Что такое процесс и методология DMAIC?

Что такое DMAIC?

Иногда в деловом мире мы слышим жаргон, который влетает в одно ухо и вылетает из другого. «DMAIC» (произносится как «ду-мей-ик») — хороший пример. Особенно учитывая, насколько эффективным может оказаться DMAIC для улучшения ваших рабочих результатов.

Короче говоря, «DMAIC» — это подход к решению проблем на основе данных, включающий постепенные усовершенствования и оптимизации продуктов, конструкций и процессов.

Что означает аббревиатура DMAIC?

Проще говоря, эта аббревиатура расшифровывается как «Определение, Измерение, Анализ, Улучшать и Контролировать».

Инженер компании Motorola Билл Смит создал DMAIC в 1980-х годах в рамках методологии Шесть сигм, цель которой — максимально повысить эффективность деятельности с помощью измерений и анализа. Таким образом, цель DMAIC — совершенствование процессов.

Каковы различные этапы процесса DMAIC?

Смит разработал пять взаимосвязанных шагов или «фаз» DMAIC, чтобы обеспечить кумулятивный эффект: опирайтесь на информацию и данные, полученные на предыдущих этапах, и повторяйте свои открытия.

Найти определение

На этапе «Определение» DMAIC устанавливается суть проблемы и необходимые меры для ее решения. Звучит очевидно, но эта часть процесса — постановка проблемы, цели и масштаба, необходимого для ее достижения, — имеет решающее значение. 

Дав определение, вы узнаете, какие элементы имеют решающее значение для качества (CTQ). Руководители рабочих групп и менеджеры проектов обычно разрабатывают для своей рабочей группы диаграмму SIPOC (SIPOC — это аббревиатура, состоящая из слов Suppliers, Inputs, Process, Outputs и Customers, т. е. «поставщик, входные данные, процесс, результат, заказчик») или устав проекта.

Мера

Итак, вы поняли, в чем проблема. Отлично! Теперь необходимо установить, как вы будете отслеживать и измерять изменения, которые вы вносите в процесс. Цель этапа «Измерение» в рамках DMAIC состоит в следующем:

• установить существующую производительность процесса
• определите, какие данные вы будете анализировать

После этого вы сможете использовать план сбора данных для мониторинга эффективности по мере внесения изменений и сравнения результатов по завершении проекта.

Анализировать

Теперь у вас есть базовые данные, которые вы можете использовать для принятия решений, связанных с процессами. Поздравляю! Добро пожаловать на этап анализа процесса DMAIC, где вы изучаете эти данные. 

Вы и ваша команда создадите текущую карту процесса, используя данные, чтобы понять, где зародились проблемы в вашем существующем процессе.

Необязательно использовать сложные инструменты по методологии «Шесть сигм». Для анализа первопричин вполне достаточно таких всем известных средств, как схема причинно-следственных связей и диаграмма Парето.

Как только вы определите ряд первопричин, привлеките рабочую группу, чтобы решить, в каком направлении должен двигаться процесс DMAIC.

Улучшать

Наконец, пришло время для внесения реальных улучшений. На этапе «Совершенствование» вы со своей рабочей группой должны найти креативные решения, которые можно внедрить и измерить. Основными инструментами на этом этапе являются мозговой штурм и проведение эффективных встреч. Найденные решения необходимо протестировать, проверить и внедрить. Цикл планирование, исполнение, проверка и принятие необходимых мер (PDCA) является наиболее распространенным методом прогнозирования возможных проблем наряду с анализом характера и последствий отказов (FMEA). И наконец создайте подробный план внедрения, который можно будет использовать в качестве руководства для устранения ошибок в процессах.

Контроль

Последний шаг DMAIC должен помочь вам проверить и закрепить успешность вашего решения. На этапе контроля DMAIC ваша команда создает — как вы уже догадались — план контроля. Это поможет вашей команде постоянно переоценивать последствия внедренных изменений процесса. 

Кроме того, необходимо создать план реагирования на случай, если производительность снова начнет падать. Возможность оглянуться на то, как были проведены улучшения и какие решения были приняты, может оказаться бесценной. В такие моменты в процессе совершенствования жизненно важно иметь необходимые документы и средства управления версиями.

Мудрое слово: если вы уже слышали о DMAIC, вы, возможно, слышали о другом начальном этапе, известном как фаза распознавания. Это незначительное семантическое различие — по сути, эти два понятия идентичны.

PDCA, DMAIC и DMADV: в чем разница?

DMAIC и DMADV — это методологии Six Sigma — подхода к улучшению процессов на основе данных.

DMADV расшифровывается как «Определение, Измерение, Анализ, Проектирование и Проверка». В то время как DMAIC используется для улучшения существующих процессов, DMADV используется для разработки нового процесса.

Между тем, PDCA (Plan, Do, Check, Act) — это более общий подход к управлению, ориентированный на постоянное совершенствование.

Каковы преимущества и недостатки подхода DMAIC?

В промышленности внедрение Six Sigma и DMAIC помогло внедрить подход бережливого производства с целью устранения отходов, дефектов и перепроизводства.

Производители обнаружили, что чем больше стандартное отклонение между средними и приемлемыми пределами качества, тем меньше вероятность того, что они выйдут за эти пределы. Таким образом, методология «Шесть сигм» (или шесть стандартных отклонений) стала золотым стандартом определения производственных ограничений. Как? Помогая сократить количество дефектов и улучшить процессы.

Этот статистический подход к выявлению и решению коренных причин проблем имел решающее значение для улучшения производства в 90-х и 2000-х годах. Другие методологии, такие как кайдзен, также сыграли большую роль.

Преимущества DMAIC

Основное преимущество DMAIC заключается в том, что эта методология обеспечивает невероятную точность независимо от сферы применения. Эксперименты, направленные на решение проблем в новых процессах, часто не позволяют понять, какие именно изменения произошли. Используя DMAIC, вы сможете более наглядно оценить и измерить прогресс с помощью данных.

DMAIC предоставляет стандартизированную пятиэтапную основу, которая позволяет всем участникам быть в курсе происходящего на каждом этапе процесса. Создание документации, в которой обобщаются все решения и достигнутый прогресс, помогает с легкостью переходить от одного этапа к следующем. А наличие четко определенного процесса помогает рабочим группам определить их текущие цели.

Поклонникам DMAIC нравится итеративный и непрерывный характер процесса: на этапе контроля владельцы процесса должны постоянно отслеживать результаты оптимизации. При наличии плана мониторинга данных ваши новые данные о процессе естественным образом формируют базовую основу для новой фазы измерения. Методология DMAIC позволяет постоянно выявлять проблемы или воздействия на бизнес-процессы, а также дает возможность немедленно решать эти проблемы.

Недостатки DMAIC

Структурированные и продуманные аспекты DMAIC являются частью его привлекательности. Однако это означает, что следование ему может оказаться длительным, трудоемким и ресурсоемким процессом. Не лучший вариант, если вы небольшая маркетинговая команда, работающая над несколькими проектами, или стартап, которому нужно быстро выполнять работу.

Это часть проблемы DMAIC в целом: он плохо подходит для ситуаций, требующих гибкости или динамизма. И это не так: DMAIC — это жесткий процесс, предназначенный для постепенного улучшения процессов, а не для достижения быстрых прорывов. Это может означать, что инновации сдерживаются, поскольку они «не вписываются» в постепенный подход.

Последним недостатком DMAIC является его зависимость от данных. Для того чтобы этот процесс был успешным, решающее значение имеют сбор и анализ данных. Непреднамеренный сбор некачественных данных может привести к неверным выводам и неэффективным решениям. И ни одна компания не хочет тратить время, деньги и значительные усилия на принятие необоснованного решения.

Когда следует использовать DMAIC?

DMAIC требует согласованных действий команды и времени для понимания. Как руководитель, вы должны спросить: «Какой процесс или команда больше всего выиграют от DMAIC?»

Не забывайте, что эта методология — не обязательно лучший вариант для вашей проблемы, сферы деятельности или организационной культуры. Если проблему с процессом легко идентифицировать и для нее доступно простое решение, подкрепленное убедительными данными, тогда полный процесс DMAIC может не потребоваться.

Для решения сложных проблем или проблем, связанных с высоким риском, например когда вы не можете позволить себе снижение производительности, DMAIC может стать разумной тактикой. Даже если на исправление ошибок потребуется выделить больше средств из бюджета, чем вам хотелось бы, при правильной реализации процесс быстро начнет приносить результаты.

Как поддержать процесс DMAIC

Первая попытка реализовать проект DMAIC может оказаться непростой задачей, особенно если в вашей организации есть серьезные проблемы. В чем ключ к успеху? Сотрудничество и четкая коммуникация. Вот тут-то и приходит на помощь Dropbox.

Как Dropbox может поддержать методологию DMAIC

Начните с создания документа Dropbox Paper, чтобы зафиксировать идеи участников рабочей группы и найденные сведения в едином пространстве. 

Определите свою проблему, укажите, как вы будете ее измерять, и попросите каждого члена команды занести свои выводы в документ для группового анализа. Вместе вы можете работать над этим живым, дышащим документом и находить способы постепенного улучшения процесса решения проблемы.

Вы даже можете завершить проект, подробно разработав план коллективного контроля и план реагирования на случай, если процесс снова даст сбой в будущем.

Dropbox Paper позволяет разместить весь проект DMAIC от начала до конца в одном документе для совместной работы. Через облако документом можно поделиться с другими пользователями, и он будет доступен из любой точки мира.

И главное, это лишь часть того, что предлагает Dropbox для взаимодействия с рабочей группой, легкого обмена файлами и достижения результатов. Ознакомьтесь с тарифными планами, чтобы узнать больше.