Как Darakwon ускорил публикацию, сократил расходы и получил контроль

О компании

Darakwon публикует учебные материалы по языку для студентов по всему миру. Базируясь в Южной Корее, они сотрудничают с 86 партнерами в 27 странах. От ранних черновиков до финальных печатных файлов контент постоянно перемещается, пересекая границы, команды и часовые пояса.

Проблема: медленная доставка файлов и большие накладные расходы на ИТ

В течение многих лет Дараквон делился файлами по старинке — записывая их на USB-накопители, жесткие диски и даже Blu-ray, а затем отправляя за границу. Каждый перевод мог длиться около месяца, иногда двух. И это не всегда работало: устройства повреждались, загрузки срывались, а файлы терялись.

Darakwon хранил файлы на локальных серверах, но системой было сложно управлять:

• Аппаратное обеспечение требовало постоянной модернизации.
• Поломки были обычным явлением и часто замедляли работу.
• Расходы на техническое обслуживание продолжали расти.
• Резервное копирование было сложным и не всегда безопасным.

Некоторые команды пытались использовать собственные облачные инструменты, но это лишь создавало новые проблемы — разрозненные данные, риски безопасности и отсутствие четкого способа управления всем этим. Дараквону нужна была единая платформа, которая могла бы объединить все это.

Решение: единое место для хранения, отправки и управления файлами

Дараквон выбрал Dropbox за его простоту, надежность и поддержку. На тот момент основными преимуществами были локальная поддержка корейского языка, высокие показатели по всему миру и более высокая общая ценность по сравнению с другими платформами.

Теперь весь контент Darakwon находится в одном месте. Вся команда имеет легкий доступ к файлам, но детальный контроль прав доступа гарантирует, что каждый человек видит только то, что ему нужно. Команда использует Dropbox Transfer для отправки крупных материалов, таких как макеты книг, аудиофайлы и дизайнерские работы, партнерам по всей Южной Корее и по всему миру.

В проектах электронного обучения они иногда используют Dropbox Replay, чтобы оставлять комментарии к конкретным кадрам в видео- и аудиофайлах, что упрощает редактирование при необходимости удаленного просмотра.

Они также используют Dropbox Sign для цифровой обработки контрактов, не покидая Dropbox.

Результаты: более быстрая доставка, снижение затрат, повышение уверенности.

Теперь Darakwon обменивается файлами за считанные секунды — без сбоев и задержек.

Благодаря более быстрому обмену данными и уменьшению узких мест проекты теперь быстрее переходят от стадии черновика к стадии поставки. «После перехода с нашей предыдущей системы общая эффективность работы выросла на 5–10%», — добавляет Шин Кён Чхоль, генеральный директор Darakwon.

Dropbox также помог сократить расходы по всем направлениям:

• Стоимость доставки снизилась с примерно 30 000 долларов США в 2021 году до примерно 15 000 долларов США в 2024 году, причем большинство файлов теперь отправляются в цифровом виде.
• Команда тратит меньше времени на печать, упаковку и отправку материалов.
• Отказ от локальной системы позволил сэкономить на оборудовании и около 7500 долларов в год на ИТ-персонале.

Новая установка принесла душевное спокойствие. «Система управления версиями Dropbox стала настоящим спасением, — говорит Шин. — Она не раз выручала нас, когда файлы терялись или повреждались». Компания также имеет большую безопасность и контроль над интеллектуальной собственностью.

Наконец, консоль администратора помогает команде быстро подключать и отключать сотрудников, а подробные журналы активности показывают, кто именно получил доступ к файлу, отредактировал или удалил его. Системные оповещения, например уведомления о передаче больших файлов, помогают ИТ-отделу выявлять необычную активность и быстро реагировать.

Благодаря сокращению задержек и упрощению рабочих процессов компания Darakwon с большей уверенностью и легкостью расширила свою деятельность в области издательской деятельности по всему миру.