Как управлять выставлением счетов: 5 советов по управлению счетами для фрилансеров

О внештатной работе мечтают многие — но давайте посмотрим правде в глаза: управление счетами может превратиться в кошмар. Это похоже на бесконечную игру в финансовый тетрис, когда нужно сделать так, чтобы сошлось все — и цифры, и срок сдачи. А еще нужно не забывать напоминать заказчикам о просроченных платежах.

Однако с помощью правильных инструментов и стратегий вы можете упростить процесс и получать оплату быстрее. В этой статье мы поделимся пятью советами по управлению счетами, которые помогут вам оставаться организованными и заниматься тем, что у вас получается лучше всего — производить впечатление на клиентов и развивать свой бизнес.

Зачем нужно управлять счетами?

Эффективный процесс управления счетами поможет вам и вашему заказчику предотвратить дорогостоящие ошибки при обработке и оплате счетов. Вы сможете избежать задержек в получении оплаты за свои продукты или услуги, которые могут возникать из-за человеческих ошибок при вводе данных. Как результат, благодаря беспроблемному и четко выстроенному процессу выставления счетов вы сможете улучшить отношения со своими заказчиками.

При использовании соответствующих инструментов управление счетами также может помочь вам управлять денежными потоками и запасами, а также прогнозировать ваши финансовые показатели и рост.

Как эффективно управлять счетами

Ознакомьтесь с пятью советами по эффективному управлению счетами:

1. Выберите лучшее для вас программное обеспечение

Первым шагом к эффективному управлению счетами является выбор соответствующей программы. Некоторые заказчики предпочитают, чтобы им отправляли счета в виде документов Word, Google или PDF, чтобы они могли загружать их прямо в свою систему управления счетами для обработки.

Однако чтобы упростить процесс для всех, воспользуйтесь программным обеспечением, которое позволяет создавать, управлять и отправлять счета-фактуры из одного места.

Dropbox предоставляет централизованное место для хранения всех счетов-фактур, что упрощает доступ к ним, управление ими и обмен ими с любого устройства и из любой точки мира. Это устраняет необходимость в физическом хранилище, таком как бумажные файлы или локальное компьютерное хранилище, которые могут быть подвержены потере или повреждению.

А если вы ищете способ подключить свои файлы к программному обеспечению для выставления счетов или управления проектами, Dropbox интегрируется с рядом инструментов, таких как ActiveCollab и Xero Tax.

2. Сделайте так, чтобы вашим клиентам было легко платить вам

Нет ничего хуже, чем заказчик, который не знает, что делать с вашим счетом. Важно как можно скорее обсудить условия оплаты с вашим заказчиком — в идеале, еще до того, как вы начнете какую-либо работу. Таким образом, вы четко обозначите предпочитаемый вами способ оплаты, чтобы заказчику было легче оплатить вам счет, когда придет время.

Простой процесс оплаты выгоден для всех: клиенты могут избавиться от части трудоемких задач, связанных с обработкой счетов, а вы можете улучшить свой денежный поток, получая платежи быстрее.

Электронные способы оплаты, такие как Stripe и PayPal, более надежны, чем традиционные платежи наличными. Кроме того, такие способы намного быстрее, чем отправка банковских переводов с использованием интернет-банкинга.

3. Автоматизируйте процесс

Инструмент управления цифровыми счетами может помочь вам избежать многих потенциальных ошибок, типичных для бумажных счетов. Вы сможете отправлять счета заказчику прямо из инструмента выставления счетов, не теряя их в почте.

Если вам нужно собрать подписи для счетов, такой инструмент, как Dropbox Sign, может помочь вам ускорить этот процесс, автоматизировав большую часть его. Вы можете создавать повторно используемые шаблоны и предварительно заполненные формы, которые можно настраивать и отправлять клиентам для электронной подписи. Вы будете получать уведомления по электронной почте, когда клиент просматривает, открывает или подписывает ваш счет.

4. Экономьте время с помощью пользовательских шаблонов

Если вы выставляете счета регулярно или работаете над постоянным проектом для заказчика, то шаблон сэкономит вам массу времени и сил.

Таким образом, та же информация, которую вам пришлось бы вводить вручную снова и снова, будет заполнена заранее. Добавление логотипа вашего бренда и настройка стиля шаблонов также сделают ваши счета более узнаваемыми для клиентов.

Если вам не нужны подписи на счетах, Dropbox позволяет вам легко редактировать PDF-документы, поэтому вы можете создавать новые счета из шаблона всего за несколько щелчков мыши. Контроль версий позволяет отслеживать изменения в счетах-фактурах, что может оказаться полезным для аудита. Затем вы можете поделиться этими файлами с помощью простой ссылки, и клиенты, поставщики или другие заинтересованные стороны смогут получить к ним доступ, даже если у них нет учетной записи Dropbox.

5. Имейте план действий на случай неоплаченных счетов.

Многие фрилансеры скажут вам, что просроченные и неоплаченные счета, к сожалению, это обычная практика. Связано это может быть со множеством факторов: от того, что счета доставляются не тем людям или отделам, до того, что у заказчиков просто уходит слишком много времени на их обработку.

Поэтому важно разработать план действий на случай неоплаты счетов. Оно может включать в себя следующее:

• Указание штрафов или процентов за просрочку платежа в вашем контракте с заказчиком
• Запрос оплаты при получении, т. е. заказчики должны оплачивать вам счет сразу, как только они его получат.
• Установление приемлемого периода оплаты, чтобы заказчик мог не торопиться
• Планирование отправки клиенту напоминаний по электронной почте на случай, если ваш счет-фактура случайно затеряется в его электронной почте.
  • Например, за семь дней до даты платежа, в саму дату платежа и через семь дней после даты платежа.

Как управлять счетами с помощью Dropbox

Если вы не используете какую-либо программу для выставления счетов, а создаете их вручную в виде документов, Dropbox поможет вам с хранением, систематизацией и отправкой ваших счетов.

Загружайте счета-фактуры в свой аккаунт Dropbox и мгновенно синхронизируйте их с вашими устройствами. Затем просто делитесь документами прямо из вашего облачного хранилища всего за несколько кликов.

Управление счетами — это просто

Ускорьте процесс создания, настройки и отправки счетов с помощью Dropbox.

Dropbox служит централизованным центром для хранения, редактирования и обмена вашими счетами, позволяя вам организовывать свои финансы и контролировать их.