Bond упрощает процесс найма сотрудников

Задача

Миссия Bond — ускорить темпы финансовых инноваций и получение доступ к капиталу. Bond помогает финансовым компаниям обеспечивать нормативное соответствие продуктов, делая интеграцию с устаревшими системами банков и поставщиков финансовых услуг интуитивно понятной. Быстрый рост вынудил компанию нанимать большое число дополнительных сотрудников. Bond использовали DocSend, чтобы обмениваться данными с соискателями без риска для безопасности на всех этапах отбора и найма.

До внедрения DocSend Бриттни Харви, рекрутер Bond, рассылала презентации и домашние задания кандидатам на должность в виде вложения электронной почты или файла на Google Диске. Поскольку компания работает на высококонкурентном рынке в отрасли, где важна конфиденциальность, Бритни нередко беспокоилась, что информация может попасть в чужие руки. Как следствие, она решила найти более безопасное решение для предоставления доступа к внешним документам в процессе найма.

Разработка процесса подбора персонала для растущего стартапа — задача не из легких. Бритни хотела, чтобы главными приоритетами при обмене информацией с соискателями были безопасность и простота. На этапе первоначального собеседования в Bond Бритни высылает кандидатам обзорную презентацию, в которой немного рассказывается о компании и продукте. Кандидаты могут проходить собеседование у конкурентов или работать в схожих отраслях, поэтому важно, чтобы эти презентации продуктов оставались в безопасности и подальше от чужих глаз.

Решение

Компания использовала решение для управляемого предоставления доступа DocSend, чтобы защитить секретные презентации и примеры внедрения, отправленные кандидатам в процессе найма.

Благодаря DocSend Бриттни вновь получила контроль над доступом к корпоративной информации. «Мне нравится, что можно получать уведомления по электронной почте. Я могу провести перекрестную проверку и убедиться, что лица, просматривающие документы, также внесены в нашу систему отслеживания кандидатов», — рассказывает она. Если Бриттни необходимо внести изменения в документ после отправки, она может с легкостью сделать это, и версия файла автоматически будет обновлена. Поэтому Бриттни знает, что всегда отправляет соискателям самые последние версии материалов.

Своевременная связь с кандидатом

Благодаря увеличению популярности удаленной работы и гибкости возможностей для соискателей на рынке найма наблюдается невиданный ранее рост числа заявок. Для рекрутеров возможность связаться с заинтересованными кандидатами в подходящий момент имеет огромное значение. До внедрения DocSend Бритни было трудно определить, какие кандидаты действительно заинтересованы в предложении. Но благодаря аналитике DocSend Бритни получает постраничные сведения и уведомления о просмотре. Бритни может использовать эту информацию, чтобы связаться с соискателем, пока он не перешел к просмотру предложений, конкурентов и с наибольшей вероятностью получить положительный ответ.

Повышение вовлеченности кандидатов на 25 % и поддержание справедливого процесса найма

После того как кандидат проходит начальный этап отбора, ему выдается проверочное задание на соответствие должности. Ранее Бритни выдавала задания в формате документа Google. Однако она поняла, что не может отслеживать, кто просматривал этот документ, а кто нет. Не имея возможности отслеживать вовлеченность кандидатов при выполнении задания, было трудно отбирать кандидатов для следующего этапа рекрутинга.

Теперь с помощью DocSend Бритни может узнать, кто в последнее время просматривал файл с заданием. Если соискатель не сделал этого, Бритни может связаться с ним и уточнить, заинтересован ли он в предложенной вакансии. «Благодаря DocSend нам удалось увеличить число кандидатов, выполнивших домашнее задание, на 25 %, потому что теперь я могла связаться с ними в нужный момент».

Дополнительный уровень защиты DocSend не позволяет кандидатам делиться заданиями с другими лицами, заинтересованными в вакансии. Бритни может устанавливать срок действия ссылки, а также отключать возможность загрузки задания. Предотвращая отправку документов посторонним лицам, Бритни обеспечивает справедливый процесс найма для всех потенциальных кандидатов.

Аналитика для проведения собеседований

Рекрутеру или специалисту по найму часто сложно оценить, насколько кандидат знаком с вашей компанией, или предугадать, какие вопросы у него могут возникнуть в ходе собеседования. Точно так же, как кандидат хочет произвести положительное первое впечатление, работодатели стремятся сделать все возможное, чтобы привлечь лучших специалистов.

Бритни и менеджеры по найму Bond теперь приходят на все собеседования подготовленными, зная, какие аспекты интересуют кандидатов и каких вопросов следует ожидать. Например, перед собеседованием Бритни видит, что кандидат уделил наибольшее внимание слайду презентации, посвященному корпоративной культуре, поэтому она знает, что необходимо сделать акцент на этой теме. «Очень полезно знать, что больше всего интересует кандидата. Таким образом я могу подсказать другим рекрутерам, на какие сферы следует обратить внимание или по каким темам у кандидатов могут возникнуть вопросы», — говорит Бритни.

На постоянно меняющемся рынке труда бывает сложно определить позицию кандидата, особенно если он одновременно рассматривает и другие предложения. Зная, склоняется ли лучший кандидат к принятию предложения, рекрутеры понимают, кому следует уделить время. Для того чтобы оценить интерес кандидатов на заключительных этапах процесса найма, Бритни использует DocSend. «Мне нравится сообщать менеджерам по найму хорошие новости, когда лучший кандидат, у которого есть несколько предложений, снова просматривает нашу презентацию. Это означает, что он все еще думает о нас, и сейчас, возможно, самое время позвонить и узнать, есть ли у него какие-либо вопросы». Бритни использует DocSend, чтобы прогнозировать, примет ли кандидат предложение, и сообщить об этом менеджерам по найму.

Dropbox — надежное хранилище для кадровых документов

Когда в компанию приходят новые сотрудники, менеджер по персоналу знакомит их с материалами по адаптации и помогает оформить документы. Крайне важно, чтобы в распоряжении менеджера имелась безопасная облачная платформа для организации файлов и документации для вновь нанятых специалистов.

Когда в Bond приходит на работу новый сотрудник, менеджер по персоналу подготавливает все адаптационные документы с помощью Dropbox. «Мы используем Dropbox для управления документами наших сотрудников. Сюда относятся письма с предложениями, заключенные соглашения — то есть практически все, на чем ставит свою подпись сотрудник». Для размещения внутренней документации Bond полагаются на проверенные функции Dropbox, такие как синхронизация и хранение файлов в облаке. Такой подход позволяет компании сосредоточиться на более важных целях. «Нам очень нравится, что Dropbox позволяет организовать все наши файлы и с легкостью упорядочивать папки. Сотрудники юридического отдела используют защиту паролем Dropbox, чтобы уберечь корпоративные документы от попадания в чужие руки». Для растущей компании, такой как Bond, безопасность, простота и возможность обмена файлами в любом месте имеют решающее значение.

Рекрутеры Bond используют DocSend для безопасного предоставления общего доступа и обмена конфиденциальными документами с кандидатами, а сотрудники по управлению персоналом размещают подписанные договоры с сотрудниками в хранилище Dropbox. Эти два продукта обеспечивают бесперебойную работу отдела кадров по мере роста компании.