О компании

В растущем агентстве наибольшее замедление не всегда связано с самой работой. Это те самые промежуточные моменты: ссылка, отправленная не в тот чат, колода, которую никто не может найти, и вопрос, на который уже пять раз за эту неделю был дан ответ. Когда всё движется быстро, эти крошечные задержки накапливаются и незаметно замедляют вас.

Именно в таком мире работают Кейтлин Майнер (Kaitlyn Miner), руководитель по персоналу и корпоративной культуре, и Ким Сиркс (Kim Siercks), аналитик по улучшению процессов, в рекламном агентстве Pathfinders Advertising. Агентство, насчитывающее 50 сотрудников, специализируется на разработке стратегий брендов, креативных решениях, медиапроектах и цифровой реализации проектов для региональных и национальных клиентов.

Майнер возглавляет отдел кадров и корпоративной культуры агентства, где ясность и последовательность напрямую влияют на опыт сотрудников по мере роста компании. Сиркс занимается операционной стороной вопроса, выявляя узкие места и помогая возобновить работу, когда проекты заходят в тупик.

Вместе они четко понимали, в каких областях деятельность агентства имела место (и в каких — нет).

Проблема: быстрый рост, потеря из виду то, что действительно важно.

Начиная с адаптации новых сотрудников и заканчивая работой с клиентами, проблема оставалась неизменной. Команды тратили слишком много времени на поиск информации.

Компания Miner получила эту обратную связь напрямую. «Мне постоянно задавали вопросы». И одни и те же вопросы задавали бы многие сотрудники.

Участники организации Pathfinders годами использовали Dropbox для организации и обеспечения доступности своих файлов. От креативных материалов до приветственных пакетов — всему нашлось место. Но по мере роста агентства Dropbox перестал быть единственным местом, где хранилась работа. Обсуждения проходили в Teams. Обратная связь осуществлялась по электронной почте. К колодам карт были прикреплены записки. И никто не мог найти то, что им было нужно, когда им это было нужно.

Информация не отсутствовала. Оно было фрагментарным.

Решение: одно место для быстрого поиска и понимания информации.

Руководство начало искать способы упростить поиск информации по всей компании, не меняя при этом существующие рабочие процессы. Узнав о Dropbox Dash, они увидели решение. Dash будет работать с инструментами, которые команды уже используют, объединяя контент, обсуждения и контекст в одном месте, доступном для поиска.

«Мы [уже] используем Dropbox для хранения всего, что мы делаем». «Dash [помогает нам] находить все необходимые выходные данные», — говорит Сиркс.

Благодаря интеграции таких инструментов, как Dropbox, Microsoft Teams и других рабочих приложений, Dash создает централизованную функцию поиска на основе искусственного интеллекта во всей экосистеме Pathfinders. Вместо того чтобы запоминать, где находится нужный файл, сотрудники могут выполнить поиск один раз и получить результаты из всех своих файлов, обсуждений и документов. И каждый запрос обрабатывается с учетом разрешений, поэтому они видят только то, к чему имеют доступ.

Для Майнера это означает меньшее количество повторных запросов. «[Теперь я] спрашиваю: „Вы уже это выбросили?“», — говорит она. «Это помогает людям самостоятельно искать ответы, при этом обеспечивая сотрудникам чувство поддержки».

Dash также позволяет получать сводную информацию по документам и быстро отображать ключевые детали, помогая командам ориентироваться в ситуации без необходимости открывать и просматривать множество файлов. Вместо того чтобы копаться в темах и папках, они находят нужный контент за считанные секунды.

Результат: восстановлено 750 часов работы — и каждый может найти то, что ему нужно.

Ценность Dash Сиркс оценил во время ознакомительной сессии с новым клиентом. «Обычно нам требовалась примерно неделя, чтобы превратить этот день в полноценный набор данных для всей команды», — говорит она. С помощью Dash команда смогла обобщить ключевые выводы в ходе часового брифинга и приступить к реализации на следующий день.

В горнодобывающей промышленности наблюдаются аналогичные улучшения в управлении производительностью. Обучая сотрудников проведению оценки эффективности работы (Performance Management Review, PMR), она использовала функцию чата в Dash, чтобы помочь им писать отзывы от своего имени. «В течение шестимесячного цикла [команда] может сохранять сообщения в чате и добавлять информацию о победах по мере их достижения», — говорит Майнер. «В итоге вы получаете полностью интегрированную систему управления проектами (PMR), готовую к работе».

В обоих случаях Dash означал меньше времени на обработку контекста и больше времени на его применение.

Компания Miner рассчитала влияние на всю компанию. Представители творческих профессий утверждают, что экономят от пяти до шести часов в неделю. Руководители операционных подразделений получают дополнительное время для более быстрого решения проблем. Отдел кадров получает меньше повторных вопросов, при этом поддержка со стороны отдела сокращается. «Благодаря Dash мы сэкономили, наверное, два-три часа в неделю», — говорит она. «Если посчитать, получится 750 часов в год на человека».

И как только команды перестанут гоняться за ссылками и ответами, они смогут направить это время на то, что Pathfinders называет «инвестиционной работой»: обучение, совершенствование процессов и укрепление корпоративной культуры.

«Dash даёт нам больше времени, чтобы проводить его вместе, — говорит Сиркс, — и вкладывать его в бизнес и в самих себя».