Как расставить приоритеты в работе и значительно повысить продуктивность

Когда нам нужно успеть сделать все в сжатые сроки и при огромной нагрузке, об управлении проектами мы часто вспоминаем в последнюю очередь. Но если не расставить приоритеты при выполнении рабочих задач, эффективность вашего труда может снизиться, а это чревато даже срывом всего проекта.

Чтобы этого избежать, необходим тайм-менеджмент и приоритизация задач. С надежной стратегией приоритизации вы сможете всегда удерживать фокус внимания на важных задачах, не отвлекаясь на посторонние дела. 

Прежде чем мы рассмотрим некоторые практические способы определения приоритетов задач, давайте напомним, почему это так важно.

Почему важно расставлять приоритеты в рабочих задачах?

В современном кипучем мире у вас иногда может возникнуть соблазн выполнять одновременно несколько задач. Но тут вы можете стать в тупик — с чего же начать?

Если не расставить приоритеты, может показаться, что проще сначала выполнить легкие или несрочные задачи. Но это только создает иллюзию прогресса. А когда вы подберетесь к важным или срочным задачам, вы уже устанете.

Сложно контролировать свою рабочую нагрузку, если вы занимаетесь не теми делами в неподходящее время. Может показаться, что вы продуктивны, выполняя множество мелких задач, но на самом деле это может отрицательно сказаться на вашей эффективности. Выполнение проекта может занять больше времени, если вы неправильно расставили приоритеты в своих задачах.

Как расставить приоритеты в рабочих задачах: 5 советов

Никто не любит сорванных сроков. Вот почему так важно расставлять приоритеты в рабочих задачах — это помогает вам сохранять концентрацию, эффективно управлять своим временем и в конечном итоге достигать наилучших результатов.

Давайте рассмотрим пять практических способов расстановки приоритетов в задачах.

1. Определите самые важные и самые срочные задачи

Важные задачи — это те, которые должны быть в вашем списке задач, потому что они нужны для выполнения долгосрочных целей или для стратегии вашего проекта, но они не зависят от времени. Это могут быть как необходимые ежедневные задачи, так и те, сроки выполнения которых находятся дальше в соответствии с графиком проекта.

Срочные задачи, с другой стороны, — это те, которые требуют немедленного внимания. Вы не можете позволить себе пропустить эти задачи, поскольку, если не заняться ими немедленно, это может иметь немедленные негативные последствия для проекта или вашей команды.

Отделить важные задачи от срочных — это первый шаг в расстановке приоритетов рабочих задач. Как только вы поймете, над какими задачами вам следует работать в первую очередь, вы сможете начать применять правильные инструменты и методы и полностью сконцентрировать свое внимание.

2. Не работайте сразу над большим количеством задач

Слишком большое количество конкурирующих приоритетов и сложных задач в вашем графике — это прямой путь к выгоранию. Чтобы работать эффективнее, концентрируйте все свое внимание на одной задаче в один момент времени. Позже, проверяя свою работу, вы скажите себе спасибо за то, что вам не пришлось вносить в нее много изменений.

Это простой и действенный метод повышения эффективности. Когда на работе у нас есть конкурирующие приоритеты, многие из нас чувствуют необходимость держать открытыми сотни вкладок в браузере, чтобы быть уверенными, что у нас под рукой есть все, что может понадобиться, просто на всякий случай.

Вместо этого рассмотрите возможность объединения файлов проекта, ссылок, электронных писем и другого контента в группы, к которым вы сможете вернуться, когда они вам понадобятся.

В Dropbox Dash мы называем такие группы «стеками». В них используется искусственный интеллект, чтобы нужные вам вещи — из всех ваших приложений и браузера — всегда хранились централизованно. Стеки используют ИИ, чтобы систематизировать вашу работу и ваш контент, и вы можете сосредоточиться на том, «что» и «как» вы делаете, а не на том, «где» это находится.

3. Составьте график и соблюдайте его

С четким графиком вам будет проще эффективно планировать свое время, управлять им и распределять его. Это будет вашей дорожной картой, определяющей, какие задачи необходимо выполнить к концу дня, недели или месяца. 

С централизованным инструментом на базе ИИ, таким как Dropbox Dash, вы можете хранить все ваши файлы на одной общей странице. Вся информация о совещаниях, файлах и приоритетных проектах теперь находится на одной вкладке.

Искусственный интеллект избавит вас от необходимости вручную просматривать множество календарей, списков задач и напоминаний для составления графика. Все это уже находится на одной центральной платформе, где вы получите персональные рекомендации в соответствии с вашим рабочим процессом.

4. Создайте систему расстановки приоритетов для всей рабочей группы

Вы работаете не в вакууме. Если вы и ваши коллеги понимаете всю ценность совместной работы, создав ясную систему приоритетов, вы избежите любых проблем, связанных с недопониманием относительно сроков, объема работ и назначенных задач.

Когда вы расставляете приоритеты в работе над проектом в команде, вы можете распределять задачи между членами команды в зависимости от того, у кого есть подходящее время, контекст и опыт. Таким образом, вы сможете сосредоточить свое внимание на срочных и важных задачах, требующих немедленного решения.

5. Устраните отвлекающие факторы

Иногда кажется, что чтобы просто найти файл или какую-то информацию, приходится «перевертывать» весь рабочий стол или браузер, просматривая множество приложений, вкладок и инструментов. Но если у вас одновременно открыто много разных вещей, это может отвлекать вас от главной задачи. Всегда можно отвлечься на быстрый ответ коллеги или просмотр личной почты.

Вместо того чтобы переключаться между приложениями и поддаваться прокрастинации, сэкономьте время и избавьтесь от отвлекающих факторов. В этом поможет универсальный инструмент поиска, с ним вы найдете что угодно из одной поисковой строки.

Не просто экономьте время — проводите его с пользой

Dropbox взаимодействует с инструментами, которые вы используете каждый день, чтобы вы могли меньше заниматься рутинной работой и больше плодотворно трудиться.

Сведите к минимуму время, которое вы тратите на утомительные административные задачи и рутинные действия: пусть вся ваша энергия и творческий потенциал будут направлены на то, чтобы сделать вашу работу эффективнее и интереснее, а не тяжелее.