Table of contents
- В чем важность повторного контакта по результатам встречи?
- Когда следует отправлять письмо по результатам встречи?
- Как написать письмо по результатам встречи
- Как написать письмо по результатам встречи, которое адресат действительно откроет и прочитает
- Шаблон письма по результатам встречи
- Анализ поведения клиентов с помощью Dropbox
В современном деловом мире эффективная коммуникация — это основа успеха. Повторный контакт по результатам встречи очень важен для поддержания устойчивых отношений с клиентом, а также гарантирует, что важная информация, которая обсуждалась, и дальнейшие действия не будут упущены из виду.
В этой статье мы рассмотрим, почему так важно написать письмо по результатам встречи, когда его отправлять и как правильно его составить. Кроме того, мы расскажем, как добиться того, чтобы ваше электронное письмо было замечено, прочитано и дало результат.
В чем важность повторного контакта по результатам встречи?
Последующие электронные письма помогут напомнить участникам о ключевых обсуждавшихся моментах и гарантировать, что важная информация не ускользнет от внимания. Правильно составленное последующее электронное письмо может укрепить отношения, построить доверие и оставить неизгладимое положительное впечатление.
Взаимодействие с клиентами после встреч показывает, что вы цените время и усилия, которые они потратили на эти встречи. В конце концов, они нашли время выделить время для разговора с вами в своем плотном графике!
Когда следует отправлять письмо по результатам встречи?
Не все встречи требуют последующего контакта, но есть несколько ситуаций, когда отправка письма по результатам встречи особенно важна. Вот несколько примеров:
После встречи в связи с изменениями в проекте или первой встречи с новым клиентом — чтобы подытожить основные темы обсуждения, согласованные мероприятия и дальнейшие действия.
После встречи с покупателем или потенциальным клиентом — чтобы поблагодарить потенциального клиента за уделенное время, напомнить о преимуществах вашего товара или услуги, ответить на вопросы клиента и развеять его сомнения.
После мероприятия по налаживанию контактов или конференции — для укрепления ваших новых связей и открытия перспектив для сотрудничества или партнерства.
После собеседования — чтобы выразить кандидату благодарность за потраченное время и рассказать о дальнейших действиях или сроках.
Когда необходимо отправить или заполнить документы для развития взаимоотношений, можно использовать полезные ссылки Dropbox на документы, краткие сводки встреч, сгенерированные ИИ, и другие ресурсы.
Чтобы получить отзыв о результатах работы — для определения областей, требующих улучшения, с разных точек зрения.
Если нужно запланировать еще одну встречу — чтобы подтвердить возможность ее проведения, согласовать повестку дня и убедиться, что все участники смогут своевременно подготовиться.
Как написать письмо по результатам встречи
Эффективное последующее электронное письмо должно быть понятным, кратким и содержательным. Вот некоторые ключевые элементы, которые следует включить:
1. Поблагодарите участников за уделенное время
Покажите свою признательность, выразив благодарность за уделенное вам время. Это поможет задать позитивный тон всему остальному электронному письму и покажет, что вы признали, что ваша встреча могла отвлечь их от другой (возможно, более важной!) задача.
2. Подведите итоги встречи
Иногда встречи могут быть долгими и утомительными. Как правило, мы предполагаем, что каждый участник уделяет встрече все свое внимание, но это не всегда так.
Резюме встречи в письме по ее результатам гарантирует, что все участники владеют одинаковой информацией и имеют единое понимание по ключевым вопросам. Оно может включать в себя следующее:
тезисы для обсуждения или заметки о встрече;
ключевые решения;
задания, действия и ответственные за них лица;
ресурсы или результаты, используемые в качестве отправной точки для обсуждения;
вопросы, ответы или разъяснения;
любые дополнительные запросы;
Ссылки Dropbox на соответствующие документы, записи встреч и другие ресурсы
3. Определите призыв к действию или дальнейшие действия
Дальнейшие действия помогут возложить ответственность на участников встречи (включая вас) за действия, о которых вы договорились.
Фиксирование этой информации в письменном виде означает, что все участники смогут легко получить к ней доступ, когда это понадобится. Кроме того, люди, которые не смогли присутствовать, получат возможность увидеть, что будет происходить далее в этом проекте или у этого клиента.
Следующие действия должны быть максимально ясными и выполнимыми — никто не любит двусмысленности или догадок. А чтобы проверить, достигает ли ваше сообщение цели, вы можете использовать такие функции, как «Отправить и отследить», чтобы отслеживать, взаимодействуют ли клиенты с материалами после встреч.
4. Предложите дату следующей встречи или напомните о ней
Если необходимо и целесообразно, предложите участникам встретиться с вами снова. Или, возможно, у вас уже запланирована следующая встреча, которую вы можете подтвердить в своем письме. Аналогично, если вы регулярно контактируете с клиентом, напомните ему о следующей встрече.
Это показывает, что вы взаимодействуете с клиентом на более глубоком уровне, чем просто выполнение задания или реализация проекта, и хотите продолжать ваши отношения после только что состоявшейся встречи.
Как написать письмо по результатам встречи, которое адресат действительно откроет и прочитает
Чтобы ваши последующие письма были замечены и прочитаны, примите во внимание следующие советы:
Письмо следует отправить в течение 24 часов после встречи
В случае писем по результатам встречи важна своевременность, поскольку она гарантирует, что участники хорошо помнят, о чем идет речь.
Во многих отраслях и деловых ситуациях принято отправлять электронное письмо в течение 24 часов после встречи. Однако более длительный период может быть более целесообразным, например, при запросе еще одной встречи или после сетевого мероприятия или конференции.
Персонализируйте свое сообщение
Добавление личного контакта демонстрирует искренность и преданность отношениям. Расскажите о чем-то памятном со встречи или выразите энтузиазм по поводу совместной работы.
Завершите на позитивной ноте
Тон вашего письма так же важен, как и его содержание. Негативный тон может посылать клиенту сигнал, что вам не нравится с ним работать.
Даже если тема вашего письма сложна или неудобна, завершив его на позитивной ноте, например утверждением, что вы прогнозируете улучшение результатов или показателей, вы покажете, что твердо намерены развивать отношения с клиентом.
Шаблон письма по результатам встречи
Мы дали вам советы — теперь пора применить их на практике. Ниже приведен пример сообщения для отправки после встречи с клиентом.
Тема письма: Результаты нашей встречи [дата]
Уважаемый [Имя клиента],
Надеюсь, что у Вас все в порядке. По результатам нашей вчерашней встречи я хочу выразить свою благодарность за уделенное Вами время и полученную от Вас ценную информацию. Было приятно обсудить с Вами [конкретные темы].
Подводя итоги нашего обсуждения, хочу напомнить следующие ключевые моменты:
[темы обсуждения и повестка дня];
[ключевые решения];
[задания, действия и ответственные лица];
[обсужденные ресурсы или результаты];
[вопросы, ответы или разъяснения];
[любые дополнительные запросы];
– [личное сообщение].
Как мы договорились, следующие действия будут такими:
[Действие 1]. Ответственное лицо: [имя и должность]. Крайний срок: [дата].
[Действие 2]. Ответственное лицо: [имя и должность]. Срок: [дата].
[Действие 3]. Ответственное лицо: [имя и должность]. Срок: [дата].
Вот несколько полезных ресурсов по теме, о которой мы говорили, для более подробной информации:
[Ссылка Dropbox 1]
[Ссылка Dropbox 2]
[Ссылка Dropbox 3]
Надеюсь, что мы продолжим сотрудничество и достигнем наших общих целей. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или потребуется дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.
Еще раз спасибо за прекрасную встречу. Я рад(а) возможности работать с Вами и внести свой вклад в Ваш успех.
С уважением,
[Ваше имя и контактная информация]
Анализ поведения клиентов с помощью Dropbox
После того как вы отправите обобщенную информацию по результатам встречи, нужно убедиться, что вы продолжаете удовлетворять потребности клиента и решать важные для него проблемы.
Аналитика документов в функции Отправка и отслеживание в Dropbox позволяет легко понять, как клиенты взаимодействуют с презентациями, записями или электронными таблицами, которыми вы делитесь после встреч.
Если вы поделились файлами с помощью функции «Отправка и отслеживание», вы будете ежедневно получать уведомления по электронной почте, в которых показано, кто просматривал ваш файл, сколько раз, как долго и из какого географического региона.
Это дает вам возможность предпринимать действия согласно ситуации, отслеживать ход выполнения, укреплять взаимоотношения и стимулировать развитие бизнеса. Понимая потребности и предпочтения своих клиентов, вы можете усовершенствовать свои шаги по результатам встреч и улучшить коммуникацию с клиентами.
