Как эффективное управление защитой и доступом помогает упростить сотрудничество

Проблема: утечка данных указывает на необходимость улучшения защиты файлов

Компания The Shopping Center Group (TSCG) была основана в 1984 году. Сегодня это крупнейшая частная фирма в сфере коммерческой недвижимости для розничной торговли и ресторанного бизнеса. TSCG имеют отношения с известными давние и крепкие с известными представителями розничной торговли. Приверженность выбранной специализации позволяет компании не распылять внимание и эффективно решать задачи, стоящие перед клиентами.

Для TSCG безопасность и защита клиентской информации жизненно важны. Дело не только в финансовых данных: если стратегическая информация попадет в чужие руки, это может привести катастрофе. Например, если крупный ритейлер заинтересован в выходе на определенный рынок, многие хотели бы узнать об этом заранее.

После инцидента безопасности, с которым столкнулся один из давних партнеров TSCG, в компании признали важность смены поставщика услуг и провели тщательный анализ используемого подхода к хранению файлов.

Из-за специфики деятельности TSCG не все данные хранятся на локальных серверах. Большая часть файлов создается внутри компании, но к ним требуется предоставить доступ клиентам. Процесс доступа был сложным: рабочей группе приходилось обращаться к партнеру по предоставлению ИТ-услуг, который создавал папку для совместного использования в традиционной централизованной системе хранения файлов.
TSCG требовалось более эффективное решение, поэтому они обратились к различным поставщикам управляемых сервисов.

Решение: безопасное облачное хранилище, обеспечивающее удобный доступ к данным и обмен ими

TSCG обсуждали с потенциальными поставщиками вопросы и проблемы, связанные с безопасностью файлов, объемом места и предоставлением доступа. В ходе этих обсуждений решения Dropbox вышли на передний план, потому что мы понимаем ценность безопасности и располагаем системами для защиты информации, при этом обеспечивая легкий доступ к ней соответствующим лицам. Для Брайана Чендлера, старшего вице-президента и управляющего директора по инновациям и технологиям TSCG, также было важно, чтобы в компании могли воспользоваться преимуществами Dropbox при работе с клиентами и гарантировать безопасность своей информации. Таким образом, в качестве ответа на вопрос клиента: «Что вы делаете для защиты наших данных?» TSGC могли бы предложить инструменты Dropbox. «Это помогает укрепить отношения», — поясняет Чендлер.

Dropbox стал центральным сервисом TSCG для обмена файлами, и все 300 сотрудников компании получили к нему доступ. Решение устанавливается на ноутбуки всех новых пользователей, чтобы все документы, скачанные файлы и изображения можно было отправлять в Dropbox. В пути агенты TSCG также могут использовать мобильное приложение Dropbox. А поскольку файлы Dropbox синхронизируются на всех подключенных устройствах, все сотрудники гарантированно имеют доступ к самой последней версии файла. «С Dropbox можно не думать, где находится документ. Просто сохраняете его, и где бы вы ни находились, вы можете получить к нему доступ», — объясняет Чендлер. При проведении сделок агентам приходится иметь дело со множеством объемных документов, но теперь эти документы всегда под рукой, если есть подключение к Интернету. Такой уровень гибкости и мобильности позволил TSCG перейти на гибридную модель работы.

Dropbox предоставляет не только надежное файловое хранилище, но и функции для удобного сотрудничества с собственными агентами, так и с клиентами. Например, услуга для обмена файлами позволяет создавать виртуальные пространства для хранения клиентской информации, а затем просто отправлять клиентам ссылки для предоставления доступа. Таким образом все гарантированно используют одни и те же данные. «Эту возможность высоко оценили не только наши агенты, но и клиенты», — говорит Чендлер.При покупке недвижимости проводится тщательная комплексная проверка. Например, последняя сделка включала в себя множество соглашений с различными поставщиками. Проведение подобных сделок требует интенсивного взаимодействия, которое обычно ведется по электронной почте. Чендлер использовал функцию запроса файлов в Dropbox, чтобы позволить участникам добавлять документы в заранее созданное рабочее пространство.

«Это позволяет экономить уйму времени на переписке», — рассказывает Чендлер. — Вместо того, чтобы отправлять очередное сообщение, клиент может просто загрузить документы в общее хранилище. Так работать гораздо проще. Когда приходится иметь дело с большим объемом файлов, это позволяет избежать ситуаций, когда вы думали, что отправили нужные документы, а на самом деле нет».TSCG также используют возможность подписаться на определенные папки. При добавлении нового содержимого в рабочее пространство участникам отправляется уведомление. «Функция "Подписаться на папку" — это не самая известная возможность Dropbox, но она очень полезна», — считает Чендлер. — «Я загружаю в папку новостные бюллетени, статьи и другие материалы. Любой желающий может подписаться на нее и получать уведомления, когда я добавляю новые файлы».

Продукты Dropbox отлично сочетаются с другими компонентами технологического стека TSCG, включая средство управления проектами monday.com и приложение-диспетчер для отслеживания активов и содержимого Airtable. «Любой файл можно загрузить из Dropbox в эти приложения, нажав пару кнопок, и при этом никогда не возникало никаких проблем», — утверждает Чендлер. Функции интеграции Dropbox также поддерживают масштабирование. В TSCG надеются воспользоваться этим в ближайшем будущем: «Это отличная возможность для того, чтобы повысить уровень интеграции между нашими рабочими приложениями и Dropbox».