Как компания Cully Automation оптимизировала работу с договорами при помощи Dropbox

Задача

Cully Automation — ирландская проектная компания, предлагающая широкий спектр услуг, начиная проектированием и монтажом и заканчивая автоматизацией крупномасштабных процессов. Команда специализируется на планировании, создании, автоматизации и обслуживании критически важных систем водоснабжения в Ирландии.

В течение нескольких лет Cully Automation использовала Dropbox для управления совместной работой групп, присутствующих на объекте и в офисе. Но во время пандемии COVID-19 компании потребовалось решение, способное расширить сотрудничество в режиме реального времени для подписания договоров. Несмотря на дистанционный режим работы сотрудников, Cully Automation по-прежнему использовала электронную и обычную почту для отправки договоров и документов на подпись. Это стоило денег, отнимало ценное время коллег и затрудняло процесс защиты подписи.

Подобное решение также должно было учитывать интересы команд, работающих в полевых условиях в районах с низкой пропускной способностью интернет-каналов. Таким сотрудникам необходимо было делать обновления в автономном режиме, а синхронизировать их позже — после восстановления соединения.

Решение

Поскольку перед входом на территорию предприятия каждый посетитель и сотрудник должен был заполнить анкету для возвращения к работе и официально заявить об отсутствии симптомов COVID-19, старый метод печати, подписания и сбора бумажных форм быстро стал отнимать много времени и средств. Кроме этого, появилась необходимость регулярно подписывать и обновлять важную документацию по охране труда, технике безопасности, оценке рисков, а также отчеты о травмах. В результате компания имела дело с большим количеством бумаг и ненужными административными задержками.

Желая предоставить сотрудникам, посетителям и подрядчикам возможность удаленно подписывать документы и декларации, Cully Automation решила использовать Sign и Dropbox. Это позволило компании в режиме реального времени создавать, подписывать и надежно хранить юридически обязывающую документацию для каждого из вводимых объектов и офисов. Более того, настройка программ была быстрой и простой, так что команда начала пользоваться преимуществами новой технологии уже через несколько дней.

Результаты

Благодаря тому, что освоение программ не составляло труда для большинства сотрудников, а также повышению скорости и точности процесса определения COVID-19, отделы финансов, персонала и договоров в компании Cully Automation решили внедрить аналогичный рабочий процесс. Теперь все задачи, начиная с выставления счетов и заканчивая подбором персонала и заключением договоров, управляются при помощи Dropbox и Sign.

Вместе эти инструменты создают общее объединенное пространство для всех отделов компании Cully Automation, позволяющее эффективно управлять документами. Dropbox и Sign обеспечивают безопасное хранение всех документов в легкодоступном месте на протяжении всего цикла, начиная со старта работ по проекту до его реализации. Это позволяет улучшать сотрудничество и обновлять информацию в режиме реального времени.