Как эффективное управление защитой и доступом помогает упростить сотрудничество
Руководство группы компаний The Shopping Center Group (TSCG) обратилось к Dropbox, чтобы улучшить безопасность файлов и упростить доступ к важной информации для сотрудников и клиентов. Благодаря широкому набору решений, предлагаемому Dropbox, TSCG удалось повысить безопасность, гибкость и удобство обмена файлами, тем самым сократив расходы и повысив скорость ведения бизнеса.
«Сотрудничество с таким партнером, как Dropbox, который понимает ценность безопасности и предлагает решения, гарантирующие, что мы можем работать и делиться файлами с клиентами без риска утечки данных, действительно ценно для нас».
Используемые продукты
Dropbox
Промышленная отрасль
Недвижимость
Размер
250-999
Расположение
Атланта, Джорджия
Проблема: утечка данных указывает на необходимость улучшения защиты файлов
Компания The Shopping Center Group (TSCG) была основана в 1984 году. Сегодня это крупнейшая частная фирма в сфере коммерческой недвижимости для розничной торговли и ресторанного бизнеса. TSCG имеют отношения с известными давние и крепкие с известными представителями розничной торговли. Приверженность выбранной специализации позволяет компании не распылять внимание и эффективно решать задачи, стоящие перед клиентами.
Для TSCG безопасность и защита клиентской информации жизненно важны. Дело не только в финансовых данных: если стратегическая информация попадет в чужие руки, это может привести катастрофе. Например, если крупный ритейлер заинтересован в выходе на определенный рынок, многие хотели бы узнать об этом заранее.
После инцидента безопасности, с которым столкнулся один из давних партнеров TSCG, в компании признали важность смены поставщика услуг и провели тщательный анализ используемого подхода к хранению файлов.
Из-за специфики деятельности TSCG не все данные хранятся на локальных серверах. Большая часть файлов создается внутри компании, но к ним требуется предоставить доступ клиентам. Процесс доступа был сложным: рабочей группе приходилось обращаться к партнеру по предоставлению ИТ-услуг, который создавал папку для совместного использования в традиционной централизованной системе хранения файлов.
TSCG требовалось более эффективное решение, поэтому они обратились к различным поставщикам управляемых сервисов.
«С Dropbox можно не думать, где находится документ. Просто сохраняете его, и где бы вы ни находились, вы можете получить к нему доступ».
Решение: безопасное облачное хранилище, обеспечивающее удобный доступ к данным и обмен ими
TSCG обсуждали с потенциальными поставщиками вопросы и проблемы, связанные с безопасностью файлов, объемом места и предоставлением доступа. В ходе этих обсуждений решения Dropbox вышли на передний план, потому что мы понимаем ценность безопасности и располагаем системами для защиты информации, при этом обеспечивая легкий доступ к ней соответствующим лицам. Для Брайана Чендлера, старшего вице-президента и управляющего директора по инновациям и технологиям TSCG, также было важно, чтобы в компании могли воспользоваться преимуществами Dropbox при работе с клиентами и гарантировать безопасность своей информации. Таким образом, в качестве ответа на вопрос клиента: «Что вы делаете для защиты наших данных?» TSGC могли бы предложить инструменты Dropbox. «Это помогает укрепить отношения», — поясняет Чендлер.
Dropbox стал центральным сервисом TSCG для обмена файлами, и все 300 сотрудников компании получили к нему доступ. Решение устанавливается на ноутбуки всех новых пользователей, чтобы все документы, скачанные файлы и изображения можно было отправлять в Dropbox. В пути агенты TSCG также могут использовать мобильное приложение Dropbox. А поскольку файлы Dropbox синхронизируются на всех подключенных устройствах, все сотрудники гарантированно имеют доступ к самой последней версии файла. «С Dropbox можно не думать, где находится документ. Просто сохраняете его, и где бы вы ни находились, вы можете получить к нему доступ», — объясняет Чендлер. При проведении сделок агентам приходится иметь дело со множеством объемных документов, но теперь эти документы всегда под рукой, если есть подключение к Интернету. Такой уровень гибкости и мобильности позволил TSCG перейти на гибридную модель работы.
Dropbox предоставляет не только надежное файловое хранилище, но и функции для удобного сотрудничества с собственными агентами, так и с клиентами. Например, услуга для обмена файлами позволяет создавать виртуальные пространства для хранения клиентской информации, а затем просто отправлять клиентам ссылки для предоставления доступа. Таким образом все гарантированно используют одни и те же данные. «Эту возможность высоко оценили не только наши агенты, но и клиенты», — говорит Чендлер.При покупке недвижимости проводится тщательная комплексная проверка. Например, последняя сделка включала в себя множество соглашений с различными поставщиками. Проведение подобных сделок требует интенсивного взаимодействия, которое обычно ведется по электронной почте. Чендлер использовал функцию запроса файлов в Dropbox, чтобы позволить участникам добавлять документы в заранее созданное рабочее пространство.
«Это позволяет экономить уйму времени на переписке», — рассказывает Чендлер. — Вместо того, чтобы отправлять очередное сообщение, клиент может просто загрузить документы в общее хранилище. Так работать гораздо проще. Когда приходится иметь дело с большим объемом файлов, это позволяет избежать ситуаций, когда вы думали, что отправили нужные документы, а на самом деле нет».TSCG также используют возможность подписаться на определенные папки. При добавлении нового содержимого в рабочее пространство участникам отправляется уведомление. «Функция "Подписаться на папку" — это не самая известная возможность Dropbox, но она очень полезна», — считает Чендлер. — «Я загружаю в папку новостные бюллетени, статьи и другие материалы. Любой желающий может подписаться на нее и получать уведомления, когда я добавляю новые файлы».
Продукты Dropbox отлично сочетаются с другими компонентами технологического стека TSCG, включая средство управления проектами monday.com и приложение-диспетчер для отслеживания активов и содержимого Airtable. «Любой файл можно загрузить из Dropbox в эти приложения, нажав пару кнопок, и при этом никогда не возникало никаких проблем», — утверждает Чендлер. Функции интеграции Dropbox также поддерживают масштабирование. В TSCG надеются воспользоваться этим в ближайшем будущем: «Это отличная возможность для того, чтобы повысить уровень интеграции между нашими рабочими приложениями и Dropbox».
Результат: улучшенная безопасность, удобный доступ, ускоренная доставка файлов
Переход на Dropbox позволил значительно упростить обмен файлам для TSCG. По словам Чендлера, теперь, когда можно просто отправить ссылку на документы клиенту, не привлекая ИТ-специалистов, «все происходит со скоростью света». «Отличие просто разительное, мы стали работать гораздо быстрее», — с восторгом говорит он. — Задачи, которые раньше отнимали у нас пару дней из-за механизма предоставления доступа, теперь можно выполнять меньше, чем за час». Новый подход оказал существенное влияние на рабочие процессы и позволил компании работать с желаемой скоростью.
Поскольку к коммерческой недвижимости предъявляются строгие юридические требования, качество управления данными имеет решающее значение. Размер хранилища, предоставляемого Dropbox, позволяет TSCG избежать расходов на постоянное добавление физических файловых серверов: за счет использования облачного решения Dropbox компании уже удалось сэкономить в среднем 17 % на терабайт по сравнению с использованием локальных серверов с необходимым оборудованием. «Нам больше не приходится даже думать об этом», — говорит Чендлер. Сервис Dropbox стал неотъемлемой частью рабочих процессов TSCG. «Я не знаю, как бы мы справлялись, если бы вернулись к централизованной системе обмена файлами», — делится Чендлер. Что он может сказать другим организациям, которым нужно обмениваться информацией с другими сторонами? «Вы зря боитесь перехода на облачные решения».
«В сфере коммерческой недвижимости большой объем информации пересылается туда и обратно между несколькими организациями. Dropbox позволил нам делать это с небывалой легкостью».
Брайан ЧендлерСтарший вице-президент и управляющий директор по инновациям и технологиям TSCG