Как экосистема для совместной работы помогла Westchester Publishing Services расти, экономить время и увеличивать доходы
Компания Westchester Publishing Services стала использовать Dropbox, чтобы оптимизировать совместную работу и управление файлами в различных процессах клиентов, что позволило значительно повысить эффективность работы и ускорило рост доходов.
«Мы знаем, что, когда мы размещаем файлы и делимся ими, это безопасно, и клиенты нам доверяют. Что еще важнее, интеллектуальная собственность и материалы клиентов здесь в безопасности. Клиенты не переживают об этом, потому что служба Dropbox надежна».
Используемые продукты
Dropbox API, DocSend, Dropbox Sign, Paper, Capture
Промышленная отрасль
Медиа и индустрия развлечений
Размер
2-249
Расположение
Данбери, штат Коннектикут
О компании
Сотрудники Westchester Publishing Services редактируют и верстают книги, а также создают электронные книги, XML-файлы и другие цифровые материалы для более чем 600 издателей и поставщиков контента. Они заметили, что клиенты используют множество разных процессов и платформ для передачи файлов и совместной работы, и пришли к выводу, что лучший набор технологических решений поможет эффективнее взаимодействовать с клиентами и предоставлять высококачественные файлы публикаций быстрее и по более доступной цене.
Задача: большое количество клиентов со множеством разных процессов.
Компания Westchester Publishing Services росла, но по мере увеличения числа клиентов возникла серьезная проблема: они использовали разные процессы и платформы для управления файлами. Это стало угрозой дальнейшему росту, поскольку с каждым клиентом нужно было согласовать обмен файлами и другие элементы рабочего процесса. Чтобы компания могла поддерживать и увеличивать клиентскую базу, ей требовалось единое решение, которое позволило бы безопасно объединить все эти процессы и было доступным для всех клиентов, независимо от того, какую систему они использовали ранее.
«Мы хотели предложить нашим клиентам более современный способ обмена файлами», — объясняет Тайлер Кэри, директор по доходам Westchester. Кэри и его рабочая группа ознакомились с несколькими платформами, в том числе с Box и Google Drive. Служба Dropbox быстро приобрела популярность благодаря своей скорости, безопасности и узнаваемости бренда. «Крупные издатели уже использовали Dropbox, — рассказывает Кэри. — О нем заговорили».
Принять решение компанию Westchester окончательно убедил уровень обслуживания. «Мы обратились к конкуренту Dropbox и объяснили, что нам нужно много лицензий и что с помощью этого программного обеспечения мы будем запускать тысячи проектов в год, — вспоминает Кэри. — Нам сказали оформить заказ в интернет-магазине, чтобы получить ценовое предложение. А когда мы обратились в Dropbox, мы почувствовали желание сотрудничать и энтузиазм». Уровень доступа и консультаций, предложенные командой Dropbox, побудили Westchester перейти к полноценному сотрудничеству.
«Dropbox регулярно связывается с нами в течение года и сообщает о новых функциях по мере расширения своей платформы в соответствии с потребностями клиентов. Это похоже на настоящее партнерство: Dropbox заинтересован в нашем успехе».
Решение: надежная экосистема за один день
Сначала компания Westchester внедрила Dropbox Business для команды по продажам для пилотного использования с новыми аккаунтами, но некоторые вопросы еще оставались. Как отреагируют на этот эксперимент клиенты? Будет ли им сложно научиться использовать Dropbox для передачи файлов? «Мы подготовили шаблоны электронных писем с инструкциями для тех, кто раньше не пользовался Dropbox, — рассказывает Кэри. — Все получилось отлично». Уже вскоре мы приступили к покупке лицензий для всех сотрудников компании, а также к внедрению Dropbox в работу фрилансеров. Практически за день все было готово.
Поскольку компания ранее использовала API с другими клиентскими системами, она модернизировала клиентский портал на основе API Dropbox и внедрила систему управления версиями. «Теперь авторам и издателям не нужен аккаунт Dropbox, чтобы скачать файлы и ресурсы проектов», — говорит Кэри.
Он указывает еще на одно преимущество портала: прозрачность. «Клиентам важно знать, где находится их книга и когда она им будет доставлена», — объясняет он. В ходе общения с ключевыми клиентами компания Westchester узнала их потребности, а затем совместно с Dropbox разработала масштабируемое решение, способствующее удержанию клиентов и устраняющее административные расходы и затраты времени, которые ранее многим издателям приходилось принимать как неизбежные в отрасли.
После этого в Westchester начали внедрять другие инструменты Dropbox для сотрудников. Директор по производству скоро оценил Dropbox Paper, учитывая большую библиотеку Westchester с документацией клиентов, и преобразовал библиотеку в документы Paper, которые можно легко связывать между собой и использовать совместно. Это дополнительно упростило обмен знаниями в организации, поскольку новые сотрудники, начинающие работу с аккаунтом, получают в свое распоряжение те же ресурсы, что и существующие рабочие группы, поддерживающие клиента. Когда компания Westchester заключила партнерство с крупным дистрибьютором, в рамках которого нужно было поддержать клиентов в переходе на электронные книги, функция Dropbox Sign позволила добавлять сотни аккаунтов с минимальными усилиями. Когда был представлен продукт Dropbox DocSend, руководитель отдела маркетинга Westchester по праву оценил его возможности для отслеживания эффективности информационных активов, используемых в рамках сегментированных маркетинговых кампаний, оценки вовлеченности потенциальных клиентов и предоставления более качественной информации для рабочей группы по продажам. С помощью этой информации удалось сократить цикл продаж — потенциальным клиентам в нужное время предоставляются нужные сведения для решения конкретных задач. Компания Westchester также внедрила Dropbox Capture для поддержки асинхронной коммуникации. «Если кому-то нужно обучение или документация, теперь у нас есть библиотека различных видео, созданных с помощью Capture», — отмечает Кэри.
Компания Westchester работает во многих странах мира, а ее офисы расположены в США, Великобритании и Индии. Dropbox помогает обеспечить бесперебойную и эффективную связь между этими офисами, чтобы сотрудники могли выполнять больше задач с меньшими усилиями. «Это послужило организационным принципом, особенно после того, как мы развернули больше бизнес-подразделений, таких как образовательный отдел и направление, ориентированное непосредственно на авторов, — поясняет Кэри. — Мы настроили инструменты и процессы, которые обеспечивают определенную гибкость, но при этом выступают в качестве шаблона при создании аккаунта. Работать стало удобнее, и мы можем выполнять задачи быстрее».
Результаты: рост бизнеса и доходов благодаря Dropbox
С внедрением Dropbox почти все процессы в Westchester Publishing стали более простыми и оптимизированными, что позволило компании значительно вырасти как по размеру, так и по доходам. За первый год после внедрения Dropbox Sign у Westchester появилось 250 новых клиентов. «Мы практически удвоили размер нашей клиентской базы», — отмечает Кэри. Благодаря Sign время, необходимое для адаптации клиента, значительно сократилось: с двух-трех дней до примерно двадцати минут. Благодаря этому новому автоматизированному процессу Westchester стало проще предлагать дополнительные продажи этим клиентам, быстро превращая их в серьезные источники дохода.
Dropbox также устранил ряд барьеров для входа компании Westchester в новые прибыльные сферы услуг. Самым большим успехом стала компания Westchester Education, которая принесла 5 % дохода Westchester в первый год своего существования и 30 % по итогам предыдущего года. Среди множества прочих возможностей, Dropbox можно использовать для совместной работы с участниками рабочей группы по созданию маркетинговых материалов внутри компании или сотрудничества с внешним дизайнером при разработке привлекательного стенда для международной образовательной конференции, DocSend — для предоставления потенциальным клиентам каталогов и рекламных материалов специально для их региона, а Sign — для заключения контрактов. «У нас нет ни одного предложения, в котором не используется Dropbox», — говорит Кэри.
Клиенты тоже довольны изменениям. «Людям нравится использовать инструменты, потому что они даже не осознают, что используют их, — объясняет Кэри, — настолько органично они вписаны в рабочий процесс». Кэри также отмечает, что даже те клиенты, у которых были предвзятые представления о Dropbox, обнаруживают, что это нечто большее, чем служба для пересылки файлов. Они нередко начинают рассматривать Dropbox как потенциальное решение для собственных экосистем.
Что было бы с Westchester Publishing Services без Dropbox? «Честно говоря, я думаю, что мы бы не достигли такого роста, — признается Кэри. — Издательское дело довольно консервативно. Бывает сложно внедрить изменения. Я отдаю должное Dropbox за то, что его команда всегда ищет нужные инструменты для нужного случая. Без него мы бы так и использовали устаревшие инструменты, распространенные в отрасли, которая разочарована этими инструментами и ищет перемен. Думаю, мы бы остались без работы, если бы во время пандемии обменивались файлами через FTP-серверы, передавая их через домашние интернет-подключения. Так что нам повезло, что наше дальновидное руководство задолго до пандемии начало использовать более эффективные способы работы с клиентами».
При таком количестве клиентов, использующих множество различных процессов, Westchester требовалась гибкость, и Dropbox предоставил именно ее: возможность получать файлы, переносить их в среду Dropbox и эффективно работать с ними. «Наличие подходящих инструментов — это не вопрос убеждения на словах, — говорит Кэри. — Нужно предложить решение, показать, как оно облегчает жизнь, и пригласить других присоединиться». Хотя Westchester никогда не была компанией, которая активно внедряет новейшие технологии, она действует обдуманно, и внедрение Dropbox обеспечивает ей множество возможностей для роста.
«Dropbox был ключевым партнером, который помог нам направить ход обсуждений о пользе этой технологии с клиентами, а затем мы адаптировали эти технологии к нашей конкретной отрасли».
Тайлер КэриДиректор по доходам Westchester Publishing Services