie sonst immer wieder manuell eingeben müssten, bereits vorab ausgefüllt. Durch das Hinzufügen Ihres Logos und die individuelle Gestaltung Ihrer Vorlage sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Kunden Ihre Rechnungen direkt wiedererkennen.
Wenn Sie keine Unterschriften auf Ihren Rechnungen benötigen, können Sie mit Dropbox problemlos PDF-Dokumente bearbeiten, sodass Sie mit wenigen Klicks neue Rechnungen aus einer Vorlage erstellen können. Die Versionsverwaltung ermöglicht Ihnen, Änderungen an Rechnungen zu verfolgen, was bei der Rechnungsprüfung hilfreich sein kann. Sie können diese Dateien dann über einen einfachen Link für andere freigeben und Kunden, Zulieferer oder andere Beteiligte können auf diese Dateien zugreifen, auch wenn sie kein Dropbox-Konto haben.
5. Machen Sie einen Plan für den Fall unbezahlter Rechnungen
Viele Freiberufler werden Ihnen sagen, dass überfällige und unbezahlte Rechnungen leider an der Tagesordnung sind. Hierfür gibt es eine Vielzahl an Ursachen: von Rechnungen, die nicht an die richtigen Personen oder Abteilungen zugestellt werden, bis hin zu Kunden, die einfach zu beschäftigt sind, sich damit zu befassen.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie für den Fall von Zahlungsverzug eine Vorgehensweise etabliert haben. Dies könnten folgende Punkte gehören:
- Vereinbarung von möglichen Verzugsgebühren oder Zinskosten in Ihrem Vertrag mit den Kunden
- Anforderung einer Zahlung nach Erhalt, d. h. Kunden sollen Sie bezahlen, sobald sie die Rechnung erhalten
- Festlegung einer angemessenen Zahlungsfrist, damit die Kunden nicht unter Druck gesetzt werden
- Planung von Erinnerungen, die per E-Mail an Kunden gesendet werden, falls diesen Ihre Rechnung entgangen ist
- Beispiel: sieben Tage vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum oder sieben Tage nach dem Fälligkeitsdatum
So verwalten Sie Rechnungen mit Dropbox
Wenn Sie keine Rechnungsstellungssoftware verwenden, sondern Ihre Rechnungen manuell als Dokumente erstellen, kann Dropbox eine hilfreiche Möglichkeit zum Speichern, Organisieren und Freigeben Ihrer Rechnungen sein.
Laden Sie Rechnungen in Ihr Dropbox-Konto hoch und lassen Sie sie sofort mit Ihrem Gerät synchronisieren. Geben Sie Dokumente anschließend mit wenigen Klicks direkt über Ihren Cloud-Speicher frei.
Rechnungsmanagement leicht gemacht
Beschleunigen Sie den Prozess des Erstellens, Anpassens und Versendens von Rechnungen – mit Dropbox.
Dropbox dient als zentraler Hub zum Speichern, Bearbeiten und Freigeben Ihrer Rechnungen, sodass Sie organisiert bleiben und Ihre Finanzen im Griff behalten.
