Повышение безопасности обеспечивает дополнительные преимущества для Aquamarine Capital

Проблема: устаревшие системы хранения и обмена

Aquamarine — это инвестиционное партнерство, вдохновленное примером аналогичной компании 1950-х годов Уоррена Баффета. Возглавляет Aquamarine Гай Спир, который в точности следует правилам руководства Баффета. Управляя активами на миллионы долларов, инвестиционный фонд стабильно растет и полагается на DocSend для безопасного менеджмента своих коммуникаций с потенциальными клиентами и другими внешними сторонами.

Дэвид Джуд, финансовый управляющий компании Aquamarine, рассказал, что до появления Dropbox и DocSend его организация использовала устаревшие системы для хранения материалов и внутреннего обмена файлами с участниками своей глобальной команды. Кроме того, Дэвид и его коллеги искали более безопасный способ предоставления доступа к техническим документам и их отслеживания при сотрудничестве с инвесторами, потенциальными клиентами и другими внешними сторонами.

Дэвид работает в составе динамично развивающейся команды, участники которой работают удаленно в разных уголках мира. Он управляет инвестиционным фондом, постоянно сотрудничает с коллегами и общается с инвесторами, потенциальными клиентами и другими внешними сторонами. Первоначально Aquamarine использовала устаревшее программное обеспечение для хранения и резервного копирования файлов. «У нас было много проблем с нашей устаревшей системой хранения файлов. Не было возможности делиться материалами с лицами, которые не являлись сотрудниками нашей компании, или просмотреть документ, открытый в браузере, — рассказывает Дэвид. — Без безопасной платформы для обмена документами было сложно общаться с людьми, не имеющими отношения к нашей организации». Команде Aquamarine требовалась облачная система для синхронизации и хранения файлов в независимости от местонахождения работников.

Решение: простой способ синхронизации и предоставления доступа к файлам с помощью Dropbox

Дэвид обратил внимание на возможности Dropbox для синхронизации файлов и преимущества безопасной платформы этого сервиса для обмена документами DocSend. Это позволяло унифицировать стандартный объем хранилища организации, а также безопасно организовать общение с потенциальными клиентами и другими внешними сторонами.

Когда несколько лет назад компания перешла на Dropbox, сотрудники сразу же оценили достоинства специально разработанной системы, которая автоматически создавала резервные копии всех важных документов и инвестиционных исследований. «Один сотрудник в США мог работать над исследованием инвестора, а в то же самое время его коллега в Швейцарии комментировал результат», — говорит Дэвид. Dropbox стал для компании платформой для работы с файлами, которая упрощает сотрудничество для всех участников команды, в том числе работающих удаленно по всему миру. «Мы очень довольны Dropbox», — добавляет Дэвид.

Дэвид может загружать документы в DocSend и создавать защищенные ссылки для пользователей за пределами организации с целью доступа к отраслевым техническим документам, отчетам и информационным бюллетеням. Файлы в DocSend защищены белым списком адресов электронной почты, сроком действия и дополнительной защитой паролем, предоставляя доступ только аккредитованным лицам. Эти документы, первоначально размещенные в Dropbox для внутренней совместной работы, затем передаются внешним пользователям с помощью DocSend. Прежде чем получатель откроет документ, он подписывает соглашение о неразглашении в DocSend в один клик. Вместо управления несколькими документами и ссылками соглашение о неразглашении Aquamarine специально встроено в процесс просмотра документов в DocSend. Эта защита обеспечивает сотрудникам Aquamarine не только душевное спокойствие, но и удобство пользователя.

Во время пандемии COVID-19 Гай Спир, управляющий партнер Aquamarine, запустил подкаст под названием «Обучение стоимостного инвестора». Вдохновленный названием своей одноименной книги, Спир беседует с влиятельными лидерами общественного мнения, охватывая самые разные вопросы: от инвестиционных стратегий и осознанности до машинного обучения. Подкаст стал краеугольным камнем в работе по распространению информации о компании и расширении ее сети. В процессе подготовки темы для обсуждения Спиру и его команде было сложно отследить активность отдельных пользователей среди слушателей, получающих доступ к материалам на стороннем хостинге.

Инновационный способ, которым Дэвид решает эту задачу, — включение расшифровки подкаста в описание каждого эпизода в DocSend. «DocSend — это очень удобно. Мы размещаем расшифровки наших подкастов в уникальных ссылках DocSend, и каждый зритель вводит свой адрес электронной почты перед чтением», — делится Дэвид. Новые слушатели, пользующиеся расшифровкой, часто становятся активными участниками сети Aquamarine. С помощью DocSend Дэвид может отслеживать этих потенциальных пользователей и их действия, а также повышает комфорт слушателей, предоставляя доступ к подкасту в альтернативном формате. «У меня есть возможность получать уведомления, если определенные эпизоды привлекают особое внимание, и я вижу, кто взаимодействует с нашими материалами», — рассказывает Дэвид. DocSend делает процесс отбора контента для зарегистрированных пользователей интуитивно понятным, позволяя любому сотруднику компании создавать такой контент и отслеживать вовлечение слушателей с течением времени. И для всех этих возможностей совершенно не требуется быть техническим и маркетинговым гуру.

Интуитивная интеграция DocSend с Salesforce и виртуальными комнатами данных упрощает проведение конференций с инвесторами.

Благодаря интеграции DocSend с Salesforce Дэвид с легкостью отслеживает взаимодействие пользователей с контентом. Дэвид, проводящий много времени в Salesforce, рад, что все действия заинтересованных пользователей с исследованиями инвесторов в DocSend также отображаются в аккаунте в Salesforce. «Это экономит мне массу времени, избавляя от необходимости переключаться между двумя программами. В Salesforce мы можем видеть, как люди взаимодействуют с документами, которые мы рассылаем». Для Дэвида Salesforce — единственный источник информации, которому можно всецело доверять. DocSend дополняет основную статистику, которую он получает от Salesforce. «Мы имеем более подробные данные о том, как контакты взаимодействуют с нашими материалами», —продолжает Дэвид.

Гай Спир проводит ежегодную конференцию с коллегами, чтобы поделиться новой информацией о своих инвестиционных исследованиях. Участники презентуют свои изыскания, но эти материалы конфиденциальны, поэтому их необходимо размещать в безопасной виртуальной среде.

Дэвид использует виртуальные комнаты данных DocSend для хранения материалов конференции, к которым имеют доступ только приглашенные лица на нее лица. «Нам гораздо проще использовать комнату данных DocSend для размещения всех презентаций конференции вместо отправки двадцати уникальных ссылок каждому участнику», — объясняет Дэвид. Только утвержденный список лиц может получить доступ к материалам перед мероприятием в комнате для хранения данных с простым доступом.

Благодаря объединению возможностей Dropbox и DocSend, Aquamarine предлагает упрощенный способ обновления и управления содержимым, предоставления общего доступа к файлам, обмена ссылками как с сотрудниками компании, так и с внешними лицами.