Inti dari komunikasi SDM adalah proses pertukaran informasi antara tim SDM dengan seluruh pihak lainnya—karyawan baru, pelamar kerja, dan para pemangku kepentingan lainnya. Ini merupakan mekanisme untuk menjamin kelancaran penyampaian rincian penting serta memelihara keselarasan di antara individu.
Meliputi banyak informasi dari berbagai sumber yang berbeda. Oleh karena itu, terkadang bisa menjadi sedikit kacau—belum lagi membingungkan, terutama saat Anda berurusan dengan kebijakan dan pembaruan di seluruh perusahaan.
Itulah mengapa Anda memerlukan rencana komunikasi SDM yang jelas, efektif, dan dapat ditindaklanjuti. Hal ini dapat memastikan pesan-pesan utama disampaikan dari departemen SDM kepada karyawan secara tepat waktu dan efisien.
Mari kita telusuri mengapa tim SDM Anda memerlukan strategi komunikasi dan cara menjalankan alur kerja ini.
Manfaat strategi komunikasi SDM
Strategi komunikasi SDM yang efektif dapat membantu meningkatkan keterlibatan karyawan dan membangun kepercayaan. Ini memberikan sejumlah manfaat bagi organisasi, termasuk:
Koneksi
Komunikasi yang efektif antara SDM dan departemen atau karyawan lain dapat menjadi hal yang krusial dalam menjaga budaya perusahaan yang positif. Ini membantu setiap orang merasa terlibat dan mendapat informasi tentang apa yang terjadi dalam hal kebijakan perusahaan, inisiatif, dan tujuan bisnis.
Ketika SDM mempraktikkan komunikasi yang baik dengan departemen lain, hal itu memastikan semua orang berada di tujuan yang sama dan bekerja menuju tujuan yang sama.
Kepercayaan
Komunikasi yang jelas menunjukkan keaslian dan membantu membangun hubungan yang tulus antara SDM dan karyawan. Rekan kerja Anda akan merasa dihargai sebagai anggota organisasi Anda jika Anda terus melibatkan mereka dan menekankan empati dalam komunikasi internal Anda.
Membangun proses komunikasi dua arah yang transparan, di mana karyawan dapat memercayai tim SDM mereka, dapat menumbuhkan rasa memiliki yang lebih dalam, yang pada gilirannya meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan.
Konsistensi
Suatu strategi memungkinkan Anda membangun dan mempertahankan nada suara dan merek yang konsisten yang membuat karyawan merasa dapat mengenali dan mempercayainya. Dari proses orientasi bagi karyawan baru hingga proses keluar bagi mereka yang akan keluar, konsistensi adalah kuncinya.
Jadwal komunikasi yang tepat waktu dan tepat tentang pengumuman internal dan berita perusahaan menghindari potensi kesalahpahaman dan frustrasi.
Peningkatan
Strategi komunikasi efektif yang membantu karyawan memahami perubahan dan kemajuan di seluruh perusahaan dapat mengurangi risiko konflik internal antara anggota tim atau departemen.
Anda juga dapat menggunakan ini sebagai kesempatan untuk mengumpulkan masukan dari kolega Anda tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan diri dan apa yang ingin mereka lihat untuk pengalaman karyawan yang lebih baik.
Cara membuat strategi komunikasi SDM
Untuk membuat strategi komunikasi SDM yang efektif, pertimbangkan langkah-langkah berikut:
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan
Sebelum mengembangkan strategi komunikasi, profesional SDM harus mempertimbangkan sejumlah faktor, termasuk:
- Jenis komunikasi yang digunakan di organisasi Anda
- Komunikasike atas — informasi mengalir ke atas dari karyawan ke manajemen dan SDM
- Komunikasike bawah — informasi mengalir ke bawah dari SDM dan manajemen ke karyawan
- Komunikasi lintas fungsi— informasi mengalir bebas di berbagai departemen, menghilangkan silo antar tim
- Berbagai saluran yang digunakan organisasi Anda untuk memungkinkan komunikasi ini
- Intranet perusahaan
- Alat komunikasi karyawan seperti Slack atau Zoom
- Aplikasi atau platform yang Anda gunakan untuk mengelola dan mengirim materi karyawan, seperti Dropbox Sign atau DocSend
- Rapat umum seluruh karyawan atau rapat balai kota di seluruh perusahaan
1. Tentukan tujuan Anda
Pertimbangkan tujuan komunikasi Anda dan apa yang ingin Anda capai dengannya. Apakah Anda mencoba untuk:
- Meningkatkan kinerja?
- Membuat segala sesuatunya lebih mudah atau lebih nyaman bagi karyawan?
- Membangkitkan kesadaran terhadap sesuatu?
- Meminta atau mendorong suatu tindakan?
- Berkonsultasi dengan karyawan atau menyempurnakan ide?
- Menginspirasi dan melibatkan?
Jika Anda kehabisan ide, kumpulkan umpan balik dari karyawan untuk memahami apa yang mereka suka dan tidak suka tentang strategi komunikasi internal saat ini. Alternatifnya, Anda dapat menggunakan fitur analitik seperti Dropbox Kirim dan lacak untuk memperoleh wawasan tentang komunikasi dan materi yang paling banyak diminati karyawan.
2. Sempurnakan alur kerja Anda
Tidak ada strategi komunikasi yang dapat berhasil tanpa rencana tindakan. Dalam hal ini, pertimbangkan:
- Siapa yang akan bertanggung jawab atas pembuatan dan pendistribusiannya?
- Pemirsa yang dituju dan saluran atau platform yang digunakan untuk menjangkau mereka
- Kapan komunikasi akan disampaikan, untuk memaksimalkan dampaknya
- Tindakan tindak lanjut apa pun, untuk memungkinkan strategi berkembang dan memastikan umpan balik atau tanggapan karyawan dapat ditangani dengan cepat
Dropbox menyediakan ruang sederhana dan terpusat untuk mengelola alur kerja SDM Anda. Dari rencana proyek hingga berbagi materi orientasi, Dropbox menawarkan serangkaian alat dan fitur lengkap untuk menyederhanakan komunikasi SDM.
3. Siapkan konten Anda dan kembangkan jadwal
Anda mungkin ingin membuat templat untuk bagian konten yang sering digunakan, seperti surat penawaran kerja, rencana orientasi, atau pembaruan kebijakan. Hal ini akan mempercepat dan mempermudah proses penyampaian komunikasi dengan tampilan serta frekuensi yang konsisten. Setiap bagian konten harus memiliki audiens serta jadwal atau kronologi penyampaian yang pasti.
Anda juga dapat menggunakan analitik keterlibatan dari fitur Kirim dan lacak untuk berinteraksi dengan karyawan Anda di mana pun mereka berada. Alih-alih mengirimkan komunikasi pada saat yang tidak tepat, Anda dapat mengirimkannya tepat ketika karyawan paling aktif di platform atau kanal pilihan Anda.
4. Evaluasi dan perbaiki
Pantau kinerja strategi Anda untuk mengukur efektivitasnya dan buat penyesuaian yang tepat.
Untuk melakukannya, Anda dapat melakukan audit dan melihat metrik seperti rasio pembukaan dokumen, klik, dan umpan balik karyawan selama evaluasi Anda. Anda perlu melihat sejumlah metrik berbeda untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang bagaimana strategi Anda diterima oleh audiensnya.
Terhubung, berkolaborasi, dan berkomunikasi—semuanya di satu tempat
Komunikasi yang buruk antara SDM dan karyawan merupakan cara pasti untuk menggagalkan keberhasilan organisasi. Mengembangkan dan memelihara rencana komunikasi SDM sangat penting untuk membangun kepercayaan karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang positif di mana setiap orang merasa didengarkan.
Dropbox memiliki semua alat yang dibutuhkan profesional SDM untuk mengembangkan dan menerapkan strategi komunikasi yang efektif—mulai dari berkolaborasi dengan kolega untuk mendapatkan ide-ide baru hingga tempat terpusat untuk semua konten Anda.
